Hiệu quả từ công tác lưu trữ

Thực hiện quy định của Trung ương và thành phố Hà Nội, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội đã chủ động hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tiến hành kiểm tra, lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn đến hạn giao nộp vào lưu trữ lịch sử. Năm 2020, trung tâm đã thu thập 6 phông lưu trữ với tổng số 3.303 hồ sơ. Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ Hà Nội Vũ Đức Tuyên cho biết, hiện nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội đang bảo quản 85 phông tài liệu lưu trữ rất có giá trị, thời gian tài liệu lưu trữ từ năm 1923 đến 2014 với 420.196 hồ sơ.

Những tài liệu này phần lớn phản ánh về kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng các giai đoạn khác nhau của thành phố Hà Nội và tỉnh Hà Tây cũ; có thể đáp ứng khoảng 90% nhu cầu của độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu. Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố đã quan tâm phát huy giá trị tài liệu dưới nhiều hình thức: Phục vụ độc giả (bố trí phòng đọc rộng 30m2), trưng bày triển lãm tài liệu, đăng tải trên website của Chi cục Văn thư - Lưu trữ Hà Nội.

Anh Đỗ Xuân Anh (ở 25 Nguyễn Ngọc Vũ, phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, Hà Nội) cho biết: “Do làm việc ở văn phòng công chứng, cần thông tin liên quan tới nhiều tài liệu quan trọng nên tôi thường xuyên đến Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội nhờ tra cứu. Hầu hết các nội dung tôi cần đều tìm được, đáp ứng tốt cho công việc của mình”.

Với kinh nghiệm 13 năm làm công tác văn thư lưu trữ, chị Vũ Thị Hoa, lưu trữ viên bộ phận Tổ chức sử dụng tài liệu thuộc Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội chia sẻ: “Làm nhiệm vụ tiếp nhận thông tin và trả kết quả cho độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu, tôi luôn hòa nhã, lắng nghe để đáp ứng tốt nhất yêu cầu của họ”.

Năm 2020, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội đã hướng dẫn, thực hiện thủ tục và trình ký nhu cầu tra tìm thông tin, tài liệu lưu trữ cho 355 lượt người với hơn 530 hồ sơ, văn bản; từ đầu năm 2021 đến nay, con số này là 173 lượt người với gần 200 hồ sơ, văn bản. 100% thủ tục hành chính đều được giải quyết đúng quy trình và thời hạn, không có hồ sơ nào chậm muộn.

Theo Phó Giám đốc Sở Nội vụ Hà Nội Nguyễn Thị Liễu, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố đã từng bước trở thành địa chỉ tin cậy cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân đến nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức, cá nhân trên địa bàn thành phố.

Bên cạnh kết quả đạt được, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội Vũ Đức Tuyên cho rằng, hoạt động của đơn vị vẫn còn một số tồn tại cần sớm khắc phục trong thời gian tới. Đó là, một số cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu chưa hợp tác, giao nộp tài liệu về Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố, nhất là các cơ quan, đơn vị theo ngành dọc trên địa bàn thành phố. Tài liệu trước đây của các cơ quan, tổ chức chưa được lập, quản lý chặt chẽ nên việc giao nộp nhiều tài liệu hồ sơ không đầy đủ. Bên cạnh đó, tài liệu trong kho mới được số hóa một phần rất nhỏ nên khó khăn trong việc phục vụ độc giả theo thủ tục hành chính ở mức độ 3, 4. Đáng chú ý, hệ thống máy chủ của trung tâm được trang bị từ lâu chưa được nâng cấp nên không thể đáp ứng về lưu trữ điện tử trong thời gian tới.

“Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 3-4-2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” đã đề ra mục tiêu bảo đảm 100% lưu trữ lịch sử, lưu trữ chuyên ngành có giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử với thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Để đạt mục tiêu này, thời gian tới, đòi hỏi sự quan tâm đồng bộ của các cấp, các ngành, cơ quan, đơn vị ngay từ hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, đặc biệt là cần chú trọng bố trí kinh phí thực hiện công tác lưu trữ điện tử”, bà Nguyễn Thị Liễu nhấn mạnh.