Sáu yếu tố cần có của một lá thư từ chối nhận việc khéo léo

Vậy làm thế nào để viết một bức thư từ chối nhưng vẫn giữ được thiện cảm với nhà tuyển dụng? Dưới đây là một số cách mà bạn có thể áp dụng trong quá trình tìm việc làm tại Hà Nội hay bất cứ nơi nào khác.

Viết rõ thông tin cá nhân và vị trí ứng tuyển

Khi viết thư từ chối nhận việc, thông tin đầu tiên là bạn nên giới thiệu ngắn gọn về bản thân. Nếu bạn đã trải qua quá trình nộp hồ sơ hay phỏng vấn thì cần viết tên, bộ phận và đợt ứng tuyển. Giới thiệu cơ bản thông tin cá nhân như là một cách nhắc thêm để nhà tuyển dụng hình dung rõ hơn về bạn.

Bạn chỉ cần viết ngắn gọn khoảng 2-3 dòng ngay đầu thư. Chẳng hạn: “Tôi là X, ứng viên bộ phận chăm sóc khách hàng trong đợt tuyển dụng tháng 6” hay “Tôi là A, ứng viên bộ phận kỹ sư phần mềm”.

Viết lời cảm ơn vì đã mời bạn làm việc

Dù đây là thư từ chối nhận việc nhưng lời cảm ơn là không thể thiếu. Lời cảm ơn chứng tỏ sự lịch sự, khiêm tốn và ứng xử văn minh của bạn và nên được viết ngay khi mở đầu bức thư. Chẳng hạn, “Tôi rất cảm ơn quý công ty đã đánh giá cao và tạo cơ hội cho tôi được làm việc ở vị trí…”.

Lý do ngắn gọn

Lý do mà bạn đưa ra cần có sự tế nhị. Thông thường lý do cơ bản và khéo léo nhất đó là bạn đã nhận một công việc mới. Các lý do nên tuyệt đối tránh là mức lương thấp, công ty thiếu danh tiếng, thiếu hứng thú với vị trí nhận việc, công ty xa nhà…

Một lý do tối kỵ nữa đó là thiếu khả năng (các kỹ năng) để đảm nhận công việc. Điều này làm cho nhà tuyển dụng nghĩ rằng bạn là người hoặc là không có năng lực hoặc tự ti nhút nhát - là những yếu tố khiến bạn bị đánh giá thấp.

Bạn có thể viết ngắn gọn như: “Tôi rất lấy làm tiếc vì đã vừa nhận một công việc mới”.

Lời hẹn trong tương lai

Lời hẹn chính là cách thể hiện được sự khéo léo trong giao tiếp khi từ chối. Đây còn là sự kết nối trong tương lai nếu bạn muốn ứng tuyển một vị trí khác tại công ty trong tương lai. Một ví dụ mà bạn có thể tham khảo như sau:

“Mặc dù thời điểm hiện tại tôi không thể làm việc cho quý công ty nhưng thật lòng mong muốn được có dịp hợp tác trong tương lai. Một lần nữa tôi xin trân trọng cảm ơn công ty về lời mời này”.

Gửi lời chúc đến quý công ty

Đừng quên gửi lời chúc tới công ty một cách chân thành nhất. Lời chúc cũng chứng tỏ tâm ý của bạn dù bạn không đón nhận cơ hội trở thành nhân viên công ty. Một lời chúc như: “Chúc quý công ty phát triển thịnh vượng/Chúc quý công ty sớm tuyển được nhân sự giỏi, ưu tú để đóng góp cho sự phát triển ngày một lớn mạnh” sẽ là một cách hiệu quả giúp tạo ra mối quan hệ tốt đẹp dù bạn đang nói lời từ chối.

Giới thiệu một ứng viên cụ thể khác

Thông thường trong thư từ chối nhận việc sẽ không có mục giới thiệu ứng viên khác thay thế. Tuy nhiên, trong một số trường hợp riêng biệt, nếu công ty đang cần tuyển gấp hoặc bạn biết một vài người đủ tiêu chuẩn muốn ứng tuyển vị trí này thì có thể giới thiệu thêm.

Đây cũng là cách làm cho việc từ chối của bạn “được lòng” nhà tuyển dụng, hơn nữa người cần việc và nhà tuyển dụng lại được kết nối với nhau. Lưu ý là bạn nên cố gắng lựa chọn người có năng lực và phẩm chất tốt. Chẳng hạn:

“Với vị trí và yêu cầu công việc hiện tại, tôi xin phép được đề xuất một ứng viên khác. Anh/chị ấy có đủ năng lực và kỹ năng đáp ứng tốt cho công việc và cũng mong muốn được gia nhập trở thành thành viên của công ty. Công ty có thể liên hệ với anh/chị ấy qua email (số điện thoại…) để trao đổi chi tiết hơn”.

Một bức thư từ chối nhận việc cần được viết với một thái độ trân trọng. Dù bạn thực sự không yêu thích hoặc không đánh giá cao công việc này nhưng cần thể hiện sự khéo léo và tinh tế. Từ chối nhận việc chứng tỏ văn hóa ứng xử của bạn trong công việc, xa hơn nữa là cuộc sống. Thế nên hãy làm điều này thật chuyên nghiệp.