Số hóa tài liệu, hồ sơ lưu trữ: Đòi hỏi sự đầu tư đồng bộ

Để thúc đẩy số hóa lĩnh vực này đòi hỏi sự trang bị, đầu tư đồng bộ cả về con người, cơ sở vật chất, kỹ thuật cũng như kinh phí với một lộ trình rõ ràng.

Khó khăn thường trực

Hiện nay, tại hành lang, phòng làm việc của các phòng, ban như: Tài nguyên và môi trường, quản lý đô thị, quản lý dự án đầu tư xây dựng, trung tâm phát triển quỹ đất... của hầu hết quận, huyện, thị xã thuộc thành phố Hà Nội đều trong cảnh ngổn ngang tài liệu, hồ sơ lưu trữ.

Tại Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Mỹ Đức, ngoài một bộ bàn ghế nhỏ để bộ ấm chén dùng chung cho cả phòng, còn lại không gian làm việc của mọi chuyên viên trong phòng đều ngập trong hồ sơ, bản vẽ. Bên ngoài hành lang, các hòm tôn xếp chồng lên nhau, bên ngoài mỗi hòm tôn ghi tên từng dự án.

Tương tự, tại Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng quận Tây Hồ, Trung tâm Phát triển quỹ đất huyện Ứng Hòa... cũng không tránh khỏi thực trạng trên. Đại diện Trung tâm Phát triển quỹ đất huyện Ứng Hòa cho biết, trung tâm bố trí kho để lưu trữ tài liệu, nhưng việc lưu trữ còn thủ công, mỗi khi tìm tài liệu, hồ sơ rất vất vả.

Trong khi đó, Phó Trưởng phòng Tài nguyên và Môi trường huyện Ba Vì Phùng Quang Huy thông tin, phòng có 2 kho lưu trữ với diện tích khoảng 40m2. Trong đó, một kho khô thoáng, không bị ẩm dột, có điều hòa; kho còn lại lợp mái tôn, dễ bị dột, ẩm, dễ gây cháy nổ, không đủ điều kiện lưu trữ hồ sơ.

Còn Phó Trưởng phòng Nội vụ huyện Chương Mỹ Nguyễn Xuân Nghệ chia sẻ, một số phòng, ban của huyện chưa bố trí được kho lưu trữ và trang thiết bị để bảo quản tài liệu; kho chưa bảo đảm diện tích theo yêu cầu; cơ sở vật chất, trang thiết bị còn thiếu, chưa đáp ứng yêu cầu an toàn cho hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Thực tế nêu trên cho thấy, việc số hóa lưu trữ hồ sơ, tài liệu là cần thiết và đang ngày càng cấp bách, nhất là với những ngành đặc thù...

Cần quyết liệt thực hiện

Để số hóa hồ sơ, tài liệu, UBND thành phố Hà Nội đã yêu cầu bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ được tạo lập dưới dạng điện tử; xây dựng Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu, tài liệu lưu trữ điện tử tập trung của cơ quan, tổ chức...

Tuy nhiên, phần lớn tài liệu tạo lập dưới dạng điện tử hiện nay thường mới chỉ áp dụng với văn bản thông thường, khổ A4. Còn với tài liệu đặc thù như bản vẽ, bản đồ khổ A0, việc tạo lập tài liệu điện tử gặp khó khăn do không có máy móc, trang thiết bị và chưa có phần mềm đáp ứng yêu cầu lưu trữ hồ sơ, tài liệu khổ lớn... Do vậy, phần lớn hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các trung tâm phát triển quỹ đất, tài nguyên môi trường... vẫn ở dạng vừa thủ công, vừa điện tử.

Mặt khác, để số hóa được hồ sơ, tài liệu lưu trữ, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử thành phố cũng phải được thực hiện nghiêm, nhưng nhiều cơ quan, đơn vị chưa quan tâm thực hiện đúng quy định.

Chưa kể, nhiều cơ quan chưa thực hiện xong việc phân loại, chỉnh lý hồ sơ, khiến tình trạng lưu trữ bó gói, tích đống còn phổ biến dù theo quy định, các cơ quan, đơn vị phải chỉnh lý dứt điểm tài liệu được hình thành từ năm 2015 trở về trước trong quý IV-2021.

Trong khi đó, do thiếu kinh phí nên nhiều đơn vị chưa thực hiện được việc chỉnh lý hồ sơ, số hóa hồ sơ, tài liệu theo lộ trình. Ví dụ, quận Hà Đông chưa tiến hành được dự án số hóa tài liệu do nguồn kinh phí thực hiện tương đối lớn. Tại huyện Chương Mỹ, mới có phòng Tư pháp thực hiện số hóa tài liệu hộ tịch, còn các phòng, ban khác mới đang lên phương án...

Làm việc tại đơn vị có chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, chuyên viên Phòng Văn thư, lưu trữ (Sở Nội vụ Hà Nội) Đoàn Thị Giang cho biết, hằng năm, thành phố đều có văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ, nhất là việc hướng dẫn về lập hồ sơ điện tử, hướng dẫn quy trình số hóa tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử... Tuy nhiên, việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng vẫn chưa được triệt để nên việc số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ gặp nhiều khó khăn.

Theo quy định, việc lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thuộc trách nhiệm của cán bộ, công chức và thủ trưởng các cơ quan, đơn vị. Nếu việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan được thực hiện thường xuyên sẽ không có tài liệu tồn đọng lớn. Làm tốt công tác này sẽ giúp công tác tra cứu, khai thác, chia sẻ dữ liệu được thuận lợi, nhanh chóng... Do đó, việc lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan là vô cùng quan trọng, góp phần thực hiện tốt chuyển đổi số trong lưu trữ, cần được các cấp, ngành, cơ quan, đơn vị quan tâm, quyết liệt thực hiện.