Quá tải hồ sơ chứng thực: Cán bộ và công dân đều oải

Quan tâm tới công tác cải cách hành chính (CCHC), huyện Từ Liêm đã tập trung đầu tư cơ sở vật chất hiện đại và tăng cán bộ giải quyết HSHC tại bộ phận "một cửa" (biên chế được giao 5, huyện bố trí 10 người). Huyện cũng đã tăng cường 2 cán bộ tư pháp (1 lãnh đạo và 1 chuyên viên) phối hợp với cán bộ bộ phận "một cửa" để tiếp nhận hồ sơ, ký chứng thực, nhằm trả kết quả ngay trong buổi làm việc. Nhưng số lượng hồ sơ quá lớn nên luôn trong tình trạng làm không xuể.

Riêng 6 tháng đầu năm 2013, lượng hồ sơ chứng thực được giải quyết tại bộ phận "một cửa" UBND huyện đã lên tới 14.057 hồ sơ (gấp 2 lần so với năm 2012). Trung bình mỗi ngày có 99 lượt hồ sơ chứng thực, tương đương 764 bản/ngày. Thậm chí, ngày 4-6-2013, cán bộ phải tiếp nhận 1.058 bản, cũng có nghĩa cán bộ phòng tư pháp và "một cửa" phải thực hiện 1.058 chữ ký chứng thực và đóng trên 5.000 lượt dấu các loại (dấu bản sao, dấu soát, dấu số bản sao, dấu chứng thực và dấu tên - chức danh). Trong khi đó, đầu việc của cán bộ tư pháp nhiều. Chưa kể, hết giờ tiếp công dân, cán bộ lại phải thực hiện việc vào sổ sách theo dõi, kiểm ngân, thu nộp phí, lệ phí vào quỹ theo quy định. Đáng chú ý, quá tải khiến công dân phải đi lại nhiều lần mới đến lượt được tiếp nhận hồ sơ, có trường hợp phải đi lại 4-5 lần mới được việc. Vì thế, 7h bộ phận "một cửa" UBND huyện Từ Liêm đã mở cửa làm việc nhưng vào mùa cao điểm như những tháng thi đại học, công dân đã ùn ùn trước cửa từ 5h.

Theo tìm hiểu, ở các quận, huyện khác, dù không "căng" như ở huyện Từ Liêm nhưng nơi nào đông dân, có nhiều trường học, nhiều cơ quan thì cán bộ tư pháp đều trong tình trạng "làm không xuể". Một trong những nguyên nhân cơ bản dẫn tới quá tải như vậy là do việc thực hiện quy định mới về thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản song ngữ (việc này trước đây đã giao thẩm quyền cho các xã, thị trấn). Cụ thể, ngày 19-11-2012, Bộ Tư pháp ban hành Công văn số 9277/BTP-HCTP hướng dẫn thẩm quyền chứng thực giấy tờ, văn bản song ngữ. Theo đó, điểm c khoản 1 Thông tư số 03/TT-BTP ngày 25-8-2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18-5-2007 của Chính phủ không còn hiệu lực mà áp dụng quy định tại Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 20-1-2012 sửa đổi, bổ sung Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP.

Theo Phó Chánh Văn phòng UBND huyện Từ Liêm Nguyễn Thị Kim Oanh: Việc chứng thực văn bản song ngữ không khác với bản tiếng Việt đơn thuần vì xét về bản chất, bản song ngữ đã được ban hành và cơ quan cấp đã xem xét kỹ lưỡng, chịu trách nhiệm về nội dung. Bản thân cán bộ chứng thực cũng không thể chịu trách nhiệm khi nội dung bằng tiếng nước ngoài có vấn đề. Mặt khác, trình độ ngoại ngữ của cán bộ chứng thực cấp huyện và cấp xã, phường không hơn nhau nhiều. Hầu hết, cán bộ đều soát nội dung của phần tiếng Việt, còn phần nội dung tiếng nước ngoài chỉ soát không sai với bản chính chứ chưa soát được nội dung có khớp với phần tiếng Việt hay không. Do đó, nên để công dân chủ động lựa chọn nơi chứng thực (ở cấp xã hay cấp huyện) nhằm giảm sự đi lại, giảm số lượng hồ sơ chứng thực cho cấp huyện.

Trên thực tế, khi công tác chứng thực về các văn bằng song ngữ được giao thẩm quyền cho cấp xã (từ tháng 7-2007 đến tháng 10-2012) chưa phát hiện trường hợp chứng thực vi phạm. Và từ khi áp dụng quy định mới về thẩm quyền chứng thực cũng chưa có cán bộ chứng thực cấp huyện phát hiện ra phần tiếng nước ngoài có sai lệch với phần tiếng Việt.

Hiện tại, UBND huyện Từ Liêm đã có thông báo với tổ chức, công dân về việc thực hiện chứng thực, trong đó, có nội dung hướng dẫn: Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính đối với văn bản tiếng Việt được giải quyết cả ở UBND xã, thị trấn và huyện; thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính được thực hiện tại UBND cấp huyện, cấp xã, không phân biệt hộ khẩu thường trú, địa chỉ của tổ chức, cá nhân… Tuy nhiên, để giải quyết triệt để tình trạng quá tải, tránh bức xúc và áp lực cho tổ chức, công dân, các ngành chức năng cần xem xét, tìm cách giải quyết phù hợp, nhất là với địa bàn có lượng giao dịch lớn về HSHC.