Bán hàng online: Đừng để sai sót thuế thành rủi ro lớn

Năm nhóm rủi ro thuế dễ phát sinh

Thương mại điện tử Việt Nam đang tăng trưởng nhanh, với quy mô thị trường năm 2025 ước đạt 31-32 tỷ USD, tăng khoảng 25,5-27% so với năm 2024 và chiếm khoảng 10-12% tổng mức bán lẻ hàng hóa, doanh thu dịch vụ tiêu dùng cả nước.

Quy mô ngày càng lớn cũng đặt hoạt động kinh doanh trên nền tảng số trước yêu cầu quản lý chặt chẽ hơn. Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 cùng các nghị định, thông tư hướng dẫn đang từng bước hình thành mô hình quản lý thuế dựa trên dữ liệu, định danh và quản trị rủi ro.

Đáng chú ý, từ năm 2026, trách nhiệm của các sàn thương mại điện tử có chức năng đặt hàng, thanh toán trực tuyến được tăng cường thông qua cơ chế khấu trừ, khai thay và nộp thay thuế đối với hộ, cá nhân kinh doanh.

Theo bà Nguyễn Thị Cúc, Chủ tịch Hội Tư vấn Thuế Việt Nam, cơ chế này giúp giảm đáng kể thủ tục cho người kinh doanh, nhưng không đồng nghĩa người bán có thể giao toàn bộ trách nhiệm cho nền tảng. Người kinh doanh vẫn phải chủ động kiểm soát doanh thu, hóa đơn, chứng từ và nghĩa vụ thuế của mình.

Từ thực tiễn quản lý, ông Nguyễn Tiến Minh, Phó Trưởng Thuế thành phố Hà Nội cho biết, cơ quan thuế đã nhận diện 5 nhóm rủi ro phổ biến đối với hoạt động kinh doanh trên nền tảng số.

Thứ nhất là rủi ro về chính sách, khi hộ, cá nhân kinh doanh chưa kịp cập nhật các quy định mới.

Thứ hai là rủi ro về dòng tiền, nhất là khi người kinh doanh sử dụng lẫn tài khoản cá nhân và tài khoản phục vụ kinh doanh, hoặc không tách bạch dòng tiền giữa các hoạt động.

Thứ ba là rủi ro về hóa đơn, bao gồm lập sai, lập thiếu hoặc không có đầy đủ chứng từ liên quan.

Thứ tư là rủi ro về lưu trữ hồ sơ, khiến người kinh doanh gặp khó khăn khi chứng minh doanh thu, chi phí, nguồn gốc hàng hóa hoặc giải trình với cơ quan quản lý.

Cuối cùng là rủi ro về kê khai thuế, thường xuất phát từ những sai sót của các nhóm trên.

Theo ông Minh, quản lý thuế tại Hà Nội đang chuyển mạnh từ phương thức thủ công sang quản lý dựa trên dữ liệu định danh, giao dịch, hóa đơn điện tử và dòng tiền. Cùng với dữ liệu do người nộp thuế cung cấp, cơ quan thuế có thể đối chiếu thông tin từ sàn thương mại điện tử, hóa đơn điện tử, ngân hàng, tổ chức trung gian thanh toán, ví điện tử, đơn vị vận chuyển và các nguồn dữ liệu liên quan.

Làm rõ thêm vấn đề này, ông Đặng Văn Thành, Phó Chi cục trưởng Chi cục Thuế Thương mại điện tử cho biết, các dữ liệu có thể được liên kết thông qua mã số thuế, số định danh cá nhân, số điện thoại, tài khoản nhận tiền, chủ gian hàng và địa chỉ kinh doanh. Điều này cho thấy một giao dịch online ngày càng để lại nhiều dấu vết. Vì vậy, quan niệm bán hàng qua mạng là hoạt động khó kiểm soát đang dần không còn phù hợp.

