Đâu là giải pháp tối ưu cho vấn đề kế toán tài chính tập đoàn?

(HNMO) - Một vấn đề quan trọng hàng đầu trong công tác quản lý và điều hành các tập đoàn chính là vấn đề quản lý tài chính tập đoàn. Trong đó hệ thống kế toán chính là nòng cốt. Các số liệu về tình hình tài chính chính xác trong tập đoàn chính là cơ sở để ban lãnh đạo có thể có được những đánh giá đúng về tình hình phát triển chung của cả tập đoàn và các công ty con, từ đó đề ra các kế hoạch phát triển, hay phân bổ nguồn vốn đầu tư hợp lý cho các đơn vị.

Với mục tiêu xây dựng một hệ thống tài chính vững chắc, ngoài việc tuyển lựa đội ngũ nhân sự giỏi, nhiều tập đoàn cũng chọn áp dụng phần mềm vào công tác quản lý hoạt động này. Mặc dù sự đầu tư về nhân lực và tiên bạc từ phía các tập đoàn không phải ít song vấn đề dường như vẫn chưa được giải quyết triệt để. Bài toán quản lý kế toán tài chính vẫn luôn là một bài toán đau đầu với hầu hết các tập đoàn. Vậy vấn đề là ở đâu?

Áp dụng CNTT trong quản lý tài chính tập đoàn, thực trạng nhiều bất cập

Các tập đoàn với nguồn lực tài chính dồi dào trước những khó khăn từ yêu cầu quản lý đã sớm đi đầu trong việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý doanh nghiệp. Nguồn tiền đầu tư không phải là vấn đề khi lựa chọn giải pháp, song các tập đoàn lại sớm gặp phải vấn đề khó trong việc lựa chọn giải pháp thực sự phù hợp và hiệu quả.

Thường các tập đoàn lựa chọn triển khai hệ thống quản lý tổng thể ERP, vì chỉ hệ thống này mới đáp ứng được các mô hình và các yêu cầu phức tạp về khả năng xử lý dữ liệu từ tập đoàn. Tuy vậy bức tranh ứng dụng ERP trong quản lý tập đoàn không phải lúc nào cũng là một bức tranh đẹp.

Một số tập đoàn chọn giải pháp ngoại, đầu tư các hệ thống hàng chục đến hàng trăm ngàn USD của Oracle hay SAP… song thực tế năng lực triển khai của các đơn vị triển khai các giải pháp này tại Việt Nam cũng là một vấn đề cần bàn luận thêm. Hơn thế nữa dù là mô hình tập đoàn, song các tập đoàn Việt Nam vẫn có những quy trình quản lý theo tư duy rất Việt Nam, có nhiều sự khác biệt so với các quy trình quản lý nước ngoài. Do đó khi triển khai giải pháp ERP nước ngoài các vấn đề về thiết lập lại quy trình quản lý tại doanh nghiệp hay thay đổi “customize” phần mềm, đều dẫn tới những khó khăn cho cả phía doanh nghiệp và đơn vị triển khai. Đó cũng là lý do để các dự án triển khai ERP thường được tung hô rầm rộ về giá trị thời điểm ban đầu ký kết song lại im ắng về giai đoạn triển khai và nghiệm thu dự án. Chưa kể, riêng module tài chính kế toán, các giải pháp ERP ngoại thường theo các chuẩn mực quốc tế, không phù hợp với các chuẩn mực Việt Nam, do đó khi triển khai module này với các giải pháp ERP ngoại sẽ vô cùng khó khăn.

Còn với các giải pháp nội, mặc dù khả năng tùy chỉnh là tốt hơn, tuy vậy với mô hình tập đoàn, các giải pháp ERP nội vẫn gặp vấn đề khó khăn trong việc đáp ứng yêu cầu trao đổi dữ liệu trong toàn bộ hệ thống. Các giải pháp này không đảm bảo về tính quy mô và hiệu suất của dự án với số người sử dụng có thể nên tới hàng trăm hay hàng ngàn người tại các địa điểm khác nhau.

