Phạt tới 30 triệu đồng hành vi truy cập, sao chép trái phép tài liệu lưu trữ

Nghị định gồm 4 chương, 22 điều, quy định chi tiết các hành vi vi phạm hành chính trong hoạt động lưu trữ; hình thức xử phạt, mức phạt tiền; biện pháp khắc phục hậu quả; thẩm quyền xử phạt và tổ chức thi hành. Các hành vi liên quan đến tài liệu bí mật nhà nước tiếp tục được xử lý theo quy định chuyên ngành về an ninh, trật tự, an toàn xã hội.

Theo quy định mới, mức phạt tiền tối đa đối với cá nhân trong lĩnh vực lưu trữ là 30 triệu đồng, đối với tổ chức là 60 triệu đồng. Hộ gia đình, hộ kinh doanh bị xử phạt theo mức áp dụng cho cá nhân. Ngoài cảnh cáo và phạt tiền, hình thức xử phạt bổ sung đáng chú ý là tước quyền sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ từ 3 đến 6 tháng.

Đáng lưu ý, việc xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ trên môi trường điện tử sẽ áp dụng theo quy định riêng về xử phạt trực tuyến, bảo đảm đồng bộ với hệ thống pháp luật xử lý vi phạm hành chính hiện hành.

Siết mạnh hành vi truy cập, sao chép, làm mất và hủy trái phép tài liệu lưu trữ

Một trong những nhóm hành vi bị xử phạt nặng nhất theo Nghị định 31/2026/NĐ-CP là các vi phạm liên quan đến truy cập, sao chép, chia sẻ và làm sai lệch tài liệu lưu trữ.

Cụ thể, hành vi mang tài liệu lưu trữ ra ngoài kho lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ lịch sử khi chưa được phép bằng văn bản sẽ bị phạt từ 15 đến 20 triệu đồng.

Mức phạt cao nhất từ 20 đến 30 triệu đồng được áp dụng đối với hàng loạt hành vi nguy hiểm cho an toàn dữ liệu lưu trữ, bao gồm: truy cập, sao chép, chia sẻ trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu lưu trữ; cung cấp, chuyển giao, mua bán, chiếm đoạt hoặc hủy tài liệu trái phép; làm sai lệch nội dung, làm mất tính toàn vẹn của tài liệu; làm hỏng hoặc làm mất tài liệu lưu trữ.

Đặc biệt, hành vi sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích bịa đặt, bôi nhọ, xúc phạm danh dự, nhân phẩm cá nhân cũng bị xử phạt ở mức cao nếu chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.

Song song với phạt tiền, Nghị định quy định chặt chẽ các biện pháp khắc phục hậu quả. Người vi phạm buộc hoàn trả tài liệu về đúng kho lưu trữ; buộc hủy toàn bộ bản sao đã sao chép trái phép; buộc nộp lại tài liệu đã mua bán, chiếm đoạt hoặc chuyển giao trái phép. Trường hợp sử dụng tài liệu để đưa tin sai sự thật, người vi phạm còn phải cải chính công khai và xin lỗi cá nhân bị ảnh hưởng.

Phạt nặng vi phạm nộp hồ sơ, bảo quản và kho lưu trữ

Bên cạnh các hành vi xâm phạm trực tiếp tài liệu, Nghị định cũng tăng cường xử phạt đối với vi phạm trong thu nộp và bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Theo đó, các hành vi như không lập hồ sơ công việc đã giải quyết xong, hồ sơ không đạt yêu cầu kỹ thuật hoặc không lập biên bản khi thu nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử sẽ bị xử phạt cảnh cáo. Trường hợp tái phạm, cá nhân có thể bị phạt từ 1 đến 3 triệu đồng.

Đáng chú ý, cá nhân không nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành sẽ bị phạt từ 4 đến 6 triệu đồng. Đối với tổ chức không nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử, mức phạt tăng mạnh lên 15 đến 20 triệu đồng.

Ở lĩnh vực bảo quản tài liệu, Nghị định quy định phạt từ 5 đến 10 triệu đồng đối với các vi phạm liên quan đến lưu trữ số như không kiểm tra, sao lưu dữ liệu hoặc không tuân thủ quy trình kỹ thuật. Với các vi phạm nghiêm trọng hơn về cơ sở vật chất, tổ chức không bố trí kho lưu trữ theo quy định hoặc không trang bị thiết bị bảo vệ kho chuyên dụng sẽ bị phạt từ 15 đến 25 triệu đồng.

Ngoài tiền phạt, các đơn vị vi phạm buộc phải bố trí lại kho lưu trữ đúng quy chuẩn, trang bị thiết bị bảo quản và thực hiện đầy đủ việc sao lưu dữ liệu theo quy định.

Việc ban hành Nghị định 31/2026/NĐ-CP được xem là bước hoàn thiện quan trọng trong khung pháp lý về lưu trữ, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ trong quản lý nhà nước. Khi tài liệu ngày càng tồn tại dưới dạng điện tử và được khai thác trên môi trường mạng, nguy cơ xâm phạm dữ liệu, làm sai lệch hồ sơ và thất thoát thông tin cũng gia tăng tương ứng. Nghị định sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 8/3/2026.

P.T