Giảm giấy tờ, đơn giản hóa quy trình để gần dân, giảm gánh nặng cho doanh nghiệp

Trong cải cách hành chính, yêu cầu ấy cần được cụ thể hóa bằng việc khai thác dữ liệu để giảm giấy tờ, đơn giản hóa quy trình, tiết kiệm thời gian cho người dân. Với thành phố Hà Nội, điều quan trọng là đưa từng phương án cải cách vào thực tế, để người dân và doanh nghiệp được hưởng lợi trong mỗi công việc cần giải quyết.

Từ nhu cầu thiết thực của người dân

Ngày 10-10, hai gia đình sản phụ Hà Minh Phương và Đặng Thị Hồng đã nhận giấy khai sinh cho con tại lễ ra mắt Quầy hỗ trợ đăng ký khai sinh ở Bệnh viện Phụ sản Hà Nội. Trước đó, hai gia đình được hỗ trợ nộp hồ sơ trực tuyến để thử nghiệm quy trình. Quầy được bố trí gần nơi cấp giấy chứng sinh để hướng dẫn các gia đình làm thủ tục ngay tại bệnh viện.

Tại Nhà văn hóa tổ dân phố số 4 (phường Giảng Võ), mô hình “Nhà văn hóa số” được trang bị ki-ốt máy tính phục vụ dịch vụ công trực tuyến. Trong quá trình vận hành, Tổ chuyển đổi số cộng đồng và các đoàn thể trực tiếp tham gia hướng dẫn người dân sử dụng VNeID, iHanoi và thực hiện giao dịch điện tử.

Một điểm hỗ trợ được đặt ngay tại bệnh viện, một điểm nằm trong nhà văn hóa khu dân cư. Cả hai đều hướng tới giúp người dân tiếp cận dịch vụ công thuận tiện hơn. Những cách làm này cho thấy, cải cách cần xuất phát từ nhu cầu thực tế. Chính quyền cần hiểu người dân đang gặp khó khăn gì để có cách hỗ trợ phù hợp.

Đối với người chưa thành thạo công nghệ, có thiết bị thôi chưa đủ. Họ còn cần được hướng dẫn đăng nhập, kê khai và theo dõi kết quả. Tài liệu phục vụ lễ ra mắt mô hình tại phường Giảng Võ đặt ra yêu cầu xác định đầu mối phụ trách, công khai lịch hoạt động và chú trọng hỗ trợ người cao tuổi, người hạn chế kỹ năng số.

Lợi thế của nhà văn hóa là không gian quen thuộc với cộng đồng. Để phát huy lợi thế ấy, hoạt động hỗ trợ cần được duy trì thường xuyên. Người dân cần biết khi nào có thể đến, được hướng dẫn việc gì và liên hệ ai. Hiệu quả phải được nhìn từ nhu cầu được đáp ứng và những khó khăn được tháo gỡ trong thực tế.

Tuy nhiên, đưa địa điểm hỗ trợ đến gần dân mới là bước đầu. Sau khi hồ sơ được nộp, các cơ quan còn phải kiểm tra, xử lý và trả kết quả. Sự thuận tiện tại nơi hỗ trợ cần được tiếp nối bằng quy trình thông suốt phía sau. Đó là điều kiện để người dân thực sự bớt công sức và thời gian.

Theo báo cáo của Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội, lũy kế đã có 1.609/1.721 thủ tục hành chính được phê duyệt phương án tái cấu trúc, đạt 93,5%. Trong đó, 1.366 thủ tục được phê duyệt phương án từ đầu năm 2026; 243 thủ tục có phương án còn hiệu lực từ năm 2025.

Phê duyệt phương án mới là một bước của quá trình cải cách. Báo cáo cũng lưu ý, tỷ lệ này chưa cho biết người dân thực tế được giảm bao nhiêu giấy tờ, thời gian và chi phí. Các phương án còn phải được cụ thể hóa thành biểu mẫu, quy trình điện tử, được chạy thử và áp dụng thống nhất.

