Phòng họp không giấy: Đòn bẩy xây dựng chính quyền số từ thực tiễn cơ sở

Đổi mới phương thức hội họp

Thực hiện kế hoạch của UBND thành phố Hà Nội về đợt cao điểm thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm chuyển đổi số, các địa phương trên địa bàn đã chủ động cụ thể hóa thành những hành động thiết thực. Tiên phong hành trình này, UBND phường Long Biên vừa ra mắt mô hình “Phòng họp trực tuyến, họp không giấy” tại các nhà văn hóa tổ dân phố (TDP).

Mô hình được xây dựng với điểm cầu trung tâm tại UBND phường kết nối đồng bộ đến 24 điểm cầu tại các nhà văn hóa TDP. Thông qua hệ thống phần mềm chuyên dụng (HanoiWork, Viettel Tammi), các nội dung chỉ đạo, tài liệu phục vụ cuộc họp được số hóa toàn bộ, phát hành và khai thác dưới dạng điện tử hoặc mã QR. Đại biểu tham dự có thể chủ động nghiên cứu tài liệu trước và trong cuộc họp, giúp hạn chế tối đa in ấn, sao chụp tài liệu giấy, tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng cơ sở vật chất công.

Phó Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch UBND phường Long Biên Hoàng Hải nhấn mạnh, đưa mô hình vào vận hành là bước đi quan trọng nhằm đổi mới phương thức chỉ đạo điều hành, hình thành hạ tầng dùng chung phục vụ hoạt động của Đảng ủy, HĐND, UBND, MTTQ phường, các tổ chức chính trị xã hội, TDP. Hệ thống không chỉ phục vụ cuộc họp của chính quyền mà còn là không gian tổ chức hội nghị, tập huấn, tuyên truyền pháp luật, hướng dẫn người dân tiếp cận các nền tảng số.

“Quan trọng là duy trì mô hình thường xuyên, khai thác đúng mục đích, từng bước hình thành phương thức làm việc hiện đại, tiết kiệm, tăng cường kết nối giữa phường và cơ sở. Với việc các phòng, ban, đơn vị, TDP tiếp tục phối hợp chặt chẽ trong quản lý, vận hành, bảo đảm hệ thống hoạt động ổn định và phục vụ các nhiệm vụ tại cơ sở, tôi tin tưởng mô hình sẽ từng bước vào nền nếp, trở thành một phương thức làm việc thiết thực, góp phần đổi mới công tác chỉ đạo điều hành, thúc đẩy chuyển đổi số trên địa bàn”, ông Hoàng Hải khẳng định.

Quá trình triển khai ở phường Long Biên thể hiện sự vào cuộc chủ động, sáng tạo của hệ thống chính trị và đồng thuận cao từ nhân dân. Khảo sát tại 24 nhà văn hóa TDP cho thấy 100% điểm cầu đã được trang bị máy tính, đường truyền internet tốc độ cao từ 250 Mbps trở lên; phần lớn điểm cầu có màn hình tivi kích thước lớn đáp ứng yêu cầu kết nối hình ảnh, âm thanh hai chiều.

Điển hình tại TDP số 918 phường Long Biên, bên cạnh những trang thiết bị được phường đầu tư, tập thể cán bộ, đảng viên, nhân dân đã chủ động huy động xã hội hóa để bổ sung tivi, máy tính, camera, từng bước mở rộng điểm cầu tại tầng 1 nhà văn hóa.

Theo Tổ trưởng TDP số 918 Vũ Xuân Ca, mô hình không chỉ giúp đổi mới phương thức hội họp, làm việc mà còn tạo điều kiện đưa chủ trương, chính sách, thông tin chỉ đạo của phường được truyền đạt nhanh chóng đến cơ sở; đồng thời giảm in ấn, thời gian đi lại và từng bước hình thành phương thức họp không giấy.

