Công chứng ngoài trụ sở: Càng “siết”, càng rộ

Cấm vì khó quản

Mới đây nhất, Phó Chánh Thanh tra Bộ Tư pháp Hoàng Quốc Hùng đã ra quyết định xử phạt bà Trịnh Thị Hồng Bốn, CC viên VPCC Thăng Long ở địa chỉ 54 Trần Nhân Tông, quận Hai Bà Trưng, TP Hà Nội mức 5 triệu đồng vì thực hiện CC ngoài trụ sở. VPCC Phú Yên (trụ sở tại phường Phú Lâm, TP Tuy Hòa, Phú Yên) cũng bị phạt tương tự vì lạm dụng CC ngoài giờ, ngoài trụ sở.

Theo lý giải của Bộ Tư pháp, để bảo đảm an toàn giao dịch và minh bạch thị trường này, đã có quy định các CC viên chỉ được thực hiện CC ngoài trụ sở trong trường hợp khẩn cấp như khi người dân yêu cầu CC tại trại giam, trường cai nghiện (có giấy giới thiệu của nơi quản lý), khách hàng bị bệnh, người già yếu không thể đi lại được... Nhưng thực tế cho thấy, quy định này gây khó cho cả tổ chức hành nghề CC và khách hàng, có nguy cơ tạo sự thiếu minh bạch trong hoạt động. Bởi không ít cơ sở vẫn xác lập hợp đồng ngoài trụ sở nhưng giấu nhẹm điều này trong hồ sơ và ghi thời gian thực hiện đúng giờ hành chính để không vi phạm.

Qua kiểm tra hoạt động của các VPCC trên địa bàn Hà Nội, một cán bộ Sở Tư pháp Hà Nội cho biết thêm, các VPCC còn nghĩ ra một kế khác để đối phó nữa. Đó là hướng dẫn khách hàng viết đơn đề nghị được CC ngoài trụ sở, lý do được đưa ra là ốm đau. Về nguyên tắc, có đơn tự nguyện xin CC với lý do bất khả kháng như trên là hợp pháp, Thanh tra Bộ và Sở không thể "tuýt còi". Thực trạng này diễn ra ở hầu hết các VPCC và đây cũng là giao dịch chiếm số lượng lớn ở hầu hết các đơn vị, cho thấy cơ quan chức năng đang bó tay với việc CC ngoài giờ và nhu cầu của các "thượng đế" là có thật.

Tiện cho dân

Mặc dù không đồng tình với việc một số VPCC làm ăn kiểu chụp giật, cạnh tranh không lành mạnh trong thời gian qua nhưng luật gia Nguyễn Hồng Sơn cũng cho rằng, chất lượng CC tùy thuộc vào năng lực, trình độ và trách nhiệm nghề nghiệp của CC viên, không liên quan nhiều đến địa điểm thực hiện CC. Do đó, mặc dù việc VPCC Thăng Long mang con dấu "đi dạo" bị cho là làm sai nhưng ông Sơn khẳng định "người dân lại thích cách làm của họ vì linh hoạt, giảm bớt thời gian đi lại cho khách hàng, đáp ứng nhu cầu mọi lúc, mọi nơi".

Đơn cử như việc CC một hợp đồng chuyển nhượng nhà đất, CC viên phải xem xét nhà đất đó có "sổ đỏ" chưa, "sổ đỏ" có bị hạn chế giao dịch không, có bao nhiêu người là chủ của khối tài sản này… Những thủ tục trên là quy trình bắt buộc, làm ở trong hay ở ngoài trụ sở cũng đều như nhau. Các trường hợp vi phạm pháp luật dẫn đến hậu quả nghiêm trọng hầu hết là do CC viên quá "dễ tính", hoặc do cả nể nên đã chấp nhận bản photo chứng minh thư của người yêu cầu CC khi xác lập hợp đồng, hoặc không phát hiện người yêu cầu CC sử dụng giấy tờ giả để trục lợi. Cũng có những bất cập trong hoạt động CC không phải do yếu tố chủ quan từ CC viên vì hệ thống các tổ chức hành nghề công chứng (kể cả CC tư và CC nhà nước) vẫn còn thiếu sự liên kết thông qua mạng nội bộ để chia sẻ thông tin, do đó không có cơ sở dữ liệu chung để kiểm soát thực trạng các hợp đồng... Do vậy, đã có trường hợp một căn nhà đem bán cho hai người, mang đi CC hợp đồng tại 2 tổ chức hành nghề khác nhau; một tài sản đem thế chấp, bảo lãnh ở nhiều người, nhiều nơi; người đã chết nhưng vẫn "giao dịch", CC cho người có tài sản đã bị cưỡng chế, kê biên, bán đấu giá...

Nên chăng, thay vì "hành chính hóa" hoạt động CC, Bộ Tư pháp nghiên cứu, cho phép mở rộng địa điểm, thời gian CC, đề ra cơ chế kiểm soát hữu hiệu. Bên cạnh đó, cần mau chóng thành lập Hiệp hội CC để các CC viên được liên thông nghiệp vụ trong một mái nhà chung. Khi kết nối cơ sở dữ liệu, tất cả các hoạt động, các hồ sơ đề nghị CC sẽ được "đẩy" lên, VPCC chỉ cần vào mạng là biết ngay hồ sơ đó được công chứng ở văn phòng nào chưa, đang vướng mắc khâu nào. Tự các CC viên sẽ thẩm định trường hợp nào cần làm ở trụ sở, trường hợp nào có thể làm ở ngoài trụ sở và tự chịu trách nhiệm về việc CC của mình trước pháp luật.

Song song với giải pháp này, cũng cần nâng mức xử phạt các vi phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp hiện nay để khắc phục tình trạng nhiều VPCC bỏ tiền nộp phạt rồi tiếp tục vi phạm!