Chống lãng phí dữ liệu và thiết bị số

Khi công nghệ trở thành gánh nặng chi phí

Một doanh nghiệp đăng ký nhiều phần mềm nhưng nhân viên chỉ sử dụng một vài tính năng; máy tính được thay mới dù thiết bị cũ vẫn đáp ứng yêu cầu công việc; dữ liệu được lưu trữ thành nhiều bản trùng lặp; nhân viên phải nhập đi nhập lại cùng một thông tin trên các hệ thống khác nhau. Những tình huống này có thể làm gia tăng chi phí vận hành mà không tạo ra giá trị tương xứng.

Lãng phí trong môi trường số không chỉ nằm ở số tiền mua thiết bị hay thuê phần mềm. Đó còn là thời gian lao động bị tiêu hao do quy trình thiếu liên thông, chi phí lưu trữ dữ liệu không cần thiết, nguồn lực dành cho những hệ thống ít được sử dụng và cơ hội kinh doanh bị bỏ lỡ do khai thác dữ liệu kém hiệu quả.

Nếu doanh nghiệp chỉ chuyển các thủ tục thủ công lên môi trường điện tử mà không rà soát, đơn giản hóa quy trình, sự phức tạp có thể vẫn tồn tại, thậm chí phát sinh thêm chi phí quản lý. Vì vậy, câu hỏi doanh nghiệp cần đặt ra trước mỗi quyết định đầu tư công nghệ không chỉ là hệ thống này có hiện đại hay không, mà quan trọng hơn là nó giải quyết vấn đề gì, tạo ra giá trị gì và có tương xứng với nguồn lực bỏ ra hay không?

Cơ sở pháp lý cho việc sử dụng hiệu quả nguồn lực thiết bị và dữ liệu số

Luật sư Phạm Ngọc Thanh, Đoàn Luật sư thành phố Hà Nội cho biết, Luật Tiết kiệm, chống lãng phí có hiệu lực thi hành từ ngày 1-7-2026, đã xác lập cơ sở pháp lý về tiết kiệm, chống lãng phí trong nhiều lĩnh vực, trong đó có hoạt động sản xuất, kinh doanh và tiêu dùng của doanh nghiệp, tổ chức, hộ gia đình, cá nhân.

Theo đó, Nhà nước khuyến khích doanh nghiệp và các chủ thể liên quan đầu tư nghiên cứu, ứng dụng giải pháp, sáng kiến, cải tiến khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số; đồng thời tối ưu hóa quy trình sản xuất, nâng cao năng suất lao động và giảm hao phí trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Quy định này cho thấy chuyển đổi số và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí không phải hai mục tiêu tách rời. Công nghệ cần được ứng dụng theo hướng nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực, thay vì chỉ làm tăng số lượng phần mềm, thiết bị hoặc dữ liệu mà doanh nghiệp sở hữu.

Chuyên gia pháp lý cho rằng, không phải mọi khoản đầu tư công nghệ chưa phát huy hết hiệu quả đều mặc nhiên là hành vi vi phạm pháp luật. Việc đánh giá phải căn cứ vào chủ thể, tính chất nguồn lực, mục tiêu đầu tư, quy định pháp luật áp dụng và các tình tiết cụ thể. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp thiếu kiểm soát, thường xuyên sử dụng nguồn lực không hiệu quả, để phát sinh thiệt hại hoặc vi phạm nghĩa vụ pháp lý có liên quan, rủi ro về tài chính, quản trị và trách nhiệm pháp lý có thể gia tăng.

Do đó, chủ động rà soát hiệu quả đầu tư công nghệ là biện pháp quản trị cần thiết để phòng ngừa lãng phí, bảo vệ tài sản và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Luật Thủ đô 2026 và yêu cầu nâng cao hiệu quả chuyển đổi số

Luật Thủ đô 2026 có hiệu lực thi hành từ ngày 1-7-2026, tạo khuôn khổ pháp lý cho việc xây dựng và phát triển Thủ đô trong giai đoạn mới. Trong bối cảnh Hà Nội thúc đẩy phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số, việc sử dụng hiệu quả nguồn lực công nghệ cần được nhìn nhận như một yêu cầu quan trọng trong quá trình phát triển đô thị hiện đại.

Đối với cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp hoạt động tại Hà Nội, chuyển đổi số nên gắn với mục tiêu cải thiện chất lượng quản trị, rút ngắn thời gian xử lý công việc, giảm chi phí không cần thiết và nâng cao hiệu quả phục vụ người dân, khách hàng. Việc đầu tư hệ thống công nghệ cần xuất phát từ nhu cầu thực tế, phù hợp với quy mô hoạt động và có phương án khai thác lâu dài.

Theo chuyên gia pháp lý, cần phân biệt rõ phạm vi áp dụng của các quy định pháp luật. Những yêu cầu về quản lý, sử dụng ngân sách, tài sản công và trách nhiệm của cơ quan nhà nước không thể áp dụng máy móc cho mọi doanh nghiệp tư nhân. Đối với doanh nghiệp, việc thực hiện nghĩa vụ pháp lý phải căn cứ vào quy định trực tiếp điều chỉnh hoạt động của mình; các định hướng phát triển của Thủ đô là cơ sở tham khảo quan trọng nhưng không thay thế những nghĩa vụ cụ thể do pháp luật quy định.

Doanh nghiệp nên chủ động xây dựng quy chế quản lý tài sản số, quy trình phê duyệt đầu tư công nghệ và cơ chế đánh giá hiệu quả sử dụng hệ thống, phù hợp với đặc điểm hoạt động cũng như các quy định pháp luật có liên quan.

Trong nền kinh tế số, dữ liệu và thiết bị công nghệ là những nguồn lực có giá trị, nhưng giá trị đó chỉ được phát huy khi chúng được quản lý và sử dụng đúng mục đích. Mua sắm công nghệ nhiều hơn không đồng nghĩa với chuyển đổi số tốt hơn; lưu trữ nhiều dữ liệu hơn cũng không đồng nghĩa với quản trị hiệu quả hơn.

Luật Tiết kiệm, chống lãng phí cùng khuôn khổ pháp lý về phát triển Thủ đô đặt ra cơ sở để các chủ thể quan tâm hơn đến việc sử dụng hiệu quả nguồn lực, trong đó có nguồn lực dành cho chuyển đổi số. Đối với doanh nghiệp, chủ động kiểm soát chi phí công nghệ, chuẩn hóa dữ liệu và cải tiến quy trình không chỉ giúp tiết kiệm ngân sách mà còn góp phần tăng năng suất, giảm rủi ro và nâng cao sức cạnh tranh.

“Chống lãng phí trong thời đại số vì thế không phải là hạn chế đầu tư công nghệ, mà là đầu tư có mục tiêu, sử dụng có trách nhiệm và đánh giá bằng hiệu quả thực chất. Khi mỗi phần mềm được lựa chọn đúng nhu cầu, mỗi thiết bị được khai thác hợp lý và mỗi dữ liệu được quản trị khoa học, chuyển đổi số mới thực sự trở thành động lực tạo ra giá trị bền vững”, luật sư Phạm Ngọc Thanh cho biết.