Vì vậy, mỗi phương án cần làm rõ những thay đổi khi áp dụng: Giấy tờ nào được thay bằng dữ liệu? Khâu kiểm tra nào bị trùng lặp? Những bước nào có thể thực hiện đồng thời? Đây là cơ sở để giảm yêu cầu không cần thiết và xác định phần việc còn phải tháo gỡ. Nếu các yêu cầu vẫn giữ nguyên, người dân có thể tiếp tục phải kê khai và chuẩn bị đủ giấy tờ như trước. Muốn giảm gánh nặng thủ tục, ứng dụng công nghệ phải đi cùng rà soát, đơn giản hóa cách giải quyết theo thẩm quyền.

Nguyên tắc “Nhà nước đã biết thì không nên hỏi lại” cần được thực hiện trên cơ sở dữ liệu hợp pháp và đủ điều kiện kết nối, khai thác. Cơ quan giải quyết phải xác định rõ nguồn thông tin và phạm vi được phép sử dụng. Những thông tin đủ điều kiện cần được chủ động khai thác để thay thế giấy tờ tương ứng theo quy định. Biểu mẫu và hướng dẫn cũng phải được điều chỉnh cho phù hợp.

Cải cách phải đến từng hồ sơ

Kết quả rà soát cho thấy, còn nhiều việc phải làm để hình thành những phương án cắt giảm khả thi. Theo báo cáo của Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố, đến ngày 20-10, mới có 7/16 cơ quan, đơn vị gửi kết quả rà soát theo yêu cầu của thành phố. Tổng danh mục được đề xuất cắt giảm, bãi bỏ gồm 50 thủ tục, nhưng 22 thủ tục trong số này đã được bộ chuyên ngành bãi bỏ từ trước, còn 28 thủ tục cần tiếp tục rà soát, thẩm định, chưa mặc nhiên đủ điều kiện bãi bỏ.

Những con số này đặt ra yêu cầu nâng chất lượng rà soát ngay từ từng sở, ngành. Danh mục đề xuất phải xác định đúng tình trạng pháp lý, sự cần thiết, cơ quan có thẩm quyền và cách xử lý. Thủ tục đã được bãi bỏ cần cập nhật đúng trạng thái. Thủ tục còn hiệu lực phải được đánh giá đầy đủ trước khi kiến nghị thay đổi.

Theo Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố, trong đợt rà soát trước, 15 thủ tục thuộc lĩnh vực văn hóa, thể thao không phát sinh hồ sơ nhưng chưa được đề xuất bãi bỏ, do vẫn còn hiệu lực và có khả năng phát sinh nhu cầu. Đây là chi tiết đáng chú ý. Không phát sinh hồ sơ trong một khoảng thời gian chưa đủ để kết luận thủ tục không còn cần thiết. Một số thủ tục gắn với sự kiện hiếm gặp hoặc đối tượng đặc thù. Cải cách phải bảo đảm người có nhu cầu vẫn thực hiện được quyền của mình, đồng thời giảm tối đa công sức khi thực hiện.

Theo hướng đó, Sở Y tế đề xuất đơn giản hóa, tái cấu trúc 99 thủ tục thuộc các lĩnh vực dược, an toàn thực phẩm, khám bệnh, chữa bệnh, bảo trợ xã hội và lĩnh vực liên quan. Đề xuất tập trung giảm thành phần hồ sơ và đơn giản hóa cách thực hiện.

Vì thế, cơ hội cải cách còn nằm trong những thủ tục vẫn cần duy trì. Yêu cầu quản lý phải được bảo đảm, nhưng giấy tờ và các bước xử lý cần được rà soát thường xuyên. Giảm một yêu cầu kê khai trùng lặp, thay một giấy tờ bằng dữ liệu đủ điều kiện khai thác cũng mang lại lợi ích cụ thể cho người dân.

