Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung: Bứt phá kết nối chính quyền - doanh nghiệp

Xóa bỏ rào cản truyền thống, mở đường cho giao dịch số

Theo Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội, trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, các tổ chức, doanh nghiệp trên địa bàn Thủ đô thường xuyên phát sinh nhu cầu gửi văn bản đến cơ quan nhà nước để xin hướng dẫn, giải đáp quy định pháp luật và tiếp nhận thông tin phản hồi. Tuy nhiên, phương thức giao dịch truyền thống qua đường bưu chính hoặc nộp trực tiếp tại bộ phận văn thư đang bộc lộ nhiều bất cập. Doanh nghiệp phải duy trì nhân sự chuyên trách, tốn kém thời gian, chi phí in ấn, đi lại. Việc theo dõi tình trạng tiếp nhận và tiến độ xử lý văn bản cũng gặp nhiều hạn chế, thiếu tính chủ động.

Ở chiều ngược lại, các cơ quan nhà nước cũng gặp không ít khó khăn khi cần liên hệ, gửi thông báo đến doanh nghiệp. Việc phải tra cứu thông tin qua nhiều đơn vị quản lý trung gian như thuế, bảo hiểm xã hội... gây mất nhiều thời gian, làm chậm nhịp độ xử lý công việc chung.

Nhằm giải quyết triệt để “điểm nghẽn” này, ngày 21-7-2026, UBND thành phố Hà Nội đã ban hành Quyết định 3667/QĐ-UBND đưa vào vận hành Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước (QLVB). Hệ thống được xây dựng với mục tiêu từng bước chuyển phương thức trao đổi văn bản từ môi trường giấy sang môi trường điện tử thống nhất, thuận tiện và có thể theo dõi toàn trình. Đáng chú ý, các văn bản điện tử có chữ ký số hợp lệ được gửi, nhận qua hệ thống hoàn toàn bảo đảm giá trị pháp lý theo đúng quy định.

Thông qua việc triển khai hệ thống, thành phố đặt ra các mục tiêu rất cụ thể: 100% cơ quan, đơn vị có giao dịch văn bản với tổ chức, doanh nghiệp được kết nối và sử dụng hệ thống; 100% doanh nghiệp thành lập mới được hướng dẫn, hỗ trợ tạo tài khoản; và 100% văn bản điện tử đủ điều kiện của cơ quan nhà nước gửi đến doanh nghiệp được thực hiện qua kênh điện tử này.

Ông Bùi Dương, Giám đốc Trung tâm Quản trị hệ thống và Phát triển ứng dụng (Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội) nhấn mạnh, thực tiễn tại Hà Nội cho thấy 100% cơ quan nhà nước trên địa bàn đã trao đổi văn bản qua hệ thống quản lý tập trung, giúp công tác chỉ đạo, điều hành thông suốt và có thể “theo vết” từ cấp lãnh đạo đến chuyên viên thụ lý. Việc mở thêm một cổng điện tử để tiếp nhận và gửi văn bản cho doanh nghiệp là bước đi tất yếu, giúp quy trình trao đổi hai chiều diễn ra gần như tức thời.

Quy trình sử dụng hệ thống dành cho doanh nghiệp được thiết kế rất đơn giản. Doanh nghiệp chỉ cần truy cập địa chỉ qlvbdn.hanoi.gov.vn, đăng ký tài khoản, xác thực thông tin và chữ ký số; sau đó tạo lập hoặc tải văn bản, thực hiện ký số và chọn cơ quan nhận. Toàn bộ tiến độ xử lý được hiển thị công khai qua các trạng thái: “Đã gửi - Đã tiếp nhận - Đang xử lý - Đã phản hồi”.

Lợi ích thiết thực này được chứng minh rõ qua thực tế sử dụng của cộng đồng doanh nghiệp. Bà Trần Thị Dịu, đại diện Chi nhánh Tổng công ty Chuyển phát nhanh Bưu điện (Công ty cổ phần) tại Hà Nội chia sẻ: “Trước đây, gửi văn bản xong chúng tôi phải gọi điện nhiều lần để hỏi văn bản đã đến chưa, ai đang xử lý. Giờ đây, chỉ cần vào hệ thống tra cứu là biết chính xác tiến độ. Việc giảm bớt khâu in ấn, sao chụp và di chuyển giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí và nhân lực”.

