Đưa sáng kiến cải cách hành chính vào thực tiễn Thủ đô

Việc thành phố Hà Nội đưa sáng kiến vào áp dụng góp phần nâng cao chất lượng công việc, phục vụ người dân, doanh nghiệp, đồng thời khẳng định giá trị thiết thực của hoạt động khuyến khích đổi mới trong cải cách hành chính.

Kiosk số phát huy hiệu quả

Giảm giấy tờ, rút ngắn thời gian chờ đợi, hạn chế việc người dân phải đi lại nhiều lần là những yêu cầu đặt ra trong cải cách thủ tục hành chính. Từ đó, thành phố Hà Nội thúc đẩy số hóa tài liệu, đổi mới cách tiếp nhận, xác thực và sử dụng hồ sơ theo hướng thuận tiện hơn.

Đầu tháng 11-2025, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội phối hợp với Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam ra mắt mô hình thí điểm Kiosk thông minh và hệ thống xác thực, cấp bản sao số tài liệu điện tử. Sau khi được UBND thành phố chấp thuận chủ trương, ngày 26-3-2026, Trung tâm triển khai hệ thống với 30 Kiosk tại các điểm hỗ trợ dịch vụ công số.

Kiosk ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI), nhận dạng ký tự quang học (OCR) và xác thực sinh trắc học, hỗ trợ định danh bằng thẻ căn cước gắn chip kết hợp xác thực khuôn mặt hoặc tài khoản VNeID. Người dân có thể quét tài liệu để số hóa, phục vụ xác thực và chuẩn bị hồ sơ điện tử.

Mô hình đáp ứng hai nhu cầu: Chứng thực tài liệu điện tử và số hóa hồ sơ phục vụ giải quyết thủ tục hành chính. Tài liệu sau khi số hóa, xác thực có thể được lưu trữ, tải xuống để sử dụng lại, hướng tới nguyên tắc “một lần số hóa, nhiều lần sử dụng”.

Theo thông tin từ Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố, tính đến ngày 18-6-2026, hệ thống ghi nhận 3.498 lượt sử dụng, tỷ lệ giao dịch thành công đạt 99%, gồm 2.552 lượt chứng thực tài liệu điện tử và 946 lượt số hóa hồ sơ. Thời gian thực hiện có thể giảm từ khoảng 15 phút xuống còn 3-5 phút mỗi hồ sơ; hệ thống cũng ghi nhận 386 lượt tải hồ sơ để sử dụng lại.

Tại Điểm hỗ trợ dịch vụ công số Cầu Giấy, từ ngày 1-4-2026 đến 20-10-2026, Kiosk ghi nhận 7.461 lượt sử dụng, tỷ lệ giao dịch thành công đạt 99%, trong đó có 4.909 lượt chứng thực tài liệu điện tử và 2.031 lượt số hóa hồ sơ.

Chia sẻ về hiệu quả triển khai, chị Nguyễn Thị Hiền Trang, lễ tân Chi nhánh số 2, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố cho biết: “Việc số hóa hồ sơ và cấp bản sao số tạo điều kiện thuận lợi cho khai thác, tái sử dụng dữ liệu, hạn chế yêu cầu người dân xuất trình hoặc nộp lại giấy tờ đã được số hóa. Mô hình cũng giảm tải đáng kể khối lượng công việc tại điểm hỗ trợ, nhất là ở các khâu sao chụp tài liệu, kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn hoàn thiện và số hóa hồ sơ trước khi tiếp nhận, giúp cán bộ có điều kiện tập trung hơn vào thẩm định, xử lý hồ sơ và giải quyết các trường hợp phức tạp”.

Nhiều năm làm việc trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, chị Nguyễn Thị Kim Ngân, Điểm trưởng Điểm hỗ trợ dịch vụ công số Hồng Vân, Chi nhánh số 11, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội, đã ba năm liên tiếp tham dự Cuộc thi tìm kiếm ý tưởng, giải pháp CCHC của thành phố. Những vướng mắc trong công việc hằng ngày và nhu cầu của người dân là động lực để chị tìm tòi cách làm mới.

Chị Nguyễn Thị Kim Ngân chia sẻ: “Tôi rất mong muốn được đưa ra những sáng kiến, giải pháp tích cực để giải quyết các vướng mắc thực tiễn trong việc giải quyết thủ tục hành chính, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dân và cải thiện các chỉ số CCHC tại cơ quan đang công tác”.

Theo chị Ngân, điều tâm huyết nhất trong mỗi bài dự thi là “lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm, biến các quy định khô khan thành giải pháp thực tế nhằm giảm thời gian, chi phí và mang lại sự hài lòng, minh bạch trong từng dịch vụ công”. Các giải pháp chị đề xuất không dừng ở bài dự thi mà đã được triển khai tại cơ quan.

Từ công việc, hình thành cách làm mới

Trong khi khối cơ quan hành chính hướng tới đơn giản hóa thủ tục cho người dân, tại Trường THCS Hoàng Liệt, sáng kiến công nghệ xuất phát từ nhu cầu đổi mới quản trị, điều hành và nâng cao chất lượng giảng dạy.

