Những lưu ý khi áp dụng hóa đơn điện tử

Cơ quan thuế sẽ phối hợp với cơ quan có thẩm quyền để xử lý vi phạm này theo quy định của pháp luật.

Đối tượng nào phải áp dụng hóa đơn điện tử?

Ngày 20-3-2025, Chính phủ ban hành Nghị định số 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Theo đó, việc quản lý hóa đơn, chứng từ điện tử sẽ được áp dụng theo quy trình mới nhằm giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu quả giám sát hóa đơn, đặc biệt là hóa đơn có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền - một trong những hình thức đang được triển khai rộng trong lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, dịch vụ.

Theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, đối tượng phải áp dụng hóa đơn điện tử gồm: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu hằng năm từ 1 tỷ đồng trở lên và doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ, trừ mặt hàng ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác), ăn uống, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Đại diện Chi cục Thuế khu vực I (Bộ Tài chính) cho biết, để sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, hộ kinh doanh chỉ cần đáp ứng điều kiện có kết nối internet và có máy vi tính, điện thoại thông minh hoặc Ipad. Đồng thời, hộ kinh doanh thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với cơ quan thuế và được cơ quan thuế chấp nhận. Việc đăng ký mới hoặc đăng ký thay đổi thông tin thực hiện theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/ 2020/NĐ-CP (từ ngày 1-6-2025 thực hiện theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP của Chính phủ).

Người nộp thuế là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, giải pháp là xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Theo đó, cơ quan thuế có kế hoạch, giải pháp hỗ trợ và thông báo đến người nộp thuế về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Mang lại nhiều lợi ích thiết thực

Trường hợp hộ kinh doanh thuộc đối tượng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm, sẽ bị phạt tiền từ 2 triệu đồng đến 4 triệu đồng đối với hành vi lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; phạt tiền từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định.

Chi cục Thuế khu vực I lưu ý, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã được cơ quan thuế hỗ trợ và thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng không chuyển đổi thì được xác định là hành vi vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn. Cơ quan thuế sẽ phối hợp với cơ quan có thẩm quyền để xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật.

Nghị định số 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 1-6-2025. Vì thế, chậm nhất là ngày 30-5-2025, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải chú ý liên hệ với nhà cung cấp giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử để kịp thời đăng ký, thay đổi, chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền để bảo đảm việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được thực hiện kịp thời và đúng quy định.

Chi cục Thuế khu vực I cho biết, việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Người bán hàng xuất hóa đơn ngay tại thời điểm giao dịch, giảm thiểu độ trễ giữa thời điểm thanh toán và thời điểm lập hóa đơn. Dữ liệu hóa đơn được chuyển đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử, bảo đảm tính chính xác và kịp thời.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu, quản lý hóa đơn thông qua website hoadondientu.gdt.gov.vn hoặc ứng dụng tra cứu hóa đơn điện tử trên điện thoại di động; hỗ trợ trong việc lập báo cáo tài chính, kế toán; đơn giản hóa thủ tục kê khai, nộp thuế. Việc sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền còn giúp cảnh báo người tiêu dùng về rủi ro với việc lập hóa đơn của người bán đang thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, nâng cao uy tín của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, thể hiện sự chuyên nghiệp, hiện đại.