Áp dụng quản trị thay đổi vào thực tế như thế nào?

Hơn 260 doanh nhân đến từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã tham gia hội thảo bàn tròn “Những nguyên lý cốt lõi trong quản trị thay đổi” do Mạng cộng đồng doanh nhân Anphabe tổ chức tại TP.HCM và HN vừa qua.

Tại đây, các doanh nhân đã trao đổi khá thẳng thắn về những khó khăn của doanh nghiệp trong quản trị thay đổi, đồng thời thảo luận cùng các diễn giả một số cách tháo gỡ các trở ngại đó.

Không thể không thay đổi!

Mở đầu hội thảo, ông Jacques Ferrière - Nguyên chủ tịch Unilever VN đồng thời là diễn giả chính của hội thảo nhấn mạnh rằng thay đổi là điều tất yếu và doanh nghiệp nào muốn tồn tại bắt buộc phải thay đổi. Đồng tình cùng ông Jacques, hai diễn giả tại Việt Nam: ông Nguyễn Tuấn Quỳnh – Phó TGĐ Cty CP Vàng bạc Đá quý Phú Nhuận (PNJ) và ông Chris Harvey – TGĐ Navigos Group VN đã cùng chia sẻ những bài học và câu chuyện thực tế sống động, nhấn mạnh thêm cho quan điểm xuyên suốt của hội thảo: luôn chủ động thay đổi để phát triển.

Dẫn chứng từ câu chuyện tại PNJ, ông Quỳnh cho biết: “Từ đầu năm 2010, nhận thấy chi phí do hao hụt vàng nguyên liệu trong sản xuất khá cao nên chúng tôi xác định phải giảm 50% mức hao hụt trong sản xuất”. Quyết định này được đưa ra không những để đáp ứng những thay đổi của nền kinh tế mà còn nằm trong chiến lược liên tục cải tiến quy trình sản xuất của công ty. Cùng chia sẻ câu chuyện thay đổi, bà Huỳnh Kim Đoan, Phó TGĐ Eden Group cho hay công ty vừa mới tiến hành tái cấu trúc ban quản lý Eden Mall và ngưng cung cấp dịch vụ chuyển tiền nhanh Western Union sau hơn 15 năm triển khai.

Bà Đoan cũng bộc bạch điều khó khăn nhất khi thay đổi là vấn đề nhân sự, vì không những liên quan đến cuộc sống của những người chịu ảnh hưởng trực tiếp mà còn là sự gắn bó giữa họ với công ty suốt quá trình phát triển… Chia sẻ về việc tái cơ cấu nhân sự, ông Chris Harvey cho hay trước đây công ty phải cắt giảm dịch vụ quảng cáo báo giấy và điều chuyển nhân sự sang các bộ phận khác. Đây là một trong những bước tái cấu trúc doanh nghiệp để thích ứng tốt hơn với giai đoạn kinh tế khó khăn.

Cần có quy trình và áp dụng triệt để

Giải đáp mối quan tâm của các doanh nhân về cách quản trị thay đổi hiệu quả, ông Jacques Ferrière đưa ra quy trình 8 bước do giáo sư John Kotter – trường dạy kinh doanh Harvard – đề xướng: Gia tăng trạng thái cấp bách; Xây dựng đội ngũ “lãnh đạo Thay Đổi”; Xây dựng Tầm Nhìn đúng đắn; Có chương trình truyền thông giúp mọi người thấu hiểu; Trao quyền và khuyến khích thay đổi; nhân rộng sáng kiến; Chia nhỏ thành nhiều mục tiêu ngắn hạn; Kiểm soát chặt chẽ từng bước thay đổi; và Luôn củng cố văn hóa “sẵn sàng thay đổi”. Thiếu một trong những bước này, không cân nhắc thấu đáo hoặc thiếu kiên quyết khi thực hiện … đều có thể làm giảm lòng tin trong nội bộ và phá vỡ toàn bộ kế hoạch thay đổi.

Từ câu chuyện thực tế tại Việt Nam, ông Nguyễn Tuấn Quỳnh chia sẻ quy trình tinh gọn hơn đang áp dụng tại PNJ, gồm 6 bước: Đánh giá vấn đề toàn diện và khách quan; Truyền thông hiệu quả; Thành lập Nhóm cải tiến; Vượt qua các rào cản; Xem xét và giải quyết các vấn đề về yêu cầu kỹ thuật, tài chính; Sơ kết đánh giá và khen thưởng. Trong đó, ông lưu ý ban lãnh đạo công ty phải luôn luôn làm gương và cần khéo léo kết hợp tốt ưu thế của nhân sự mới, sẵn sàng thay đổi và nhân sự lâu năm, nhiều kinh nghiệm trong triển khai các bước thay đổi cụ thể.

Với ông Chris Harvey, trước hết nhà lãnh đạo phải xác định đúng nhu cầu thay đổi. Thứ hai, truyền đạt sự cần thiết phải thay đổi và những yếu tố cần thay đổi nhằm giúp mọi người đồng cảm và thấu hiểu “lý do” đằng sau sự thay đổi. Đây là khâu được ông đặc biệt nhấn mạnh, thậm chí là phải lặp đi lặp lại thông điệp thay đổi đến khi mọi người thực sự “thấm”. Cuối cùng, để chương trình thay đổi thành công thì phải rốt ráo triển khai và không bao giờ từ bỏ mục tiêu đã đề ra.

Quy trình thay đổi có thể được áp dụng linh hoạt trong từng bối cảnh cụ thể của từng doanh nghiệp nhưng tựu trung, cả ba diễn giả đều khẳng định khi áp dụng phải nhất quán và triệt để. Nói như ông Jacques Ferrière: “Quản trị sự thay đổi đòi hỏi sự thận trọng khi lập kế hoạch, sự tế nhị khi áp dụng, luôn luôn có sự tư vấn và tham gia của những người chịu ảnh hưởng bởi sự thay đổi. Đừng “ép buộc” sự thay đổi cho mọi người vì cách làm này chắc chắn sẽ gây ra sự kháng cự, hoài nghi hoặc thậm chí là phản đối công khai. Cuối cùng, chương trình thay đổi phải thực tế, khả thi và đo lường được”./.