Khi công việc văn phòng không còn là sự nhàm chán

Trước đây, mỗi lần trình các kế hoạch, công việc, thậm chí chỉ là một khoản chi nhỏ cho văn phòng, nhân viên hành chính sẽ mất nhiều thời gian thực hiện nhiều bước, từ soạn thảo văn bản, in ấn, xin phê duyệt, trình ký...

Thế nhưng hiện tại, khi các hoạt động văn phòng được số hóa và vận hành thông qua các giải pháp trí tuệ nhân tạo (AI), người làm chỉ cần thao tác trên máy tính, điền thông tin, nhấn gửi và chờ đợi kết quả là xong. AI còn giúp đọc thói quen và công việc hằng ngày của người thực hiện thao tác, hỗ trợ cao nhất cho công việc của nhân viên hành chính văn phòng.

Giải pháp số hóa MobiFone Smart Office sẽ giúp tiết kiệm thời gian hơn khi thực hiện các công việc hành chính

Nguyễn Phương Anh (nhân viên hành chính của một công ty ở Hà Nội) cho biết, chị thấy hiệu quả công việc tăng lên rất nhiều kể từ khi áp dụng giải pháp số hóa MobiFone Smart Office cho công việc của mình. Thời gian làm việc giảm đi, việc hành chính không còn là “hành là chính” mà trở nên khoa học hơn.

Đó là một trong rất nhiều những lợi ích của việc chuyển đổi văn phòng điện tử mà hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức đang áp dụng giải pháp số hóa MobiFone Smart Office có được. Đây cũng là xu thế đang phát triển mạnh mẽ, không chỉ phù hợp với quá trình chuyển đổi số quốc gia, mà còn là sự chuyển mình của doanh nghiệp trong thời đại 4.0.

MobiFone liên tục bổ sung, nâng cao và cập nhật các dịch vụ mới để phù hợp với nhu cầu ngày càng đa dạng của cộng đồng các tổ chức, doanh nghiệp trong nước. Hiện nay, bộ sản phẩm văn phòng điện tử Mobifone Smart Office đã sở hữu một hệ sinh thái phong phú các dịch vụ, giải pháp gồm MobiFone eOffice, MobiFone eWork, Thư viện tài liệu, MobiFone eLearning, MobiFone HRM…

Với các giải pháp này, mọi hoạt động, quy trình quản lý văn phòng của doanh nghiệp đều được số hóa khép kín, trọn vẹn với hiệu suất cao nhất, tinh giản những khâu dư thừa, tiết kiệm thời gian, ngân sách tối đa.

“Đa trong một”, đáp ứng nhu cầu của văn phòng số

Trong hệ sinh thái MobiFone Smart Office, giải pháp quản lý văn bản điện tử Mobifone eOffice được xem là giải pháp cơ bản đầu tiên mà bất kỳ doanh nghiệp nào khi muốn thực hiện số hóa đều không thể bỏ qua.

Tùy vào từng giai đoạn phát triển và nhu cầu của khách hàng, giải pháp này cũng sẽ được nâng cao với Office+, tích hợp thêm trình quản lý cuộc họp trực tuyến thế hệ mới Meet, phòng họp không giấy tờ MobiFone eCabinet một cách linh hoạt.

Không chỉ giúp số hóa các hoạt động mang tính giấy tờ, văn bản hành chính, MobiFone eOffice còn tối ưu cả các công việc như quản lý lên lịch họp, sắp xếp tài liệu, quản lý văn bản đến và đi một cách dễ dàng, mọi lúc, mọi nơi. Đặc biệt, với việc tích hợp công nghệ SIM PKI hoặc USB token có độ bảo mật cao nhất, MobiFone eOffice cũng đem đến sự an tâm vững chắc cho người dùng là những người quản lý và chủ doanh nghiệp trong việc hệ thống và kiểm soát các hoạt động văn phòng tối ưu và hiệu quả.

Với Smart Office được tích hợp công nghệ AI, MobiFone còn tối ưu cho công tác quản lý giấy tờ, tài liệu với giải pháp thư viện tài liệu. Giải pháp được xây dựng là một thư viện online, tại đây, các văn bản quy chế, quy định, tài liệu tham khảo... đều được số hóa và dễ dàng tìm kiếm với công nghệ tìm kiếm bằng giọng nói. Chỉ cần gõ từ khóa tìm kiếm hoặc phát âm nội dung cần tra cứu, các tài liệu liên quan đều hiện ra một cách rõ ràng.

Điều này không chỉ giúp “gỡ rối” cho bộ phận văn phòng, mà còn giúp giải quyết những rủi ro về thất lạc, hư hỏng tài liệu, tiết kiệm chi phí tối ưu, đặc biệt, cần thiết cho các tổ chức, doanh nghiệp lớn, khi mà mỗi ngày số lượng văn bản được ban hành ra không dừng lại ở con số hàng chục, hàng trăm…

Thực tế, văn phòng số không chỉ là việc giấy tờ, lúc này giải pháp MobiFone eWork sẽ là trợ thủ đắc lực cho không chỉ các nhân viên mà còn cả với những người đứng đầu doanh nghiệp và từng bộ phận. Với các tính năng chính như lập kế hoạch công việc (theo phòng ban, dự án); phân công công việc, đánh giá kết quả, theo dõi tiến độ xử lý công việc (hoàn thành, chậm deadline, phương án xử lý…).