Thủ tục tổ chức đại hội đồng cổ đông thường niên

Phạm Bích Liên

Luật sư Vũ Thái Hà (Công ty Luật trách nhiệm hữu hạn YouMe, email: info@youmevietnam.com) trả lời:

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2005 (LDN) và các văn bản hướng dẫn, việc tổ chức đại hội đồng cổ đông thường niên (ĐH) gồm các bước sau:
1. Lập danh sách người dự họp: Người triệu tập ĐH phải lập danh sách cổ đông có quyền dự họp dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Danh sách này được lập khi có quyết định triệu tập và phải hoàn tất trước ngày khai mạc ĐH tối thiểu 30 ngày, nếu điều lệ công ty (ĐL) không quy định thời hạn ngắn hơn.

2. Thông báo mời họp: Nếu ĐL không quy định thời hạn thì chậm nhất 7 ngày làm việc trước ngày khai mạc ĐH, người triệu tập ĐH phải gửi thông báo mời họp, kèm theo mẫu chỉ định đại diện theo ủy quyền dự họp, chương trình họp, phiếu biểu quyết, các tài liệu thảo luận làm cơ sở thông qua quyết định và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp đến tất cả cổ đông có quyền dự họp (các tài liệu trên phải được gửi bằng phương thức bảo đảm đến địa chỉ thường trú của cổ đông).

3. Điều kiện tiến hành ĐH: Nếu ĐL không có quy định khác, ĐH được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 65% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết. Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện nêu trên, người triệu tập được triệu tập ĐH lần thứ hai trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày dự định ĐH lần thứ nhất. ĐH lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 51% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết. Trường hợp ĐH lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành thì được triệu tập ĐH lần thứ ba trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày dự định ĐH lần thứ hai. Trong trường hợp này, đại hội đồng cổ đông được tiến hành không phụ thuộc vào số cổ đông tham dự và tỷ lệ số cổ phần có quyền biểu quyết của các cổ đông tham dự.

4. Biểu quyết tại ĐH: Quyết định của đại hội đồng cổ đông được thông qua tại ĐH khi có đủ các điều kiện sau, nếu ĐL không có quy định khác: được số cổ đông đại diện ít nhất 65% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp chấp thuận; đối với quyết định về loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; sửa đổi, bổ sung ĐL; tổ chức lại, giải thể công ty; đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty thì phải được số cổ đông đại diện ít nhất 75% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp chấp thuận; việc biểu quyết bầu thành viên hội đồng quản trị và ban kiểm soát phải thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu.

5. Biên bản ĐH: Nội dung ĐH phải được ghi vào sổ biên bản của công ty và phải có đủ các yêu cầu tại khoản 1 Điều 106 LDN. Biên bản ĐH phải lập và thông qua trước khi bế mạc ĐH. Ngoài việc lưu trữ tại trụ sở chính của công ty, biên bản ĐH phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày bế mạc đại hội.