Với những thực trạng như trên, các tập đoàn dù không tiếc tiền đầu tư vào CNTT song trên thực tế vấn đề tổ chức kế toán và quản lý tài chính tập đoàn vẫn là một vấn đề đầy khó khăn. Vậy những tập đoàn cần một giải pháp quản lý vấn đề này như thế nào?

Yêu cầu từ các tập đoàn

Tâp đoàn, với mô hình cấu trúc đặc thù, các yêu cầu quản lý khắt khe, đòi hỏi các giải pháp áp dụng quản lý cho vấn đề kế toán tài chính cần đáp ứng các yêu cầu sau:

- Đáp ứng tính quy mô và hiệu suất của cả hệ thống. Giải pháp cần cho phép cơ chế trao đổi dữ liệu phân tán một cách thuận tiện. Dù xử lý khối lượng dữ liệu lớn, nhiều người sử dụng song vẫn đảm bảo tính ổn định của hệ thống. Việc này thường phụ thuộc vào vấn đề nền tảng công nghệ của giải pháp.

- Giải pháp cần đảm bảo theo đúng các tiêu chuẩn tài chính kế toán theo pháp luật của Việt Nam.

- Giải pháp có tính mở, dễ tùy chỉnh, đảm bảo ngay người sử dụng cũng có thể tùy chỉnh được giải pháp, đảm bảo tính phù hợp giữa quy trình quản lý của doanh nghiệp và quy trình sẵn có trong phần mềm.

Có thể thấy yêu cầu từ phía các tập đoàn trong công tác quản lý tài chính không nhiều nhưng chuyên biệt. Những yêu cầu này viết ra thì khá đơn giản, song trên thực tế để làm được không phải dễ dàng, do đó mới dẫn tới thực trạng bỏ ngỏ và còn nhiều bất cập tại các tập đoàn hiện nay.

Trong bối cảnh đó, “1C:KẾ TOÁN TẬP ĐOÀN” là giải pháp thuộc hệ thống các giải pháp trên nền tảng 1C:DOANH NGHIỆP 8 nổi tiếng của Hãng 1C (Liên Bang Nga). Giải pháp được Việt hóa bởi công ty cổ phần Hệ thống 1-V. Tại Việt Nam, đây là giải pháp đầu tiên dành riêng và chuyên sâu cho việc tổ chức hệ thống kế toán tập đoàn.

Vậy “1C:KẾ TOÁN TẬP ĐOÀN” giải quyết vấn đề của các tập đoàn như thế nào?

1. Nền tảng công nghệ 1C:DOANH NGHIỆP 8 phiên bản 8.2 đảm bảo tính ổn định của hệ thống lớn (bài toán quy mô và hiệu suất). “1C:KẾ TOÁN TẬP ĐOÀN” được phát triển trên nền tảng công nghệ 1C:DOANH NGHIỆP 8.2. Đây là phiên bản mới nhất của nền tảng 1C:DOANH NGHIỆP 8, với những bước tiến vượt bậc. Nền tảng công nghệ cho phép hàng nghìn người truy cập hệ thống cùng một lúc mà vẫn đảm bảo tính ổn đinh, tốc độ xử lý dữ liệu của toàn hệ thống.

Ngoài ra hệ thống cho phép các cơ chế trao đổi dữ liệu phân tán một cách linh hoạt thông qua cơ chế trao đổi offline và online. Cơ chế trao đổi offline là cơ chế đã có trong tất cả các phiên bản trước của nền tảng 1C:DOANH NGHIỆP 8, cơ chế này cho phép cấu hình (giải pháp ứng dụng) tại mỗi bộ phận ở xa được cập nhật từ trung tâm, có duy trì chế độ tự động trao đổi và đồng nhất dữ liệu ở mức độ các đối tượng. Có cơ chế tái tạo thông minh, cho phép chuyển đối tượng một cách toàn vẹn, mô tả quy tắc chuyển đổi đối tượng giữa các cơ sở dữ liệu. Chỉ trao đổi các dữ liệu đã thay đổi. Hệ thống đảm bảo tính ổn định cao và bảo vệ khỏi bị mất một phần dữ liệu khi chuyển tải dữ liệu.