Tại cuộc họp chiều 22-10, Phó Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội Trương Việt Dũng yêu cầu các sở, ngành và 126 xã, phường hoàn thành rà soát danh mục thủ tục hành chính có thể cắt giảm ngay trong tháng 10-2026; đưa việc rà soát thành nghiệp vụ thường xuyên. Thành phố sẽ công bố danh mục thủ tục được cắt giảm, rút ngắn thời gian để người dân, doanh nghiệp trực tiếp giám sát.
Công khai danh mục tạo căn cứ đối chiếu giữa cam kết và thực hiện. Người dân cần biết mình được giảm giấy tờ gì, thời gian giải quyết bao lâu. Cơ quan quản lý phải theo dõi việc áp dụng để phát hiện nơi hướng dẫn chưa thống nhất, yêu cầu còn trùng lặp hoặc chậm xử lý.

Trong quá trình thực hiện, một số vướng mắc vẫn cần được tháo gỡ. Hiện nay, nhiều thủ tục đang được giải quyết trên hệ thống tập trung của bộ, ngành. Thành phố không trực tiếp quyết định việc điều chỉnh quy trình và phạm vi dữ liệu được khai thác trên các hệ thống này. Dữ liệu chưa đồng bộ làm tăng thao tác và hạn chế sử dụng lại thông tin.

Tại thời điểm tổng hợp báo cáo, 134 thủ tục chưa được cung cấp trên hệ thống tập trung của bộ, ngành và đang được thực hiện trên hệ thống thành phố. Báo cáo đồng thời nêu tình trạng một số quy trình chưa được thiết lập đầy đủ, gây lỗi, treo hồ sơ và khó theo dõi tiến độ. Để tháo gỡ, cần giao rõ việc và trách nhiệm cho từng đơn vị. Những vấn đề vượt thẩm quyền phải được kiến nghị đúng cơ quan, có đầu mối theo dõi kết quả. Việc điều chỉnh hệ thống cũng cần phương án chuyển tiếp để hồ sơ đang giải quyết được tiếp tục xử lý.

Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố đề xuất duy trì những chức năng cần thiết của hệ thống thành phố, tránh trùng lặp với hệ thống Trung ương; bảo đảm sao lưu, khôi phục dữ liệu và hỗ trợ người sử dụng. Khi phát sinh sự cố, người dân cần được thông báo kịp thời về tình trạng hồ sơ và hướng giải quyết. Cùng với hỗ trợ giải quyết công việc, dữ liệu còn có thể giúp cơ quan quản lý theo dõi tiến độ và kiểm tra trách nhiệm. Trung tâm đề xuất theo dõi số thủ tục đã vận hành quy trình mới, tỷ lệ hồ sơ thực sự giảm giấy tờ, thao tác, thời gian và mức độ sử dụng lại dữ liệu.

Để đánh giá đúng, cần biết hồ sơ đang ở khâu nào, chậm tại đâu và vì sao phải bổ sung nhiều lần. Những thông tin này giúp làm rõ nguyên nhân, trách nhiệm và bất cập cần sửa trong quy trình. Một vướng mắc lặp lại ở nhiều hồ sơ phải được xem xét để khắc phục từ cách tổ chức thực hiện. Chất lượng phục vụ cũng phải được nhìn từ công sức người dân bỏ ra. Ngay cả khi hồ sơ được giải quyết đúng hạn, quy trình vẫn cần được cải tiến nếu người dân phải kê khai lại, bổ sung giấy tờ hoặc đi lại nhiều lần. Thời gian chuẩn bị, số lượt giao dịch và việc nhận kết quả đều cần được tính đến.

Từ quầy hỗ trợ tại bệnh viện, ki-ốt ở khu dân cư đến hệ thống giải quyết thủ tục của thành phố, mọi đổi mới đều phải hướng tới sự thuận tiện cho người dân. Hiệu quả đưa Nghị quyết vào cuộc sống cần được đo bằng những kết quả cụ thể: Bớt giấy tờ phải nộp, bớt lần đi lại, giảm thời gian chờ đợi. Để đạt được điều đó, dữ liệu phải được khai thác đúng quy định, quy trình phải thông suốt và trách nhiệm phải rõ ràng. Đó là cách thiết thực để nâng chất lượng phục vụ, giảm gánh nặng thủ tục cho người dân và doanh nghiệp.