Cơ hội nào cho du lịch sự kiện?

Đáp ứng nhu cầu

Chỉ trong vài giờ đã bán được hàng chục thậm chí hàng trăm suất đi cho khách, huy động tất cả lực lượng để tổ chức và thực hiện tour gấp rút không kể ngày đêm... là tình trạng chung của các doanh nghiệp lữ hành trong tuần qua. Ông Lương Duy Doanh, Giám đốc Công ty Fivestar Travel chia sẻ: "Người hâm mộ hồi hộp dõi theo đội U23 Việt Nam còn doanh nghiệp du lịch thêm tâm trạng lo lắng để cố gắng hoàn thành nhiệm vụ tổ chức tour. Chưa bao giờ chúng tôi thực hiện một chương trình du lịch nước ngoài mà từ khâu nhận khách, đặt vé máy bay, đặt các dịch vụ liên quan đến chuyến đi chỉ trong vài giờ. Chưa kể trong quá trình thực hiện, lịch trình phải thay đổi do điều kiện thời tiết khắc nghiệt tại Trung Quốc".

Tương tự, ông Phạm Văn Bảy, Phó Giám đốc Vietravel Chi nhánh Hà Nội cũng cho biết, Vietravel đã nhanh chóng làm việc với đối tác là các hãng hàng không để ngoài hình thức tổ chức tour thông thường là kết hợp tham gia sự kiện với tham quan, trải nghiệm điểm đến, còn có hình thức thuê nguyên chuyến bay (charter) trong ngày để phục vụ du khách. Theo ông Phạm Văn Bảy, việc tổ chức tour du lịch trong và ngoài nước kết hợp tham gia các sự kiện thể thao, ca nhạc, lễ hội, mua sắm trong ngày giảm giá... đã có từ lâu. Doanh nghiệp đã tổ chức nhiều tour du lịch kết hợp với cổ vũ đội nhà thi đấu SEA Games, xem World Cup hay Olympic... Tuy nhiên, các sự kiện này hoặc tổ chức trong khu vực Đông Nam Á, không mất thời gian làm visa, thời điểm ấn định trước sẽ dễ dàng hơn cho doanh nghiệp. Đối với sự kiện đặc biệt và bất ngờ như tour xem trận bóng đá vừa qua là chưa từng có, buộc các doanh nghiệp phải vận dụng hết khả năng để đáp ứng nhu cầu của khách.

Xu hướng tổ chức các tour du lịch kết hợp với tham gia sự kiện không mới mẻ đối với các doanh nghiệp lữ hành. Ngoài những tour tham gia sự kiện ở nước ngoài thì trong nước cũng có các tour sự kiện nổi bật như Festival Hoa Đà Lạt, Carnival Hạ Long, Festival Huế, Lễ hội pháo hoa quốc tế Đà Nẵng, Lễ hội Hoa tam giác mạch... Nhiều địa phương cũng hình thành những sản phẩm du lịch kết hợp với tham gia sự kiện nhằm tăng sức hút với du khách trong một thời gian nhất định. Ông Hồ Đức Phú, Phó Giám đốc Chi nhánh Tổng công ty Du lịch Hà Nội tại TP Hồ Chí Minh cho rằng, việc phát triển mạnh các sản phẩm du lịch đáp ứng nhu cầu tham gia sự kiện đặc biệt là một hướng đi tốt cho doanh nghiệp nhằm đa dạng hóa sản phẩm, tạo sự tin cậy lớn hơn của khách hàng.

Cần sự năng động và chu đáo

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng dễ dàng tổ chức sản phẩm du lịch sự kiện. Như ở tour đưa người hâm mộ đi Trung Quốc cổ vũ đội U23 Việt Nam vừa qua, hàng trăm du khách phải dừng hành trình do điều kiện khách quan và chủ quan. Vụ việc hơn 60 du khách do Công ty Lữ hành ANZ Travel tổ chức tour không thành công đã gây bức xúc cho người trong cuộc. Đến thời điểm này, dù đã thống nhất được phương án đền bù cả về vật chất và tinh thần nhưng vụ việc vẫn gây ảnh hưởng đến uy tín của ngành. Đây là một bài học kinh nghiệm trong việc tổ chức tour sự kiện. Một phần do sức ép thời gian, một phần do điều kiện thời tiết khắc nghiệt, song chính đại diện Công ty ANZ Travel đã thừa nhận do khâu tổ chức, điều hành tour kém nên đã để xảy ra sự cố trên.

Theo ông Hồ Đức Phú, việc tổ chức tour sự kiện, kể cả sự kiện bất ngờ hoặc đã có kế hoạch trước thì cũng đối diện khá nhiều rủi ro và phụ thuộc vào đối tác. Do vậy, đối với từng sự kiện, doanh nghiệp nên cân nhắc về địa điểm tổ chức có thuận lợi cho hoạt động du lịch hay không, rồi chi phí đi lại, ăn ở và sự hậu thuẫn của các đơn vị sở tại để có kế hoạch làm "mạnh" hay vừa phải...

Ông Phạm Văn Bảy đánh giá, du lịch đang được chú trọng để phát triển thành ngành kinh tế mũi nhọn của đất nước, vì vậy, những chính sách visa, giao thông, an ninh... cần được các cấp, ngành tạo điều kiện thuận lợi, kể cả trong các tình huống cấp bách. Hơn nữa, nhu cầu đi du lịch kết hợp với tham gia các sự kiện ngày càng cao, khách cũng thường có kế hoạch từ trước nên việc tổ chức các tour du lịch sự kiện của các doanh nghiệp thời gian gần đây chuyên nghiệp và thuận lợi hơn. Hình thức charter cũng góp phần thúc đẩy du lịch sự kiện phát triển. Bởi việc thuê máy bay nguyên chuyến sẽ đưa du khách đến đúng sự kiện, ít bị hoãn, hủy chuyến.

Yếu tố quyết định để doanh nghiệp tổ chức tốt tour sự kiện là sự linh hoạt, chủ động và chu đáo trong phục vụ du khách. Ông Lương Duy Doanh cho rằng: "Cần biết trọng tâm của sản phẩm này là sự kiện, do đó, mọi công tác tổ chức đều ưu tiên để khách tham gia sự kiện. Visa (đối với tour nước ngoài), vé vào sự kiện, nơi ăn chốn ở... phải hoàn thiện trước khi lên đường". Chính vì tour sự kiện luôn tiềm ẩn rủi ro nên ông Lương Duy Doanh cũng lưu ý, tùy quy mô và năng lực của doanh nghiệp mà thiết kế tour phù hợp, tránh ham "ôm" tour, dễ bị bể, ảnh hưởng đến tâm lý của khách và uy tín của doanh nghiệp.

Từ sự kiện thu hút sự quan tâm của gần như tất cả người Việt Nam, xu hướng tổ chức tour du lịch sự kiện chắc chắn sẽ nở rộ và chuyên nghiệp hơn trong tương lai.