Cơ chế trao đổi dữ liệu online là ứng dụng mới được cập nhật trong phiên bản 8.2. Nền tảng 8.2 ngoài phương án làm việc File-server và Client-server còn có thêm các phương án Client mỏng và Web client, theo đó cho phép người sử dụng làm việc qua Internet mà không cần cài đặt hệ thống trên máy tính (với cả hệ điều hành Window và Linux). Đặc biệt, chương trình có cơ chế làm việc cho các kết nối Internet với đường truyền chậm.

Như vậy, có thể thấy các cơ chế làm việc linh động của nền tảng 1C:DOANH NGHIỆP 8.phiên bản 8.2 cho phép giải pháp 1C:KẾ TOÁN TẬP ĐOÀN có thể đảm bảo tính ổn định, hiệu quả cho hệ thống làm việc “phức tạp” của các tập đoàn theo nhiều phương án khác nhau.

1C:DOANH NGHIỆP 8 phiên bản 8.2 có thể được sử dụng với 5 hệ thống cơ sở quản trị dữ liệu bao gồm: File-server, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database. Trong đó hệ thống Oracle Database là hệ cơ sở dữ liệu cho phép làm việc với các hệ thống phức tạp, đảm bảo việc triển khai cho hệ thống lớn với hàng ngàn người sử dụng. Còn PostgreSQL là hệ quản trị cơ sở dữ liệu mở được nhà nước Việt Nam khuyến cáo sử dụng, nhưng hầu như chưa giải pháp phần mềm nào của Việt Nam có thể ứng dụng hệ thống cơ sở dữ liệu này. 1C:KẾ TOÁN 8 là phần mềm có quy mô đầu tiên ở Việt Nam sử dụng PostgreSQL.

2. 1C:KẾ TOÁN TẬP ĐOÀN, tính mở của hệ thống, đảm bảo tùy chỉnh dễ dàng
“1C:KẾ TOÁN TẬP ĐOÀN” là phần mềm mã nguồn mở cho phép người sử dụng có thể tùy chỉnh (customize) theo yêu cầu sử dụng.
Việc này có ý nghĩa to lớn cho mô hình quản lý tài chính tập đoàn. Khi mà quy trình quản lý của các tập đoàn thường phức tạp và có những đặc thù riêng, việc cho phép người sử dụng cũng có thể tùy chỉnh chương trình giúp giải pháp có thể nhanh chóng triển khai phù hợp với các quy trình của doanh nghiệp, đem lại hiệu quả cao.

3. 1C:KẾ TOÁN TẬP ĐOÀN, các tính năng dành riêng cho kế toán tập đoàn
• Mô hình trao đổi dữ liệu giữa các chi nhánh
Các tập đoàn hiện nay được cấu trúc theo dạng công ty mẹ con, trong đó các công ty con là các pháp nhân độc lập với doanh nghiệp mẹ, theo đó mỗi công ty sẽ hoạch toán và có các nghĩa vụ thuế riêng. Tuy vậy, trên toàn tập đoàn, thông tin hoạt động tài chính của các công ty con sẽ đều được tập trung về công ty mẹ. Công ty mẹ sẽ cần những số liệu tổng hợp cụ thể, những phân tích mang tính chất quản trị từ đó có những kế hoạch và định hướng phát triển hợp lý cho toàn bộ tập đoàn.

Với mô hình như vậy “1C:KẾ TOÁN TẬP ĐOÀN” sẽ tiến hành kế toán riêng biệt cho từng doanh nghiệp con. Sau đó, tất cả các số liệu của các doanh nghiệp này sẽ được trao đổi (theo các cơ chế đã phân tích ở trên) để tập trung thông tin về văn phòng trung tâm công ty mẹ.

Ngoài ra, với một số tập đoàn, các công ty con dưới công ty mẹ lại có các công ty con khác, hoặc các trung tâm bán hàng, trung tâm giao dịch… ở phía dưới. Các bộ phận này có thể hoạch toán độc lập (nếu đăng ký pháp nhân), hoặc phụ thuộc (nếu được coi như một phần của doanh nghiệp). Tuy vậy dù hoạch toán độc lập hay phụ thuộc, thì trong công tác kế toán của doanh nghiệp đều cần nắm được thông tin về tính hiệu quả của từng bộ phận. Nói cách khác cần các báo cáo riêng biệt cho các bộ phận đó trong các báo cáo tổng thể của doanh nghiệp.

