Xã Thuận An: Chuẩn hóa hồ sơ, tăng tốc chuyển đổi số trong công tác Đảng

Làm chắc từ những tập hồ sơ giấy

Để chuẩn bị cho việc số hóa hồ sơ đảng viên, Đảng ủy xã Thuận An đang tập trung rà soát, chỉnh lý hồ sơ tại các tổ chức Đảng trực thuộc. Đoàn công tác của Đảng ủy xã được thành lập để kiểm tra tiến độ, đồng thời hướng dẫn các đơn vị hoàn thiện hồ sơ theo đúng danh mục, thành phần tài liệu trước khi chuyển sang bước số hóa.

Tại Đảng bộ UBND xã, Đảng bộ Trường Trung học cơ sở (THCS) Thuận An và Đảng bộ Trường Tiểu học Dương Đức Hiền, đoàn công tác do Phó Bí thư Thường trực Đảng ủy xã Đào Xuân Trường làm Trưởng đoàn đã kiểm tra việc sắp xếp, phân loại và rà soát hồ sơ đảng viên. Các thành phần tài liệu được đối chiếu với danh mục phục vụ số hóa; những hồ sơ chưa đầy đủ được lưu ý bổ sung, những nội dung cần thống nhất được hướng dẫn xử lý trước khi bàn giao.

Đây là phần việc có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng dữ liệu sau số hóa. Hồ sơ đảng viên được hình thành và bổ sung qua nhiều năm, gắn với quá trình công tác, sinh hoạt của mỗi người. Vì vậy, nếu hồ sơ gốc còn thiếu, sai hoặc chưa thống nhất, những bất cập ấy có thể tiếp tục được chuyển sang môi trường điện tử.

Từ thực tế đó, việc kiểm tra tại Thuận An không đơn thuần nhằm thúc tiến độ. Qua từng bộ hồ sơ, yêu cầu số hóa được cụ thể thành những công việc ở cơ sở như đối chiếu danh mục, sắp xếp tài liệu, phát hiện phần còn thiếu và hoàn thiện trước khi scan.

Cách làm này phù hợp với yêu cầu của Ban Thường vụ Thành ủy Hà Nội tại Kế hoạch số 95-KH/TU ngày 14-8-2026 về triển khai nhiệm vụ số hóa, tạo lập hồ sơ đảng viên. Thành phố xác định mục tiêu chuyển phương thức quản lý từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử và dữ liệu số, bảo đảm dữ liệu “Đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung”. Đặc biệt, việc số hóa phải dựa trên hồ sơ giấy gốc do các cấp ủy, tổ chức Đảng quản lý.

Kế hoạch cũng đặt ra nguyên tắc “làm đến đâu chắc đến đó; số hóa đến đâu xác thực đến đó; dữ liệu đến đâu khai thác được đến đó”. Hồ sơ sau khi số hóa phải được kiểm tra chất lượng, nghiệm thu và cập nhật vào Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên. Thành phố phấn đấu hoàn thành cập nhật 100% dữ liệu số hóa của đảng viên lên hệ thống trong tháng 6-2027.

Từ hồ sơ được rà kỹ đến dữ liệu phục vụ quản lý

Việc Thuận An khẩn trương hoàn thiện hồ sơ cũng diễn ra trong thời điểm thành phố bước vào giai đoạn số hóa theo kế hoạch. Theo Kế hoạch 95-KH/TU, tháng 9-2026 được dành cho việc rà soát, phân loại, chuẩn bị hồ sơ; từ tháng 10-2026, thành phố triển khai số hóa theo ba giai đoạn, trong đó ưu tiên hồ sơ cán bộ lãnh đạo và cán bộ đương chức thuộc diện cấp ủy quản lý.

Phó Bí thư Thường trực Đảng ủy xã Thuận An Đào Xuân Trường lưu ý các Đảng bộ trực thuộc xác định đây là nhiệm vụ quan trọng, cần thực hiện khẩn trương nhưng phải bảo đảm chất lượng.

Vì vậy, các Đảng bộ trực thuộc được yêu cầu tập trung hoàn thành việc sắp xếp, rà soát và bàn giao hồ sơ về Đảng ủy xã theo tiến độ. Hồ sơ phải tuân thủ đúng hướng dẫn, danh mục số hóa, được sắp xếp khoa học, đầy đủ, tạo thuận lợi cho việc scan và quản lý dữ liệu sau này.

Đáng chú ý, quá trình rà soát không dừng ở việc kiểm đếm. Với những hồ sơ còn thiếu tài liệu, các đơn vị phải đối chiếu theo danh mục, chủ động bổ sung những đầu văn bản còn thiếu theo hướng dẫn. Khi phát sinh khó khăn, vướng mắc, các Đảng bộ trao đổi trực tiếp với thành viên Tổ số hóa hồ sơ của Đảng ủy xã để thống nhất cách thực hiện.

Cách tổ chức này cho thấy một yêu cầu quan trọng của số hóa hồ sơ đó là không để khâu sau xử lý những thiếu sót của khâu trước. Hồ sơ được kiểm tra, hoàn thiện ngay tại đơn vị sẽ giúp giảm nguy cơ phải xử lý lại khi bước vào số hóa, đồng thời tạo cơ sở để dữ liệu sau này có thể được xác thực và khai thác.

Theo lộ trình của thành phố, đến hết năm 2027, 100% đảng viên thuộc phạm vi thí điểm sẽ hoàn thành cập nhật cơ sở dữ liệu và số hóa hồ sơ; mô hình “Đảng viên số, Chi bộ số” tiếp tục được mở rộng trong những năm tiếp theo, hướng tới “Đảng bộ số” trên toàn Đảng bộ Thành phố.

Trong tiến trình ấy, từ thực tế tại Đảng bộ xã Thuận An có thể nhìn từ một yêu cầu rất căn bản, muốn quản lý trên môi trường số thì trước hết phải có dữ liệu đáng tin cậy. Từ việc rà từng đầu mục, bổ sung tài liệu còn thiếu đến kiểm tra trước khi scan, mỗi bước đều nhằm bảo đảm hồ sơ khi chuyển thành dữ liệu điện tử không chỉ “có mặt” trên hệ thống, mà phải chính xác, đầy đủ và có thể sử dụng.

Khi hồ sơ được chuẩn hóa, dữ liệu được xác thực và cập nhật, những tài liệu vốn nằm trong tủ hồ sơ giấy mới thực sự trở thành nguồn dữ liệu có thể tra cứu, quản lý và khai thác trên môi trường số.