Hà Nội: Kết nối chính quyền và doanh nghiệp trên môi trường số

Tham dự có 3 khách mời: Ông Bùi Dương, Giám đốc Trung tâm Quản trị hệ thống và Phát triển ứng dụng, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội; ông Vũ Xuân Trường, Chủ tịch UBND phường Việt Hưng (Hà Nội); bà Trần Thị Dịu, đại diện Chi nhánh Tổng công ty Chuyển phát nhanh bưu điện - Công ty cổ phần tại Hà Nội.

Theo Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố, quá trình hoạt động, các tổ chức, doanh nghiệp thường xuyên phát sinh nhu cầu gửi văn bản đến cơ quan nhà nước và tiếp nhận văn bản phản hồi. Tuy nhiên, với phương thức truyền thống, việc in ấn, chuyển gửi văn bản mất nhiều thời gian, chi phí; quá trình theo dõi tình trạng tiếp nhận, xử lý chưa thực sự thuận tiện.

Nhằm hình thành một kênh giao dịch văn bản điện tử thống nhất giữa cơ quan nhà nước và tổ chức, doanh nghiệp, ngày 21-7, UBND thành phố Hà Nội ban hành quyết định chính thức đưa vào vận hành Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước. Mục tiêu là từng bước chuyển phương thức giao dịch văn bản giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, doanh nghiệp từ môi trường giấy sang môi trường điện tử thống nhất, thuận tiện, có thể theo dõi toàn trình; văn bản điện tử có chữ ký số hợp lệ được gửi, nhận qua hệ thống có giá trị pháp lý theo quy định.

Thông qua triển khai hệ thống này, Hà Nội đặt mục tiêu 100% cơ quan, đơn vị có giao dịch văn bản với tổ chức, doanh nghiệp được kết nối và sử dụng hệ thống; 100% doanh nghiệp thành lập mới được hướng dẫn, hỗ trợ tạo tài khoản; 100% văn bản điện tử đủ điều kiện của cơ quan nhà nước gửi đến tổ chức, doanh nghiệp được thực hiện qua hệ thống.

Tại tọa đàm, các ý kiến tập trung làm rõ sự cần thiết, quy trình vận hành, những tiện ích của hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung đối với cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp; thực tiễn triển khai, những vấn đề cần tiếp tục hoàn thiện, giải pháp thúc đẩy sử dụng hệ thống thường xuyên, hiệu quả, góp phần tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả tương tác giữa chính quyền với tổ chức, doanh nghiệp trên môi trường số.

Đáng chú ý, ông Bùi Dương, Giám đốc Trung tâm Quản trị hệ thống và Phát triển ứng dụng, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội cho rằng, hằng ngày khối lượng giấy tờ và nhu cầu trao đổi thông tin bằng văn bản của doanh nghiệp với cơ quan nhà nước rất lớn. Cán bộ Trung tâm nhận thấy nếu mở được một cổng trên hệ thống điện tử để tiếp nhận văn bản của doanh nghiệp sẽ giúp gửi văn bản giữa doanh nghiệp và cơ quan nhà nước theo cả hai chiều gần như tức thời; doanh nghiệp có thể theo dõi văn bản đã được tiếp nhận đang ở khâu nào, ai xử lý...

Cũng theo vị khách mời, hệ thống còn giúp quá trình trả lời, hướng dẫn của cơ quan nhà nước rõ ràng hơn, thuận tiện kiểm tra, giám sát; hạn chế văn bản không được phản hồi hoặc né tránh trả lời. Kênh chuyển, nhận văn bản điện tử hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nguồn lực để phát triển sản xuất kinh doanh, đóng góp vào mục tiêu tăng trưởng hai con số của thành phố.

Đặc biệt, quy trình sử dụng hệ thống chuyển, nhận văn bản điện tử dành cho doanh nghiệp khá đơn giản: doanh nghiệp truy cập trang qlvbdn.hanoi.gov.vn, đăng ký tài khoản, xác thực thông tin và chữ ký số; sau đó tạo hoặc tải văn bản, ký số, lựa chọn cơ quan nhận và gửi. Có thể theo dõi các trạng thái “đã gửi - đã tiếp nhận - đang xử lý - đã phản hồi”; nhận, tra cứu và lưu trữ văn bản phản hồi... Đến nay Hệ thống đã khởi tạo lũy kế cho hơn 255.000 doanh nghiệp; hơn 5.600 tổ chức, doanh nghiệp hoàn tất xác thực chữ ký số và đưa vào sử dụng thực tế.

Góc độ lãnh đạo quản lý ở địa phương, Phó Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch UBND phường Việt Hưng Vũ Xuân Trường thông tin, việc đưa văn bản của tổ chức, doanh nghiệp về một kênh chuyển nhận thống nhất đã tạo ra thay đổi tích cực trong công tác quản lý, tiếp nhận, theo dõi văn bản tại đơn vị, làm cho nhận thức, giao tiếp giữa chính quyền địa phương và doanh nghiệp thay đổi rất nhiều, nhất là chính quyền có thể trực tiếp nghe được phản hồi từ doanh nghiệp.

“Việc triển khai hệ thống này giúp chúng tôi trực tiếp chuyển tải thông tin tới doanh nghiệp và trực tiếp nghe được phản hồi từ doanh nghiệp - bước cụ thể hóa việc chính quyền địa phương cấp cơ sở “gần dân, sát dân”, mọi quy trình giải quyết được minh bạch”, ông Vũ Xuân Trường bày tỏ.

Là người trực tiếp sử dụng, bà Trần Thị Dịu, đại diện Chi nhánh Tổng công ty Chuyển phát nhanh bưu điện - Công ty cổ phần tại Hà Nội cho hay, sau hơn 1 năm trực tiếp sử dụng hệ thống, doanh nghiệp nhận thấy thay đổi rõ nhất, rất hữu ích là có một kênh điện tử chính thức để giao dịch văn bản với cơ quan nhà nước.

“Chúng tôi có thể chủ động gửi trên hệ thống, không cần liên hệ trước với bên nhận. Hệ thống cũng cho phép doanh nghiệp tra cứu lịch sử giao dịch văn bản điện tử; giảm bớt các khâu in, sao chụp, chuyển phát văn bản..., giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực”, bà Trần Thị Dịu chia sẻ.

Cũng tại tọa đàm, các khách mời đề xuất, để hệ thống được sử dụng thường xuyên, doanh nghiệp cần được hướng dẫn không chỉ ở thời điểm bắt đầu mà cả trong quá trình sử dụng; hướng dẫn tiếp tục được trình bày ngắn gọn, dễ tìm để người mới sử dụng có thể nhanh chóng thực hiện thao tác cần thiết...

Các ý kiến cho thấy, hiệu quả của hệ thống quản lý văn bản không chỉ nằm ở số lượng tài khoản được tạo mà còn ở việc doanh nghiệp sử dụng thường xuyên, cơ quan nhà nước tiếp nhận và phản hồi đầy đủ, đơn vị vận hành tiếp tục cải thiện quy trình và hỗ trợ người dùng. Khi các khâu được kết nối thống nhất, doanh nghiệp có thể giảm thời gian gửi, theo dõi văn bản và dành thêm nguồn lực cho sản xuất kinh doanh; chính quyền có thêm cơ sở xử lý công việc minh bạch, kịp thời, gần doanh nghiệp hơn.