Để giải quyết yêu cầu này trong mô hình tập đoàn, “1C:KẾ TOÁN TẬP ĐOÀN” có cơ chế hạch toán chi tiết theo từng bộ phận, có tách biệt bộ phận độc lập hoặc phụ thuộc. Khi khai báo thông tin của các bộ phận phía dưới chương trình có ô “bộ phận độc lập”. Nếu đánh dấu tích vào ô này, chương trình sẽ ghi nhận đây là bộ phận độc lập, còn không thì sẽ mặc định đó là bộ phận phụ thuộc. Với cơ chế làm việc thông minh, chương trình đều có thể lập ra các báo cáo riêng cho các bộ phận này.

• Lập báo cáo hợp nhất
Với các tập đoàn, một trong những vấn đề khó hiện nay chính là lập ra các báo cáo hợp nhất. Việc lập các báo cáo này trong tập đoàn không đơn giản bởi giữa các doanh nghiệp trong tập đoàn, giữa công ty mẹ, công ty con, hay giữa các công ty con với nhau thường xảy ra các giao dịch nội bộ. Làm thế nào để khi hoạch toán cho cả tập đoàn, các giao dịch này không bị ghi nhận chồng chéo dẫn đến các thông tin sai lệch quả là một vấn đề không đơn giản.
Do cách tính toán khá phức tạp, nên hiện nay tại Việt Nam chưa một phần mềm nào có khả năng lập các báo cáo hợp nhất. Để lập các báo cáo hợp nhất các tập đoàn thường phải làm thủ công. “1C:KẾ TOÁN TẬP ĐOÀN” cũng chưa có tính năng này, tuy vậy điểm khác của 1C, đó chính là 1C hỗ trợ các tính năng để việc lập báo cáo hợp nhất của doanh nghiệp trở nên đơn giản.

Với khả năng tùy chỉnh bởi chính người sử dụng, các kế toán có thể dễ dàng tùy theo đặc thù của doanh nghiệp mình, tùy chỉnh giải pháp, để đưa ra các phương án thiết lập để cho ra các báo cáo hợp nhất của doanh nghiệp mình.

4. 1C:KẾ TOÁN TẬP ĐOÀN, những tính năng riêng có
• Hoạch toán kế toán thuế theo chuẩn VAS 17
“1C:KẾ TOÁN TẬP ĐOÀN” hoàn thiện việc kế toán thuế thu nhập doanh nghiệp theo chuẩn mực kế toán số 17, sử dụng 1 hệ thống tài khoản chung cho kế toán doanh nghiệp và kế toán thuế. Đây là phần mềm đầu tiên ở Việt Nam làm được điều này. Đảm bảo doanh nghiệp tiến hành kế toán thuế thu nhập doanh nghiệp mà không cần hoạch toán một cách thủ công, lãng phí thời gian, nhân lực.

Chương trình cũng đơn giản hóa việc so sánh giữa kế toán doanh nghiệp và kế toán thuế bằng cách lập các báo cáo theo từng tài khoản. Khi chọn lập báo cáo theo tài khoản nào đó chương trình sẽ đưa ra báo cáo theo tài khoản đó trong đó có đưa ra số liệu, phần nào được phản ánh vào kế toán doanh nghiệp, phần nào được phản ánh vào kế toán thuế. Điều này giúp doanh nghiệp dễ theo dõi và kiểm tra giữa 2 hệ thống.

• Kiểm tra các hoạt động bằng hệ thống báo cáo.
Trong chương trình có báo cáo phân tích nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp trong đó chương trình sẽ tự động kiểm tra lại bảng cân đối kế toán và tìm các lỗi kế toán nhằm mục đích lập các báo cáo pháp quy trong kỳ. Với tính năng này, người sử dụng sẽ giảm tối đa thời gian kiểm tra dữ liệu (trước kia đây là công việc mất nhiều thời gian và công sức của các kế toán viên). Tương tự, chương trình có báo cáo kiểm tra nhanh công việc kế toán, tìm và chỉ ra các lỗi trong các công việc thực hiện.