Sẵn sàng triển khai tài liệu điện tử

Từ giấy mời đến tài liệu điện tử

Triển khai ứng dụng gửi và nhận văn bản điện tử là nội dung đã được TP Hà Nội triển khai từ nhiều năm qua đối với các cơ quan hành chính nhà nước thuộc thành phố. Tuy nhiên, việc thực hiện chưa đồng bộ nên chưa phát huy hết hiệu quả.

Năm 2016, các chỉ tiêu đạt được trong chương trình công nghệ thông tin (CNTT) của Hà Nội đều vượt chỉ tiêu so với yêu cầu của Nghị quyết 36a/NQ-CP của Chính phủ về Chính phủ điện tử và Quyết định số 1819/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016-2020. Trong đó, thành phố đã hoàn thành liên thông phần mềm quản lý văn bản, cho phép gửi, nhận văn bản điện tử giữa Văn phòng Chính phủ với UBND TP Hà Nội.

Tiếp nối thành công đó, TP Hà Nội xác định, năm 2017 là năm đột phá căn bản về CNTT. Một số chỉ tiêu cho thấy quyết tâm này như 100% lãnh đạo các đơn vị sử dụng một số ứng dụng dùng chung của thành phố trên thiết bị máy tính bảng để xử lý, điều hành công việc, giảm sổ sách giấy tờ; 100% cán bộ, công chức trong các cơ quan nhà nước của thành phố khai thác, sử dụng hộp thư điện tử trao đổi thông tin công việc.

Tại cuộc họp Ban Chỉ đạo ứng dụng CNTT thành phố diễn ra đầu tháng 2-2017, Chủ tịch UBND TP Hà Nội Nguyễn Đức Chung, Trưởng ban Chỉ đạo đã giao giám đốc các sở, ban, ngành, chủ tịch UBND quận, huyện, thị xã rà soát toàn bộ hệ thống văn bản hành chính để gửi trên hệ thống mạng (trừ văn bản mật), bảo đảm từ ngày 1-3-2017 các cuộc họp không sử dụng giấy mời văn bản giấy; từ ngày 1-4-2017 không sử dụng tài liệu giấy.

Thành phố yêu cầu, 112 cơ quan, đơn vị đều phải sử dụng hòm thư điện tử công vụ đã được cấp cho bộ phận văn thư để thực hiện việc gửi và nhận giấy mời. Chánh Văn phòng Sở TN&MT Hà Nội Trịnh Thị Kim Oanh cho biết, Sở đã có hệ thống quản lý phần mềm và đưa vào thực hiện từ năm 2016 nên đến nay việc triển khai khá thuận lợi.

Theo Chánh Văn phòng UBND quận Hoàn Kiếm Nguyễn Khánh Long: “Điểm mới của lần này là sau khi phát hành bằng bản điện tử, quận phải nhắn tin đến văn phòng UBND thành phố theo địa chỉ hòm thư điện tử: vanthu1@hanoi.gov.vn theo chuẩn kết nối đối với loại giấy mời, đồng thời nhắn tin vào số điện thoại của văn phòng UBND...”.

Tạo thói quen chủ động khai thác tài liệu

Hiện nay, các sở, ngành, quận, huyện, thị xã đang hoàn thiện các điều kiện cần thiết về nhân sự, máy móc để đáp ứng yêu cầu tiếp theo là không sử dụng tài liệu giấy tại các cuộc họp. Trong việc tổ chức gửi và nhận tài liệu điện tử, thành phố nêu rõ các cơ quan, đơn vị được phân công chuẩn bị tài liệu phục vụ các cuộc họp UBND thành phố phải gửi tài liệu điện tử về Văn phòng UBND thành phố qua hòm thư điện tử để cập nhật lên hệ thống tin học UBND thành phố. Tài liệu điện tử được cập nhật sẽ phục vụ các đại biểu truy cập, khai thác bằng thiết bị máy tính bảng được UBND thành phố cấp.

Là quận tiên phong triển khai không sử dụng tài liệu giấy trong cuộc họp, những năm gần đây, quận Long Biên đã bảo đảm 100% các cuộc họp không phát tài liệu giấy cho lãnh đạo, cán bộ tham gia. Theo Chủ tịch UBND quận Long Biên Vũ Thu Hà: Việc này tiết kiệm được chi phí in ấn, phát hành đồng thời tạo thói quen cho cán bộ, công chức chủ động tìm hiểu, khai thác thông tin, nâng cao chất lượng cuộc họp cũng như chất lượng quản lý, điều hành công việc.

Một vấn đề đặt ra là để việc truyền dẫn, cập nhật văn bản kịp thời thì hệ thống mạng phải thông suốt. Do đó, cùng với việc Sở TT-TT tiếp tục duy trì tính ổn định của mạng Wan, phần mềm dùng chung của thành phố thì các cơ quan, đơn vị cũng cần chủ động rà soát, lập danh sách các đối tượng cần tham gia các lớp đào tạo ứng dụng các phần mềm dùng chung của thành phố bảo đảm việc triển khai ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước thực sự hiệu quả.