Hiểu chưa thấu, thực hiện sai

Kiểm tra công tác thực hiện việc kiểm soát TTHC tại quận Long Biên và huyện Gia Lâm, đoàn kiểm tra của Phòng Kiểm soát TTHC của TP Hà Nội đã phát hiện một số trường hợp hồ sơ cho, tặng quyền sử dụng đất bị lưu thừa thành phần giấy khai sinh. Tương tự, các địa phương này cũng lưu thừa thành phần giấy khai sinh ở các bộ hồ sơ đăng ký lại kết hôn, đăng ký lại việc sinh. Thành phần hồ sơ hay bị… lưu thừa nhất là bản sao giấy khai sinh có công chứng, hộ khẩu có công chứng. Theo bà Nguyễn Thị Tùng Chinh, Phó Chủ tịch UBND phường Gia Thụy (Long Biên): "Cán bộ phường cũng biết là theo quy định thì không bắt buộc có bản sao giấy khai sinh có công chứng, nhưng do các đoàn kiểm tra thuộc lĩnh vực tư pháp luôn yêu cầu phải lưu giấy tờ này mới bảo đảm cơ sở pháp lý". Còn cán bộ Phòng Tài nguyên và Môi trường quận Long Biên thì khẳng định: "Trong Thông tư 124/2011/TT-BTC ngày 31-8-2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về lệ phí trước bạ thì khi khai lệ phí trước bạ, người nhận tài sản phải xuất trình cho cơ quan thuế các giấy tờ hợp pháp chứng minh mối quan hệ với người cho, tặng". Theo ông Mai Thiện Thành, Trưởng phòng Kiểm soát TTHC của Văn phòng UBND TP: "Việc lưu thừa dẫn tới phiền hà, tốn kém thời gian và kinh phí của tổ chức và công dân. Nếu tính theo chi phí tuân thủ về TTHC thì việc chỉ thêm một thành phần hồ sơ cũng tốn kém rất nhiều bởi liên quan đến việc công dân phải đi lại, photo, thời gian chờ đợi xin chữ ký, đóng dấu, thời gian nghỉ việc để thực hiện… Hơn nữa, việc lưu trữ vốn là vấn đề khó khăn đối với các cơ quan hành chính có địa điểm chật hẹp. Trung bình mỗi năm các đơn vị tiếp nhận hàng chục ngàn hồ sơ. Như vậy khoảng 5 năm nữa, việc lưu trữ sẽ trở thành vấn đề nan giải nếu cứ để tình trạng lưu thừa thành phần hồ sơ tiếp diễn".

Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ tại bộ phận “một cửa” phường Ngọc Thụy, quận Long Biên. Ảnh: Huyền Linh

Vấn đề cơ bản là các đơn vị hay bị nhầm lẫn giữa "xuất trình" với yêu cầu thành phần hồ sơ phải nộp. Có một số thủ tục chỉ ghi xuất trình giấy khai sinh nhưng cán bộ lại yêu cầu công dân nộp bản sao có công chứng. Về việc các đoàn kiểm tra bên ngành tư pháp thường yêu cầu đơn vị lưu cả giấy khai sinh và hộ khẩu trong khi một số thủ tục không quy định, ông Thành khẳng định: "Về pháp luật, ai ký, người đó chịu. Lãnh đạo đơn vị ký thì lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm về việc yêu cầu công dân nộp thêm thành phần ngoài quy định chứ không phải bên tư pháp. Vì thế, nếu có đoàn kiểm tra, cán bộ đơn vị có thể trình bày là đã làm đúng quy định theo bộ TTHC của TP". Ông Thành cũng cho biết, trong quá trình kiểm tra thấy nhiều đơn vị lưu thừa thành phần giấy khai sinh và hộ khẩu nên ông đã trao đổi với lãnh đạo Sở Tư pháp Hà Nội. Lãnh đạo Sở Tư pháp khẳng định là bên ngành tư pháp không yêu cầu điều đó, đoàn kiểm tra nào yêu cầu như vậy là trái với quy định.

Nhận nhầm trách nhiệm

Những con số báo cáo về số hồ sơ quá hạn giải quyết từ đầu năm đến nay của một số đơn vị khiến các thành viên của đoàn kiểm tra giật mình: Quận Long Biên là 1.588/14.642 hồ sơ tiếp nhận; huyện Quốc Oai: 1.007/5.993 hồ sơ tiếp nhận; huyện Gia Lâm: 1.265/30.727. Theo báo cáo, hầu hết hồ sơ bị chậm trễ này đều thuộc các lĩnh vực liên thông: Lao động, Thương binh và Xã hội (LĐTBXH), Tài nguyên và Môi trường (TNMT); Văn hóa - Thông tin (VHTT). Theo ông Nguyễn Ngọc Thuần, Phó Chủ tịch UBND huyện Gia Lâm: "Hồ sơ quá hạn chủ yếu tập trung vào lĩnh vực TNMT, nguyên nhân là do hồ sơ đính chính kích thước, diện tích, vị trí đất ở, đất vườn, chuyển mục đích sử dụng đất, phòng chuyên môn phải phối hợp với UBND xã, thị trấn để xác minh lại nguồn gốc và hiện trạng sử dụng đất; hồ sơ thuộc lĩnh vực LĐTBXH do Sở LĐTBXH thường xuyên chuyển kết quả chậm". Ông Nguyễn Văn Canh, Chánh Văn phòng UBND huyện Quốc Oai cũng cho biết: "Hiện tại, huyện có 685 hồ sơ thuộc lĩnh vực LĐTBXH đã quá hạn nhưng chưa có kết quả. Lý do quá hạn là Phòng LĐTBXH chuyển hồ sơ lên Sở LĐTBXH để giải quyết bước tiếp theo nên thời gian hoàn thiện thủ tục tăng lên".

Như vậy, con số thực tế về hồ sơ quá hạn là không nhiều đến thế. Với việc ứng dụng CNTT, hệ thống máy tính tự động tính thời gian giải quyết hồ sơ theo số ngày đã cài đặt nên đơn vị bị máy tính tính tất cả với những thủ tục mà đơn vị đã làm xong phần trách nhiệm, đã chuyển đến cơ quan phối hợp liên thông mà chưa có phản hồi. Ông Mai Thiện Thành khẳng định: "Một trong những nguyên nhân của việc tổng hợp sai là chính cán bộ đơn vị không phân định rõ được vấn đề, không xác định được rõ là mình đã làm xong phần trách nhiệm của mình". Chẳng hạn, với thủ tục thẩm định hồ sơ đề nghị cấp lại bằng "Tổ quốc ghi công", bộ phận "một cửa" cấp huyện chỉ có nhiệm vụ thụ lý hồ sơ rồi chuyển lên phòng LĐTBXH của huyện, phòng xem xét rồi chuyển tiếp lên Sở LĐTBXH. Như vậy là cấp huyện đã làm xong phần trách nhiệm của mình, chỉ chờ ngày sở giải quyết xong thì trả cho công dân. Có như vậy mới xác định rõ việc chậm trễ, quá hạn là do lỗi của các cơ quan liên thông khác.