Thầm lặng nghề lưu trữ hồ sơ

Phó Bí thư Chi bộ, Phó Trưởng phòng Quản lý hồ sơ Đỗ Thị Kim Dung tiếp chúng tôi với nụ cười tươi tắn và rất khiêm tốn khi nói về nghề: "Mỗi hồ sơ là chế độ của một con người cụ thể, liên quan mật thiết đến quyền lợi trong thời gian không chỉ một vài năm mà cả vài chục năm. Thành phố có số lượng đối tượng và hồ sơ hưởng chế độ BHXH lớn nhất cả nước nên công tác lưu trữ hồ sơ giữ vai trò vô cùng quan trọng". Chính vì tính chất quan trọng đó mà người làm việc ở các vị trí này phải có những kỹ năng cần thiết là tỉ mỉ trong phân loại, sắp xếp, tra cứu, sao lục nhằm phục vụ cho nhiều nghiệp vụ khai thác của các phòng chuyên môn, BHXH quận, huyện, thị xã.

Theo chị Đỗ Thị Kim Dung, hiện tổng số giá hồ sơ đang được lưu trữ tại kho là 370/420 giá, tương đương với 2.000/2.509,6m giá lưu hồ sơ. Không chỉ dừng lại ở đó, số lượng hồ sơ đưa vào lưu trữ những năm gần đây liên tục tăng cao. Nếu như năm 2012 có 37.182 hồ sơ thì đến năm 2015 số lưu trữ và rà soát đã lên 55.242 hồ sơ. Giới thiệu với chúng tôi về những cán bộ đang mải miết với công việc, chị Dung chia sẻ: "Nhiều người nghĩ nghề lưu trữ rất nhàn hạ, nhưng thực tế đây là công việc vất vả, đòi hỏi phải thật chịu khó, cần mẫn. Nhiều cán bộ ở đây yêu nghề, dành tình yêu cho từng trang hồ sơ và đã gắn bó rất nhiều năm với công việc. Cũng bởi mỗi trang hồ sơ được lưu trữ tại đây không chỉ là những trang thông tin, mà còn là quyền lợi an sinh của người lao động".

Số lượng hồ sơ tồn, hồ sơ duyệt mới hằng tháng được phân công, giao nhiệm vụ cho từng cán bộ chịu trách nhiệm tiếp nhận, theo dõi, bảo quản đối với từng loại hồ sơ, mọi công việc đều làm theo phương pháp thủ công từ viết, dán nhãn, đánh số, phân loại cho đến lưu trữ, bảo quản... Nhiều khi các anh chị nơi đây vừa làm vừa bịt khẩu trang bởi tất cả hồ sơ in trên chất liệu giấy đã cũ, mủn nên rất nhiều bụi, thậm chí nấm mốc. Lặng lẽ mỗi người một góc, một khu để sắp xếp, chỉnh lý, rút, găm phiếu điều chỉnh, phân loại mã số hiệu điện tử... họ như những con ong thợ cần mẫn bên những trang hồ sơ nhuốm màu thời gian. Đây là việc làm rất quan trọng, đòi hỏi sự chính xác cao để hồ sơ được lưu trữ đúng loại, đúng đối tượng phục vụ cho công tác quản lý, tra cứu, sao lục, theo dõi di biến động tăng giảm đối tượng hưởng BHXH, giúp cho việc sử dụng, khai thác hồ sơ khoa học, đạt hiệu quả cao.

Hiện nay, số lượng hồ sơ hưởng BHXH ngày càng nhiều trong khi nguồn nhân lực cho công tác lưu trữ tương đối mỏng, phần mềm quản lý chi trả mới chỉ đang áp dụng đối với loại hồ sơ có đối tượng hưởng BHXH hằng tháng. Còn đối với loại hồ sơ thuộc đối tượng hưởng trợ cấp BHXH một lần, tờ khai cấp sổ BHXH, hồ sơ thu BHXH…, vẫn đang được lưu trữ theo phương pháp thủ công và theo dõi bằng danh sách bàn giao. Đây là một trong những vướng mắc khiến cho công tác phân loại, bảo quản, lưu trữ hồ sơ còn gặp không ít khó khăn.

Để khắc phục một phần khó khăn đó, lãnh đạo chi bộ, lãnh đạo phòng luôn có những chỉ đạo quan tâm kịp thời, đặc biệt là nắm bắt được những tâm tư, nguyện vọng, động viên, khuyến khích đảng viên, viên chức tích cực tham gia các phong trào thi đua, hoạt động đoàn thể, đề cao tinh thần trách nhiệm và nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác lưu trữ trong phối hợp giải quyết công việc của cơ quan.