Bí kíp quản lý thời gian hiệu quả dành cho quản lý mới

Lên kế hoạch phân chia quỹ thời gian

Một nhà quản lý hiệu quả cần biết cách phân bổ thời gian hợp lý, ưu tiên những công việc quan trọng, cấp bách hơn và quan tâm đến lợi ích của toàn thể hệ thống. Hãy dành ra một chút thời gian để hiểu những gì cần phải làm và sắp xếp thứ tự theo mức độ ưu tiên - dựa trên tính chất quan trọng và sự cấp bách của từng nhiệm vụ - từ đó phân chia quỹ thời gian hợp lý.

Giao tiếp là chìa khóa

Không phải tự nhiên mà nhiều nhà tuyển dụng đòi hỏi kỹ năng giao tiếp ở các ứng viên tìm việc làm. Giao tiếp hiệu quả là một trong những điều đầu tiên cần có khi bạn đang vật lộn để quản lý thời gian của mình cả khi bạn là một nhân viên hay một nhà quản lý. Khi khối lượng công việc quá lớn, bạn dễ bị áp lực và thực hiện công việc như một cái máy, mà quên rằng mình cần phải bình tĩnh lắng nghe và thấu hiểu cấp dưới. Việc quản lý một tập thể phụ thuộc rất nhiều vào giao tiếp, nên bạn nhất định phải thường xuyên kiểm tra để chắc chắn rằng bạn đang dành đủ thời gian để giao tiếp hiệu quả với đội, nhóm của mình.

Quản lý email hợp lý

Số lượng email trong hộp thư đến của người quản lý vô cùng lớn với tất cả các loại công việc cần được giải quyết. Hãy dành ra một khoảng thời gian cố định mỗi ngày, chẳng hạn vào đầu giờ sáng hay chiều, để trả lời email và chú ý đừng bỏ sót điều gì quan trọng. Đối với những nhiệm vụ cấp bách hoặc khi không có đủ thời gian, hãy gọi điện trực tiếp hoặc nhắn tin riêng thay vì gửi email, để vấn đề được giải quyết nhanh chóng. Đây cũng là cách để quản lý thời gian hiệu quả.

Đừng ôm đồm quá nhiều công việc

Khi còn là nhân viên, có những nhiệm vụ đã trở thành thói quen của bạn và bạn còn làm chúng tốt hơn bất kỳ ai trong nhóm. Nhưng khi đã trở thành một người quản lý, bạn cần biết rằng, giao việc là một kỹ năng vô cùng cần thiết. Bạn có thể làm được và làm tốt hơn mọi người không có nghĩa là bạn nên làm. Hãy học cách ủy thác những nhiệm vụ nhỏ hơn cho nhân viên, đừng tự làm những công việc nhỏ nhặt và tránh dồn quá nhiều áp lực lên bản thân.

Quan tâm nhân viên đúng mực

Trong vai trò là người quản lý, bạn cần có một sự sát sao và quan tâm hợp lý để bảo đảm tiến trình công việc cũng như gắn kết tập thể nhân viên. Trong nhiều trường hợp, một nguyên nhân khiến phòng, ban hoạt động không suôn sẻ là do người quản lý đã không dành đủ thời gian cho nhân viên, hoặc ngược lại, cố gắng kiểm soát quá nhiều. Việc thường xuyên hỏi han tình hình làm việc của nhân viên sẽ giúp bảo đảm hiệu quả công việc, không làm trì trệ tiến độ. Tuy nhiên, nếu bạn quan tâm quá nhiều đến cả những thứ nhỏ nhặt cũng sẽ gây lãng phí thời gian. Tốt nhất hãy tạo cho nhân viên thói quen chủ động cập nhật tình hình, tiến độ công việc với bạn qua email hoặc tin nhắn, để bạn có thể kịp thời nắm bắt tình hình khi cần.

Cho phép bản thân nghỉ ngơi

Khi khối lượng công việc quá lớn, nhiều người sẽ quyết định bỏ qua khoảng nghỉ ngơi của bản thân và làm việc liên tục. Đây là một cách làm việc thiếu khoa học. Bởi nếu bạn không được chăm sóc sức khỏe, sự tập trung của bạn có thể suy yếu dần và làm giảm mức độ hiệu quả của bạn. Một chút áp lực là động lực tuyệt vời. Nhưng về lâu dài, khi khối lượng công việc tăng trong khi quỹ thời gian của bạn vẫn vậy, việc thúc ép quá mức sẽ khiến bản thân trở nên kiệt sức.

Tóm lại, trong một ngày làm việc, bạn nhận thấy rằng mình đã sử dụng đến từng phút, điều đó cũng chưa thể bảo đảm là bạn đã sử dụng thời gian hợp lý. Ngay cả những người quản lý thời gian hiệu quả nhất trên thế giới cũng phải biết giới hạn của họ. Hãy nuôi dưỡng những thói quen cần thiết của một người quản lý để đạt được hiệu quả tối ưu trong công việc và cuộc sống. Chúc các bạn thành công!