Gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính các cấp: Hoàn thành mục tiêu kép

Theo Cục trưởng Cục Kiểm soát thủ tục hành chính (Văn phòng Chính phủ) Ngô Hải Phan, đến nay, 95/95 bộ, ngành, địa phương và Văn phòng Trung ương Đảng đã kết nối, liên thông gửi, nhận văn bản điện tử ở 2 cấp chính quyền với Trục liên thông văn bản quốc gia. Chỉ tính từ ngày 12-3-2019 đến 12-11-2019, có tổng số 230.398 văn bản điện tử được gửi và 627.630 văn bản điện tử được nhận giữa các cơ quan hành chính. Số lượng văn bản điện tử được gửi, nhận hiện nay so với tháng đầu tiên khi vận hành đã tăng theo cấp số nhân.

Tại Hà Nội, Phó Chủ tịch UBND thành phố Ngô Văn Quý cho biết, Hà Nội đang kết nối trực tuyến với 584 xã, phường, thị trấn và các quận, huyện, thị xã thực hiện gửi văn bản điện tử áp dụng chữ ký số, tạo sự kết nối liên thông mạch lạc. Một số công việc khác Hà Nội đang triển khai hiệu quả trên cơ sở chủ trương của Chính phủ và hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ như: Triển khai phòng họp không giấy; không sử dụng thư mời, văn bản giấy, góp phần tiết kiệm chi phí cho ngân sách thành phố, nâng cao năng suất lao động, giảm thời gian xử lý công việc.

Tương tự, với tỉnh Quảng Ninh, hệ thống chính quyền điện tử của tỉnh đi vào hoạt động từ năm 2016, tạo sự kết nối liên thông 4 cấp từ Văn phòng Chính phủ đến cấp xã. Đến nay, cả hệ thống chính trị trong tỉnh đều thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử, trở thành tỉnh đi đầu toàn quốc trong hoạt động này. Tại thành phố Đà Nẵng, không chỉ có 85 cơ quan quản lý nhà nước 3 cấp sử dụng hệ thống quản lý văn bản điều hành theo tiêu chuẩn mà có thêm 166 cơ quan đơn vị sự nghiệp, mặt trận, đoàn thể sử dụng.

Song, so với mục tiêu đề ra cũng còn không ít nơi triển khai chậm. Khó khăn điển hình là thiếu hành lang pháp lý cho việc lưu trữ hồ sơ điện tử, nên trong nhiều trường hợp, các tỉnh, thành phố vẫn phải xử lý song song cả văn bản điện tử và văn bản giấy, do đó phát sinh khối lượng công việc lớn. Ngoài ra, vẫn còn hiện tượng văn bản gửi không đến được nơi nhận; nhiều văn bản gửi qua trục liên thông chỉ bao gồm công văn mà không gắn được file đính kèm; nhiều văn bản không đúng thể thức, thẩm quyền, dẫn tới khó khăn cho quá trình phân công xử lý. Nguyên nhân của những tồn tại trên là do hệ thống quản lý văn bản và điều hành của một số địa phương hoạt động chưa ổn định, phản hồi sai thông tin trạng thái, bị ngắt kết nối...

Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Mai Tiến Dũng nhận định, xã hội số là xu thế tất yếu. Theo ước tính của Văn phòng Chính phủ, chỉ tính riêng  gửi nhận văn bản điện tử theo cấp hành chính giữa các bộ, ngành, địa phương đã giúp cắt giảm hơn 1.200 tỷ đồng mỗi năm từ giảm chi phí sao chụp văn bản và gửi qua dịch vụ bưu chính. Đây là tiền đề để giảm thời gian xử lý công việc, tiếp tục đi sâu thực hiện chính phủ điện tử. 

Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Mai Tiến Dũng khẳng định: “Thủ tướng đang chỉ đạo các cơ quan chức năng hoàn thiện nghị định về kết nối chia sẻ, về xác định định danh, bảo mật thông tin cá nhân, thủ tục hành chính trên môi trường điện tử; sửa đổi các văn bản về công tác văn thư, hướng tới lưu trữ điện tử, hồ sơ điện tử phải có giá trị pháp lý tương đương văn bản truyền thống. Về phần mình, Văn phòng Chính phủ sẽ trình Thủ tướng ban hành văn bản gửi các địa phương về việc tiếp tục gửi nhận văn bản 4 cấp ký số không có giấy tờ kèm theo, hướng tới chính phủ phi giấy tờ, một văn phòng, một địa phương phi giấy tờ”.