Sự tiện dụng và hiệu quả quản lý

Tuy nhiên, qua kiểm tra của Bộ Tư pháp, việc thụ lý hồ sơ ở nhiều phường trên địa bàn Hà Nội vẫn vướng bởi những lỗi không đáng có. Đáng lưu ý, có thủ tục hành chính vô tình bị kéo dài thêm không chỉ với người dân đến giao dịch mà cả cán bộ thụ lý hồ sơ.

Chưa đến ngày công bố kết quả kiểm tra chính thức nhưng theo Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực (Bộ Tư pháp) - đơn vị chịu trách nhiệm khảo sát ngẫu nhiên một số hồ sơ đăng ký hộ tịch, chứng thực; hướng dẫn, hỗ trợ tại chỗ và cho ý kiến để giải quyết một số trường hợp vướng mắc tại hai quận mới của Hà Nội là Nam Từ Liêm và Bắc Từ Liêm, dù chưa phát hiện sai sót lớn nhưng các đơn vị đều có những lỗi không đáng có.

Cụ thể, tại quận Nam Từ Liêm, công chức bộ phận "một cửa" khi chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, có lúc không tiếp nhận bản photocopy do người dân tự mang đến mà yêu cầu phải photocopy tại trụ sở của UBND quận. Tại thời điểm kiểm tra, Phòng tư pháp đã quên không vào sổ chứng thực chữ ký người dịch đối với các số chứng thực từ 1 đến 30, không có hồ sơ lưu kèm theo. Tại các phường thuộc quận Nam Từ Liêm, đoàn kiểm tra cũng phát hiện vô số lỗi. Đơn cử, UBND phường Cầu Diễn khi giải quyết đăng ký kết hôn cho những trường hợp cư trú tại địa bàn phường đã xác nhận tình trạng hôn nhân vào tờ khai đăng ký kết hôn trong tất cả hồ sơ. Trong khi theo quy định, việc làm này hoàn toàn không cần thiết. Hay, tại UBND phường Xuân Phương, nội dung xác nhận tình trạng hôn nhân chưa chặt chẽ, không thể biết công dân đăng ký kết hôn ở đâu... Tại UBND quận Bắc Từ Liêm, có khá nhiều thiếu sót kỹ thuật đã từng được Sở Tư pháp TP Hà Nội chỉ ra đến nay vẫn không thay đổi như một số trường hợp cải chính hộ tịch, lẽ ra phải thực hiện cải chính trong cả sổ hộ tịch và bản chính giấy khai sinh nhưng trong quyết định cho phép cải chính chỉ ghi cải chính nội dung trong giấy khai sinh. Tại UBND phường Cổ Nhuế 1, một số trường hợp lấy số chứng thực chưa đúng nguyên tắc…

Trước thực trạng trên, Giám đốc Sở Tư pháp TP Hà Nội Phan Hồng Sơn nhìn nhận, việc cán bộ, công chức thi hành công vụ vận dụng không đúng quy định hiện hành sẽ gây tác hại lớn, trước hết là đối với việc cải cách hành chính, cải cách tư pháp. Do đó, thời gian tới Sở Tư pháp, với trách nhiệm là cơ quan tham mưu giúp UBND TP Hà Nội quản lý về công tác chứng thực, hộ tịch trên địa bàn Thủ đô sẽ tăng cường kiểm tra, nắm tình hình, nhất là tại quận, huyện, xã, thị trấn xa trung tâm thành phố, những nơi khó khăn, những nơi giải quyết nhiều hồ sơ hành chính... Song song với đó là tổ chức tập huấn bằng hình thức cầm tay chỉ việc cho cán bộ, công chức để hạn chế đến mức thấp nhất sai sót, góp phần đưa công tác hộ tịch, chứng thực của thành phố đi vào nền nếp.

Về phía đơn vị được kiểm tra, dù thừa nhận những sai sót nêu trên nhưng trao đổi với phóng viên Báo Hànộimới cũng có ý kiến cho rằng, cán bộ tư pháp ở các quận, huyện nói chung đều đang trong cảnh "ít người, nhiều việc". Việc đăng ký hộ tịch dù đã cải tiến nhưng vẫn bằng phương pháp thủ công hiện nay mất rất nhiều thời gian, công sức. Chưa kể, cách này còn gây khó khăn cho cơ quan quản lý nhà nước trong quản lý, tra cứu, xác minh và xử lý về mặt nhân thân, tình trạng hiện tại của người dân. Việc đăng ký hộ tịch bằng phương pháp ghi chép cũng dễ dẫn đến sai sót từ phía người khai, người thực hiện. Công tác lưu trữ một lượng lớn hồ sơ của những năm về trước theo thời gian khó được bảo quản tốt... cũng là một thách thức. Bên cạnh đó, đang có quá nhiều văn bản cùng điều chỉnh trong lĩnh vực hộ tịch, tạo nên sự phức tạp, gây khó khăn cho cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch khi áp dụng. Người dân cũng khó phân biệt, hộ tịch của mình sẽ được áp dụng theo văn bản nào, dẫn đến đăng ký không kịp thời, chưa đầy đủ và thiếu chính xác, dữ liệu hộ tịch của cá nhân bị phân tán.

Vì vậy, bên cạnh nâng cao chất lượng cán bộ, Quốc hội cần tập trung hoàn thiện thể chế, trước hết là yêu cầu đẩy nhanh tiến độ xây dựng, sớm thông qua Luật Hộ tịch để tạo đà cho việc cấp mã số công dân, áp dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, quản lý hộ tịch. Như vậy, thay vì mang nhiều giấy tờ tùy thân như hiện nay, công dân chỉ cần cung cấp mã số cá nhân của mình là các cơ quan chức năng nắm được những thông tin cơ bản về nhân thân của họ, giảm dần các thủ tục photocopy giấy tờ, sao lưu văn bản, đối chiếu khi làm các thủ tục liên quan đến hộ tịch, chứng thực. Điều này không chỉ thuận tiện cho công dân mà còn tạo sự thống nhất trong quản lý của các cơ quan chức năng và tránh được những hiểu lầm đáng tiếc từ phía đối tượng thụ hưởng.