"Trước đây tổ chức các cuộc họp trực tiếp tại trụ sở, người dân phải di chuyển quãng đường xa, nhất là sau khi địa bàn mở rộng. Với hình thức họp trực tuyến, người dân dễ dàng tiếp nhận thông tin mà không phải đi lại vất vả"- ông Ông Vũ Xuân Ca bày tỏ.

Không dừng lại ở việc hội họp, các nhà văn hóa TDP nay trở thành những “trạm kết nối số” cộng đồng. Ngay sau ra mắt mô hình "Phòng họp không giấy", phường Long Biên đã tổ chức họp trực tuyến, tập huấn kỹ năng sử dụng ứng dụng iHanoi và vận hành các tổ chuyển đổi số cộng đồng, tăng cường tương tác trực tiếp chính quyền - người dân ngay từ cơ sở.

Nhân rộng cách làm hay, hướng tới chính quyền hiện đại, gần dân

Không chỉ Long Biên, mô hình phòng họp trực tuyến và chuyển đổi số tại cơ sở cũng ghi nhận dấu ấn tại những địa bàn khác. Tiêu biểu ở phường Vĩnh Tuy, với diện tích 2,33km² và dân số đông trên 90.500 người, nhiều khu đô thị lớn (Times City, Sunshine Garden...), việc truyền đạt chỉ đạo từ chính quyền đến các khu dân cư từng gặp không ít áp lực về khoảng cách và thời gian.

Dưới sự chỉ đạo sâu sát của Đảng ủy, UBND phường và phối hợp kỹ thuật của VNPT Giải Phóng, toàn phường đã nhanh chóng thiết lập hệ thống hội nghị trực tuyến kết nối từ trụ sở chính đến nhiều điểm nhà sinh hoạt cộng đồng. 100% điểm cầu được trang bị màn hình lớn, camera 4K đa góc, micro đa hướng cùng hạ tầng mạng an toàn, bảo mật.

Bí thư Chi bộ TDP số 37 phường Vĩnh Tuy Mai Thanh Nha đánh giá cao chất lượng kết nối ổn định và hình ảnh sắc nét của hệ thống, giúp các chi bộ nắm bắt, triển khai nhanh chóng các nghị quyết đến tận 1.300 hộ dân trong tổ. Đồng quan điểm, Bí thư Chi bộ TDP số 26 phường Vĩnh Tuy Nguyễn Xuân Mùi nhấn mạnh, họp trực tuyến giúp giảm tải đáng kể thời gian, công sức đi lại cho người dân và hạn chế độ trễ trong quá trình thực thi nhiệm vụ.

Đặc biệt, “trước đây người dân có thể cảm thấy một số chủ trương chính sách còn xa vời, nhưng giờ thông qua phòng họp trực tuyến, thông tin được truyền tải đến tận TDP. Chúng tôi có điều kiện tiếp cận thông tin thuận tiện, kịp thời và hưởng nhiều lợi ích thiết thực hơn”, Tổ trưởng TDP số 14 phường Vĩnh Tuy Nguyễn Văn Chất chia sẻ.

Hiệu quả thực tế từ "Phòng họp không giấy" đang thể hiện rõ tư duy đổi mới trong công tác quản trị đô thị tại Thủ đô. Không chỉ giải quyết bài toán tiết kiệm chi phí hành chính và thời gian, mô hình còn tạo ra không gian tương tác hai chiều hiệu quả giữa cấp ủy, chính quyền với các tầng lớp nhân dân.

Hơn nữa, tích hợp đồng bộ hạ tầng phòng họp trực tuyến với các nền tảng iHanoi, VNeID và phong trào xây dựng “TDP số” từng bước hình thành hệ sinh thái số toàn diện tại cơ sở, đưa các chủ trương của Đảng và Nhà nước thực sự vào cuộc sống, khẳng định quyết tâm xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại, phục vụ nhân dân ngày càng tốt hơn trong kỷ nguyên số.