Lỗi cần tránh khi mời phỏng vấn xin việc qua điện thoại

Gọi điện vào thời gian không thích hợp

Điều quan trọng nhất mà các nhà tuyển dụng ở Bình Dương, Hà Nội hay thành phố Hồ Chí Minh luôn chú ý khi gọi điện cho ứng viên là lựa chọn thời gian phù hợp. Không phải bất kỳ lúc nào ứng viên cũng có thể nhận cuộc gọi. Có thể họ đang trong giờ làm việc hoặc xử lý những vấn đề cá nhân nên sẽ không thoải mái để nói chuyện. Từ đó, họ sẽ có ấn tượng không tốt về công ty và tỷ lệ đến tham gia phỏng vấn không cao.

Thời gian phù hợp phổ biến để liên hệ với ứng viên là trong khoảng 11-12h, 12-14h hoặc là sau 17-18h. Trong những khung giờ này, mọi người hầu như tương đối rảnh rỗi, một cuộc gọi mời phỏng vấn khoảng chừng 5-7 phút sẽ không gây phiền quá nhiều đến ứng viên.

Để lịch sự hơn, bạn có thể mở đầu cuộc gọi bằng câu thăm dò: “Xin chào bạn ABC, chúng tôi là bộ phận tuyển dụng từ công ty XYZ, không biết lúc này bạn có tiện nghe điện thoại không?”. Trong trường hợp ứng viên đang bận, bạn có thể hỏi ý kiến ứng viên về thời gian trao đổi phù hợp hoặc chủ động đề nghị gọi lại sau 15-30 phút.

Chưa chuẩn bị kịch bản trước khi gọi

Vì chủ quan nên nhiều nhân viên tuyển dụng không chuẩn bị kịch bản trước khi gọi ứng viên đến phỏng vấn. Điều này đôi khi dẫn đến lúng túng hoặc thông báo thiếu sót, khiến ứng viên cảm thấy nghi ngờ về tính chuyên nghiệp của công ty.

Tuy vậy, bạn cũng không nên quá lệ thuộc vào kịch bản mà đọc ro ro, cứng nhắc. Mỗi ứng viên sẽ có từng đặc điểm khác nhau, kịch bản chỉ mang tính chất tham khảo và bạn nên cá nhân hóa từng cuộc gọi. Nên gọi tên ứng viên kèm sau đại từ xưng hô “anh/chị” để họ cảm thấy được tôn trọng và nhà tuyển dụng nhớ đến mình. Điều này bảo đảm mang lại hiệu quả và thuyết phục được ứng viên đến tham gia phỏng vấn xin việc.

Không thông báo rõ ràng, cụ thể

Nhiều nhân viên tuyển dụng chỉ gọi điện thông báo ngày giờ, địa điểm phỏng vấn cho ứng viên và nghĩ rằng chừng đó là đủ. Nhưng không, ứng viên có quyền biết nhiều hơn thế để quyết định xem có đến buổi phỏng vấn hay không. Một nhà tuyển dụng chuyên nghiệp khi gọi điện cho ứng viên đến phỏng vấn sẽ thông báo rõ ràng, cụ thể các nội dung sau:

Chức danh, vị trí việc làm mà ứng viên ứng tuyển (vì có trường hợp ứng viên ứng tuyển cùng lúc nhiều vị trí khác nhau).

• Thông tin chi tiết về địa chỉ công ty gồm: Số nhà, tên đường, tầng mấy, gần khu vực nào… Đặc biệt, nếu công ty của bạn nằm ở nơi khuất hoặc địa chỉ phức tạp, hãy đính kèm bản đồ chỉ dẫn trong thư mời phỏng vấn qua email và nói rõ điều đó trong điện thoại.
• Thời gian diễn ra buổi phỏng vấn và thời gian dự kiến phỏng vấn mỗi ứng viên.
• Số vòng phỏng vấn: Chỉ 1 vòng duy nhất hay 2, 3 vòng khác nhau.
• Quy trình của buổi phỏng vấn: Đến gặp ai tại quầy lễ tân? Phỏng vấn tại phòng nào? Người phỏng vấn làm chức vụ gì?...
• Các tài liệu quan trọng ứng viên cần mang theo.

Giọng điệu quá lạnh nhạt hoặc quá suồng sã

Nhiều nhân viên tuyển dụng muốn tỏ ra chuyên nghiệp nên dùng giọng điệu lạnh lùng hoặc muốn tỏ ra thân thiết nên sẵn sàng bông đùa khi gọi điện mời phỏng vấn. Đây đều là sai lầm cần tránh.

Điều bạn cần làm là biết cách tạo nên bầu không khí thoải mái, thân thiện nhưng vẫn bảo đảm tính lịch sự, chuyên nghiệp. Cụ thể, bạn cần sử dụng giọng điệu nhẹ nhàng, âm lượng vừa phải với tốc độ nói đủ để ứng viên nắm bắt thông tin. Trước khi kết thúc cuộc gọi, bạn nên chu đáo hỏi lại ứng viên đã nắm rõ hết thông tin chưa và có thắc mắc nào không. Đừng quên gửi lời cảm ơn lịch sự và hẹn gặp lại trước khi ngắt máy.

Gọi điện cho ứng viên đến phỏng vấn xin việc cũng là một nghệ thuật trong giao tiếp. Ứng viên là những nhân tài mà công ty đang chiêu mộ, vì vậy, bạn cần trò chuyện với họ một cách khéo léo, chuyên nghiệp và để lại ấn tượng đẹp về hình ảnh công ty.

Trên đây là những sai lầm phổ biến mà bạn cần tránh để cuộc gọi điện mời ứng viên tham gia phỏng vấn xin việc đạt hiệu quả tốt đẹp.