Sai dữ liệu, thiếu hóa đơn – rủi ro không chỉ ở tiền thuế

Một vấn đề được nhiều người kinh doanh quan tâm là trường hợp doanh thu do sàn thương mại điện tử chuyển đến cơ quan thuế không khớp với doanh thu thực tế.

Ông Đặng Văn Thành cho biết, khi phát hiện chênh lệch, người bán cần chủ động liên hệ với sàn để rà soát, đối chiếu và xác định nguyên nhân. Nếu xác định có sai sót trong dữ liệu đã kê khai, sàn phải thực hiện kê khai bổ sung, điều chỉnh theo quy định và cập nhật lại thông tin gửi cơ quan thuế.

Như vậy, người bán không nên có tâm lý “sàn kê khai thì sàn chịu”. Việc thường xuyên đối soát dữ liệu vừa là yêu cầu tuân thủ, vừa là cách để người bán bảo vệ quyền lợi của chính mình khi phát sinh sai lệch.

Ở góc độ quản lý thương mại điện tử, bà Lê Thị Hà, Trưởng phòng Quản lý hoạt động thương mại điện tử, Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số cho biết, các quy định mới tập trung quản lý ba dòng thông tin cốt lõi là chủ thể, nguồn hàng và luồng tiền.

Người bán phải được định danh, xác thực; tài khoản thanh toán phải gắn với đúng chủ thể; thông tin về hàng hóa, nguồn gốc, xuất xứ phải được cung cấp đầy đủ. Các nền tảng cũng phải tăng cường giám sát, lưu trữ dữ liệu và phối hợp xử lý vi phạm.

Nguyên tắc được đặt ra là “ai sai, người đó chịu trách nhiệm”. Nếu người bán cung cấp thông tin trung thực nhưng sai lệch phát sinh từ hệ thống của nền tảng, nền tảng phải có trách nhiệm khắc phục, điều chỉnh dữ liệu và chịu trách nhiệm đối với vi phạm phát sinh. Tuy nhiên, phần trách nhiệm của người bán vẫn rất lớn, đặc biệt ở hóa đơn điện tử.

Bà Nguyễn Thị Cúc cho biết, dù nhiều sàn đã thực hiện khấu trừ, khai thay và nộp thay thuế, nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử vẫn là một vấn đề cần lưu ý. Trên thực tế, phần lớn giao dịch thương mại điện tử là bán lẻ, người mua không có nhu cầu nhận hóa đơn, trong khi người bán có thể vẫn phải thực hiện các yêu cầu về hóa đơn theo quy định.

Đáng chú ý, rủi ro còn tăng lên với người bán đa kênh. Một cá nhân có thể đồng thời bán hàng trên Shopee, TikTok Shop, Facebook, website riêng và cửa hàng trực tiếp. Nếu chỉ theo dõi doanh thu từng kênh mà không tổng hợp toàn bộ hoạt động kinh doanh, người bán có thể xác định không đúng nghĩa vụ thuế.

Theo bà Nguyễn Thị Cúc, ngay cả khi doanh thu trên từng kênh riêng lẻ không lớn, người kinh doanh vẫn cần nhìn tổng thể doanh thu của toàn bộ hoạt động. Việc cố tình không kê khai hoặc kê khai không đúng có thể dẫn đến truy thu, xử phạt; trường hợp hành vi trốn thuế đạt mức theo quy định còn có thể bị xem xét xử lý theo pháp luật hình sự.

Trong bối cảnh đó, phòng ngừa rủi ro thuế không nên bắt đầu từ thời điểm cơ quan thuế kiểm tra mà phải bắt đầu ngay khi người bán tổ chức hoạt động kinh doanh. Người kinh doanh cần thường xuyên cập nhật chính sách, sử dụng tài khoản thanh toán chính chủ, tách bạch dòng tiền, tổng hợp doanh thu từ tất cả các kênh, lưu trữ hóa đơn và chứng từ, đồng thời chủ động đối soát dữ liệu với sàn thương mại điện tử.