Sau sáp nhập với Trường THCS Linh Đàm, Trường THCS Hoàng Liệt có 227 cán bộ, giáo viên, nhân viên. Khối lượng công việc tăng, đòi hỏi nhà trường tổ chức quản lý thông tin, hồ sơ khoa học hơn. Ban Giám hiệu nhà trường xây dựng hệ thống điều hành chung, từng bước đưa hoạt động quản lý lên môi trường số.

Hiệu trưởng Trường THCS Hoàng Liệt Nguyễn Thị Xuân cho biết: “Sau sáp nhập, chuyển từ quản lý sang quản trị là một yêu cầu hết sức quan trọng. Xuất phát từ yêu cầu đó, nhà trường chủ động rà soát lại cơ cấu phối hợp, tổ chức công việc và xây dựng những công cụ phục vụ trực tiếp hoạt động điều hành”.

Nhà trường xây dựng sơ đồ tổ chức bộ máy, xác định rõ đầu mối phụ trách, làm cơ sở phân công và phối hợp. Hệ thống quản lý chung được phát triển theo hướng tích hợp giao nhiệm vụ, quản lý nhân sự, đánh giá cán bộ, cơ sở dữ liệu và hồ sơ điện tử.

Nổi bật là chức năng giao việc, theo dõi tiến độ và tự động nhắc hạn. Nhiệm vụ được phân cấp từ nhà trường đến tổ trưởng, nhóm trưởng và giáo viên. Người thực hiện cập nhật kết quả, nêu vướng mắc; người quản lý theo dõi trạng thái, tổng hợp báo cáo, hạn chế bỏ sót công việc.

Theo cô Nguyễn Thị Xuân, nền tảng giúp thuận tiện lưu trữ, tra cứu và đánh giá kết quả tham mưu. Một số công cụ quản lý hồ sơ đã được sử dụng; ứng dụng giao việc đang chạy thử, từng bước hoàn thiện trước khi mở rộng toàn trường.

Cô Đặng Hồng Loan, Tổ trưởng Tổ Khoa học tự nhiên, Trường THCS Hoàng Liệt cho biết: “Ứng dụng giúp giáo viên chủ động nhận kế hoạch, cập nhật tiến độ, phản hồi kết quả mà không phải thường xuyên họp trực tiếp. Đặc biệt là không phải đánh giá theo cảm tính nữa mà có định lượng hết rồi. Dữ liệu về nhiệm vụ, thời hạn và kết quả tạo căn cứ đánh giá trách nhiệm, tiến độ, chất lượng công việc”.

Nhà trường còn xây dựng kho học liệu dùng chung, gồm: Video minh họa, bài giảng, đề kiểm tra và tài liệu theo môn học; sử dụng phòng họp thông minh để kết nối các điểm trường. Công nghệ cũng được ứng dụng trong quản lý hồ sơ giáo viên, điểm danh học sinh và thông báo phụ huynh.

Theo cô Loan, việc tiếp cận công nghệ ban đầu không dễ với giáo viên quen phương pháp truyền thống. Tuy nhiên, đồng nghiệp hỗ trợ lẫn nhau, giáo viên trẻ giúp người lớn tuổi làm quen công nghệ, còn người có kinh nghiệm đóng góp tri thức và phương pháp giảng dạy. Cô chia sẻ: “Nếu mình không tự học, không học hỏi và không bắt kịp với thời cuộc thì mình sẽ lạc hậu”.

Khi các sáng kiến CCHC xuất phát từ vướng mắc thực tế và người sử dụng cùng tham gia hoàn thiện, khả năng ứng dụng bền vững sẽ cao hơn. Tinh thần ấy cũng là điều Cuộc thi tìm kiếm ý tưởng, giải pháp CCHC của thành phố Hà Nội hướng tới.

Tiếp nối hai lần thi năm 2024 và 2025, kế hoạch cuộc thi năm 2026 của UBND thành phố nhấn mạnh tính mới, sáng tạo, khả thi và lợi ích thiết thực; đồng thời mở ra khả năng đưa bài dự thi vào ứng dụng, nhân rộng mô hình phù hợp. Hiện Ban tổ chức đang chấm thi, đánh giá và dự kiến công bố, trao giải trong quý IV-2026. Ý nghĩa của cuộc thi không chỉ tôn vinh ý tưởng sáng tạo mà còn khuyến khích cán bộ, công chức, viên chức mạnh dạn đề xuất, thử nghiệm và chia sẻ cách làm hữu ích.

Để sáng kiến không dừng trên giấy, bên cạnh tâm huyết của người đề xuất còn cần sự ủng hộ của người đứng đầu, nguồn lực phù hợp, cơ chế phối hợp và đánh giá khách quan hiệu quả sau triển khai. Khi cách làm tốt được kiểm chứng, điều chỉnh và nhân rộng phù hợp, cuộc thi sẽ trở thành động lực đổi mới liên tục.