Cải cách ngay từ thủ tục đơn giản

Thực tế, việc xã hội hóa hoạt động công chứng đã thực hiện được nhiều năm, và cho đến hiện tại thì sự hiện diện của các văn phòng công chứng dường như cũng đã quen thuộc ở các thành phố lớn. Song, không hẳn ai cũng hiểu mỗi khi có văn bản cần sao chép (sao y bản chính) thì nên làm thế nào.

Ở nước ta, cái khó lâu nay cũng chính là sự "chưa thấu hiểu" nói trên. Một thực tế phổ biến mà nhiều người có thể đã trải qua là việc hầu hết các cơ quan tuyển dụng đều đòi hỏi các văn bằng "công chứng", dù thực tế các loại văn bản này chỉ cần chứng thực, thậm chí cần bản photocopy có so sánh trực tiếp với bản gốc là đủ (bởi sau trúng tuyển mới cần nộp hồ sơ chính thức).

Về bản chất, chứng thực chính là sự xác nhận về mặt pháp lý. Chủ thể chứng thực là cán bộ, công chức hoặc cá nhân được Nhà nước ủy quyền. Tất nhiên, không phải bất kỳ sự xác nhận nào cũng được coi là hoạt động chứng thực. Bản chất của chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính, hoặc chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.

Nói đúng hơn đó là một dịch vụ hành chính công. Thông qua chứng thực, Nhà nước cung cấp dịch vụ bảo đảm cho các giao dịch, tạo lập giá trị pháp lý cho các giấy tờ, văn bản phục vụ việc thực hiện thủ tục hành chính của người dân. Bản sao được chứng thực (giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp đại học, đăng ký kết hôn…) có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Chữ ký được chứng thực là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản...

Điều này khác hẳn với hoạt động công chứng là việc "làm chứng" (bên thứ 3) cho các hợp đồng, giao dịch dân sự; bản dịch giấy tờ, văn bản... gắn với sự tự nguyện trong giao dịch của người dân. Như vậy, hoạt động chứng thực khác hẳn với công chứng là luôn gắn chặt với vai trò của quyền lực công, là hành vi hành chính. Hiện nay, do không có sự liên thông giữa các cơ quan với nhau nên thực tế có rất nhiều thủ tục yêu cầu phải đầy đủ thành phần hồ sơ (hộ khẩu, chứng minh nhân dân, khai sinh, khai tử...), buộc người dân phải nhiều lần nộp các loại giấy tờ này mỗi khi làm thủ tục hành chính.

Chính phủ đang quyết liệt cải cách thủ tục hành chính. Đây cũng là yếu tố chủ quan đòi hỏi có sự phân cấp mạnh mẽ về thẩm quyền chứng thực, nhằm giảm tải cho các cơ quan thực hiện chứng thực, đặc biệt là UBND cấp xã. Nói cách khác, mục tiêu cần hướng tới là ngoài sự bảo đảm an toàn cho các giao dịch, cũng cần phải giảm tốn kém cho dân, bớt nhũng nhiễu. Ví dụ như văn bản của cơ quan nào ban hành thì cơ quan đó có quyền xác nhận bản sao (không cần so bản gốc) hoặc khi công dân đã xuất trình bản gốc thì không cần thiết phải có bản sao chứng thực (sao y bản chính)...

Có thể thấy, khi chưa có văn bản ở cấp độ luật điều chỉnh, hoạt động chứng thực sẽ khiến cho giá trị pháp lý của công việc này chưa cao, thiếu tính tương thích, đồng bộ. Đặc biệt là tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao chứng thực từ bản chính đang ngày càng gia tăng, gây phiền hà cho người dân và lãng phí cho xã hội. Vì thế, việc cải cách không đâu xa, xin hãy bắt đầu từ chính những thủ tục đơn giản này!