Lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực

Theo đó, Thủ tướng Chính phủ yêu cầu bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ có trách nhiệm tổ chức tuyên truyền, phổ biến nội dung quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về "Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký", về quyền của các cá nhân, tổ chức khi trực tiếp thực hiện TTHC thì các giấy tờ trong thành phần hồ sơ có thể là bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực hoặc nộp bản sao xuất trình kèm bản chính để đối chiếu.

Đây là điều hết sức cần thiết bởi thời gian qua, nhiều cơ quan đã quá lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực, gây tốn kém, lãng phí. Điều đáng nói là trong Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đã quy định rõ: "Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao không có chứng thực có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu phải ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính". Tuy nhiên, thực tế, hầu hết các nơi tiếp nhận hồ sơ hành chính đều yêu cầu công dân nộp bản sao có chứng thực. Ngay cả khi công dân có xuất trình bản gốc cùng bản sao không chứng thực thì cũng không được chấp nhận vì cán bộ tiếp nhận vẫn yêu cầu nộp bản sao có chứng thực.

Nguyên nhân của tình trạng này, một phần do cán bộ sợ trách nhiệm khi có chuyện xảy ra nên cứ lưu kèm bản sao có chứng thực cho... yên tâm; một phần do có những đoàn kiểm tra chuyên ngành vẫn đòi hỏi hồ sơ lưu phải là bản sao có chứng thực khiến cán bộ lúng túng không biết phải thực hiện theo Nghị định hay theo yêu cầu của đoàn kiểm tra. Đây là tình trạng diễn ra phổ biến, dẫn tới nhiều quận, huyện, phường, xã quá tải việc chứng thực. Điều này còn gây lãng phí khi quá nhiều giấy tờ phải phô tô, đóng dấu. Cán bộ lãnh đạo một số phường chỉ ngồi ký giấy tờ bản sao chứng thực đã quá mỏi tay và không còn thời gian làm các công việc khác. Đặc biệt là ở những nơi có trụ sở chật hẹp thì việc lưu hồ sơ kèm theo nhiều bản sao cũng chiếm nhiều diện tích.

Chỉ thị số 17/CT-TTg đã được ban hành, đồng nghĩa với việc các cơ quan, tổ chức và công dân sẽ thống nhất thực hiện theo quy định về việc công dân có quyền lựa chọn nộp bản sao có chứng thực hay bản sao không chứng thực kèm giấy tờ gốc để cán bộ đối chiếu. Vì vậy, các cơ quan liên quan cần rà soát, phát hiện những quy định về TTHC trái với quy định tại Điều 6 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, tiến hành sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành văn bản mới thay thế theo thẩm quyền cho phù hợp, để cán bộ vững tâm trong thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, tránh được lãng phí, tốn kém cho tổ chức và công dân khi thực hiện TTHC.