Còn lỗ hổng trong quản lý chứng thực

Quy trình thuận tiện

Với chủ trương “chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trú của người có yêu cầu”, Sở Tư pháp Hà Nội nhận định, phương án này đã giúp giảm thiểu tình trạng quá tải ở bộ phận “một cửa”, thời gian đi lại và chờ đợi của tổ chức, công dân khi có nhu cầu chứng thực.

Trong vai người dân đi chứng thực một số giấy tờ, phóng viên đến bộ phận “một cửa” của UBND phường Bạch Mai (quận Hai Bà Trưng) vào sáng 30-5 và đã được nhận kết quả trong vòng 45 phút. Khảo sát tại bộ phận “một cửa” của UBND quận Hoàn Kiếm và nhiều phường, xã thuộc các quận huyện khác như: Hoàng Liệt, Đại Kim (quận Hoàng Mai), Đại Mỗ (Nam Từ Liêm); Bạch Mai, Vĩnh Tuy (quận Hai Bà Trưng), Hải Bối (huyện Đông Anh)… cũng có kết quả tương tự.

Anh Phạm Viết Tài (ở ngách 122/10 phố Vĩnh Tuy, quận Hai Bà Trưng) đến bộ phận “một cửa” của UBND phường Vĩnh Tuy (quận Hai Bà Trưng) để chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ cần thiết làm hồ sơ xin việc cho biết, anh nộp 40.000 đồng, chỉ chờ đợi trong vòng gần một tiếng đã nhận đủ hồ sơ và 5 biên lai thu tiền.

Trao đổi với phóng viên, Phó Chủ tịch UBND phường Vĩnh Tuy Trần Thị Minh Vân cho biết: "Hiện công tác chứng thực đang thực hiện theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16-2-2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. So với trước, lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính do thành phố ban hành cũng đã được giảm, còn 2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000 đồng/trang. Điều này giúp giảm chi phí cho công dân và chúng tôi cũng chưa thấy có ý kiến nào phàn nàn về mức thu hiện tại".

Cần giám sát chặt chẽ

Cuối năm 2016, trực tiếp kiểm tra hồ sơ một số đơn vị ở Hà Nội, Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực (Bộ Tư pháp) Nguyễn Công Khanh đã phát hiện, bên cạnh các đơn vị làm tốt công tác lưu trữ, bảo quản hệ thống hồ sơ chứng thực (như UBND phường Đồng Xuân, phường Phúc Tân và Phòng Tư pháp quận Hoàn Kiếm), đã xuất hiện những lỗ hổng trong quản lý, đặc biệt là các xã, huyện. Sai sót điển hình là việc trả kết quả chứng thực và thu lệ phí; đáng lẽ cán bộ thực thi công vụ phải đồng thời ghi biên lai thu lệ phí và trả cho người yêu cầu chứng thực, nhưng tại một số nơi đã gộp nhiều việc của nhiều ngày vào một biên lai, gây khó khăn cho việc kiểm tra, kiểm soát; đồng thời việc ghi - thu không rõ ràng, minh bạch có thể gây thất thoát cho ngân sách nhà nước.

Tại thời điểm kiểm tra, UBND thị trấn Chúc Sơn (huyện Chương Mỹ) không cung cấp được đầy đủ chứng từ thu, nộp lệ phí chứng thực. Dù đã có quy định mới về mức thu lệ phí chứng thực bản sao, nhưng UBND xã Phụng Châu (huyện Chương Mỹ) vẫn thực hiện thu lệ phí theo quy định của Thông tư số 62/2013/TTLT/ BTC-BTP đã hết hiệu lực. Theo quy định tại Khoản 2, Điều 14, Nghị định 23/2015/NĐ-CP, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải lưu một bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực trong thời hạn 2 năm, nhưng tại UBND huyện Chương Mỹ, UBND thị trấn Chúc Sơn đã không thực hiện tốt quy định này.

Đáng lưu ý, theo quy định tại các điều 27, 28, 29 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, quy trình chứng thực chữ ký người dịch rất chặt chẽ, song không hiểu vì lý do gì, Phòng Tư pháp huyện Chương Mỹ bỏ qua toàn bộ quy trình đối với cộng tác viên dịch thuật: Không kiểm tra chặt chẽ tiêu chuẩn/điều kiện người dịch; không lập danh sách người dịch; không trình Sở Tư pháp phê duyệt; không niêm yết danh sách người dịch tại trụ sở cơ quan. Trong khi đó, Phòng Tư pháp vẫn ký hợp đồng với một số cộng tác viên để thực hiện chứng thực chữ ký người dịch.

Ngoài ra đoàn kiểm tra còn phát hiện một số cộng tác viên không ký hợp đồng dịch thuật với phòng, không đăng ký chữ ký mẫu nhưng vẫn được Phòng Tư pháp chứng thực chữ ký. Nhiều trường hợp cộng tác viên không có văn bằng, chứng chỉ để chứng minh trình độ dịch thuật theo quy định của pháp luật. Trong hồ sơ chứng thực, nhiều lời chứng chứng thực chữ ký người dịch của Phòng Tư pháp huyện Chương Mỹ thực hiện không đúng quy định, không đúng mẫu được ban hành kèm theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Nhiều chữ ký trên giấy tờ yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch không giống, không thống nhất với chữ ký mẫu (của người đó) trong hợp đồng dịch thuật. Kiểm tra ngẫu nhiên hàng chục hồ sơ chứng thực chữ ký người dịch tại nhiều thời điểm khác nhau, Phòng Tư pháp không cung cấp được hồ sơ lưu, không trình được cơ sở để xác định được tính chính xác, hợp lệ của chữ ký người dịch. Việc cung cấp điện thoại của các cộng tác viên dịch thuật để làm rõ về sự bất thường này cũng gặp khó khăn.

Thực trạng trên cho thấy, công tác kiểm tra giám sát việc thực hiện các quy định về chứng thực trên cơ sở khảo sát thực tế tại các xã, phường trên địa bàn Hà Nội rất cần được Sở Tư pháp tiến hành thường xuyên liên tục ngay trong năm 2017, nhằm lập lại trật tự kỷ cương hành chính, đạo đức công vụ trong lĩnh vực chứng thực.