Tính đến nay, hệ thống đã khởi tạo tài khoản lũy kế cho hơn 255.000 doanh nghiệp, trong đó có hơn 5.600 tổ chức, doanh nghiệp đã hoàn tất xác thực chữ ký số và đưa vào vận hành thực tế.

Để vận hành hệ thống trơn tru, đại diện Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố lưu ý các doanh nghiệp tránh một số lỗi kỹ thuật phổ biến như: sử dụng chứng thư số hết hạn, ký số không đúng quy trình, hoặc ủy quyền chữ ký số chưa đúng thẩm quyền. Khi gặp vướng mắc kỹ thuật, doanh nghiệp có thể liên hệ Tổng đài 102 (nhánh 7) của Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội hoặc đường dây nóng của đơn vị cung cấp chứng thư số để được hỗ trợ kịp thời.

Chính quyền sát cánh doanh nghiệp, hướng tới mục tiêu tăng trưởng hai con số

Việc triển khai hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung không chỉ mang lại tiện ích cho doanh nghiệp mà còn tạo ra chuyển biến mạnh mẽ trong tư duy quản lý của bộ máy chính quyền cấp cơ sở.

Phó Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch UBND phường Việt Hưng Vũ Xuân Trường cho biết, thực hiện mô hình chính quyền địa phương hai cấp từ ngày 1-7-2025, khối lượng công việc của phường rất lớn trong khi bộ máy được tinh gọn. Do đó, áp dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số là giải pháp sống còn. Trên địa bàn phường Việt Hưng hiện có khoảng 3.000 doanh nghiệp và hơn 5.000 hộ kinh doanh. Trước đây, việc chuyển tải thông tin đến khối này chủ yếu qua cơ quan thuế, bảo hiểm hoặc hội doanh nghiệp mang tính gián tiếp, thì nay nền tảng số giúp chính quyền trao đổi trực tiếp, nhanh chóng.

“Việc đưa văn bản của tổ chức, doanh nghiệp về một kênh thống nhất giúp quy trình tiếp nhận, giải quyết công việc được công khai, minh bạch. Lãnh đạo phường có thể theo dõi tiến độ xử lý của các bộ phận chuyên môn, đôn đốc công việc và đánh giá cán bộ qua KPI hàng tháng. Nhờ đó, tâm lý e ngại văn bản điện tử của một bộ phận cán bộ, công chức cũng dần được loại bỏ, hướng tới mục tiêu 100% xử lý trên môi trường mạng mà không đòi hỏi thêm hồ sơ giấy”, đồng chí Vũ Xuân Trường khẳng định.

Đặc biệt, không dừng lại ở chức năng gửi và nhận văn bản, thành phố Hà Nội đang tiếp tục nghiên cứu, mở rộng các tiện ích tích hợp trên nền tảng này nhằm hỗ trợ tối đa cho người dân và doanh nghiệp.

Dự kiến cuối tháng 11, đầu tháng 12 tới, thành phố sẽ chính thức đưa vào vận hành kênh phản ánh, kiến nghị dành riêng cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh ngay trên phần mềm. Hệ thống cũng sẽ bổ sung tính năng tổ chức khảo sát, lấy ý kiến doanh nghiệp phục vụ các cuộc đối thoại định kỳ và tích hợp sâu với Hệ thống giải quyết TTHC của thành phố.

Những nỗ lực tái cấu trúc quy trình, cắt giảm TTHC rườm rà và liên thông dữ liệu sẽ giải phóng quỹ thời gian lớn cho cả cán bộ nhà nước lẫn lãnh đạo doanh nghiệp. Nguồn lực tiết kiệm được từ thời gian và chi phí đi lại sẽ được tái đầu tư trực tiếp vào hoạt động sản xuất, kinh doanh. Đây chính là động lực quan trọng để Thủ đô Hà Nội hiện thực hóa mục tiêu tăng trưởng kinh tế hai con số, khẳng định tinh thần một chính quyền "phục vụ, gần dân, sát doanh nghiệp" trong thời đại số.