Công chứng điện tử: Tạo dựng niềm tin trong giao dịch số

Từ hồ sơ giấy đến giao dịch trên môi trường số

Luật Công chứng năm 2024 quy định hai hình thức công chứng điện tử là công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến. Thời gian qua, một số hoạt động công chứng đã từng bước được thực hiện trên môi trường số nhằm tạo điều kiện để hồ sơ, dữ liệu được lưu trữ, khai thác và kết nối với các hệ thống liên quan thuận tiện, dễ dàng hơn.

Điểm khác biệt của công chứng điện tử trực tuyến là các bên tham gia giao dịch có thể ở những địa điểm khác nhau. Một người ở Hà Nội có thể tham gia giao dịch với đối tác tại thành phố Hồ Chí Minh mà không nhất thiết phải di chuyển giữa hai địa phương. Qua đó, thời gian, chi phí đi lại có thể được giảm bớt, trong khi việc xác thực danh tính, ý chí và các điều kiện liên quan của các bên vẫn được thực hiện với sự tham gia của công chứng viên.

Bà Lê Thị Thu Hòa, Trưởng Văn phòng Công chứng Lê Hòa cho biết, dù mới triển khai công chứng điện tử nhưng đơn vị đã nhận thấy hiệu quả rõ rệt, trước hết là ở việc giảm thời gian đi lại và chi phí thực hiện thủ tục cho khách hàng. Thay vì phải chuẩn bị, nộp và di chuyển hồ sơ giấy qua nhiều nơi, người dân có thể thực hiện các bước trên môi trường điện tử.

Với các tổ chức hành nghề công chứng, số hóa hồ sơ cũng giúp giảm nhu cầu in ấn, lưu trữ tài liệu giấy. Hồ sơ điện tử thuận tiện cho việc lưu trữ, tra cứu và khai thác. Khi dữ liệu công chứng được kết nối với các hệ thống khác, một số khâu hành chính có thể được rút ngắn. “Xét về mặt kinh tế - xã hội, khi thực hiện công chứng điện tử, dữ liệu có thể được liên thông trên phạm vi cả nước hoặc trong phạm vi thành phố, qua đó giảm công việc hành chính cho các cơ quan nhà nước”, bà Lê Thị Thu Hòa cho biết.

Theo Phó Chủ tịch Thường trực Hiệp hội Công chứng Việt Nam Đào Duy An, việc chuyển dịch các giao dịch từ phương thức truyền thống sang phương thức kỹ thuật số là xu hướng đang diễn ra trên thế giới. Trong tiến trình đó, công chứng điện tử có thể cung cấp dữ liệu phục vụ các thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Ông Đào Duy An cho rằng, lợi ích đầu tiên người dân nhận được là sự an toàn. Các công cụ điện tử hỗ trợ kiểm soát dữ liệu, xác định danh tính, đối chiếu thông tin với các cơ sở dữ liệu, qua đó góp phần hạn chế nguy cơ giả mạo trong giao dịch. Lợi ích tiếp theo là sự thuận tiện. Người dân không nhất thiết phải trực tiếp di chuyển đến địa phương nơi giao dịch được thực hiện. Khi văn bản công chứng điện tử được kết nối với hệ thống giải quyết thủ tục hành chính, người dân có thể giảm thêm một bước đi lại.

Theo ông Đào Duy An, tại Hà Nội, Hiệp hội Công chứng Việt Nam đã phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công thực hiện một số dịch vụ toàn trình. Sau khi hoàn tất công chứng điện tử, văn bản công chứng có thể được nộp lên Cổng Dịch vụ công dưới dạng điện tử, qua đó người dân không phải tiếp tục nộp bản giấy hoặc trực tiếp đến cơ quan hành chính để thực hiện bước tiếp theo.

Công nghệ không thay thế công chứng viên

Đưa công chứng lên môi trường số không đồng nghĩa với thay thế công chứng viên bằng công nghệ. Công nghệ tạo thêm công cụ để công chứng viên xác minh thông tin, kiểm soát hồ sơ và thực hiện nghiệp vụ thuận lợi hơn. Ông Đào Duy An cho rằng, nền tảng số chỉ là công cụ hỗ trợ hoạt động công chứng, không thay thế chức năng của công chứng viên. Nếu trước đây việc xác minh chủ yếu dựa trên giấy tờ thì nay công chứng viên có thêm cơ sở dữ liệu điện tử để đối soát thông tin.

Theo ông Đào Duy An, khi xác định nhân thân của một người, công chứng viên có thể sử dụng dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và đối soát với thông tin sinh trắc học. Việc này giúp tăng khả năng nhận diện chính xác người tham gia giao dịch, qua đó góp phần hạn chế nguy cơ giả mạo về nhân thân và dữ liệu. Đối với công chứng điện tử trực tuyến được thực hiện tại các điểm cầu, mỗi điểm cầu vẫn có công chứng viên trực tiếp làm việc với khách hàng. Công chứng viên phải xác định ý chí, năng lực hành vi dân sự cũng như những yếu tố có thể tác động đến ý chí, nguyện vọng của người yêu cầu công chứng. Công nghệ có thể hỗ trợ xác minh dữ liệu, nhưng việc đánh giá ý chí, sự tự nguyện của người yêu cầu công chứng và các vấn đề pháp lý của giao dịch vẫn gắn với trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên.

Đồng quan điểm, bà Lê Thị Thu Hòa cho rằng, máy móc chưa thể thay thế hoàn toàn nghiệp vụ của công chứng viên. “Trong những giao dịch lớn hoặc trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ, công chứng viên có vai trò rất quan trọng. Công chứng viên không chỉ kiểm tra giấy tờ, dữ liệu mà còn phải trực tiếp trao đổi với khách hàng để xác định năng lực hành vi, ý chí và sự tự nguyện khi giao kết hợp đồng. Đây cũng là yêu cầu quan trọng nhằm nhận diện những giao dịch bất thường, trong đó có giao dịch có dấu hiệu liên quan đến rửa tiền”, bà Lê Thị Thu Hòa nói.

“Không phải cứ có tài sản, có giấy tờ đầy đủ là có thể thực hiện công chứng. Trong thực tế đã có trường hợp người cao tuổi bị con, cháu gây sức ép phải chuyển giao tài sản. Khi nhận thấy khách hàng không thực sự tự nguyện, công chứng viên phải giải thích và có thể từ chối công chứng theo quy định”, bà Lê Thị Thu Hòa nhấn mạnh.

Đánh giá cao việc đưa công chứng điện tử vào thực tiễn, bà Đỗ Hoàng Yến, nguyên Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp, Bộ Tư pháp cho biết, công chứng điện tử là một bước tiến lớn trong chuyển đổi số, mang lại lợi ích cho người dân, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.

Đối với doanh nghiệp, việc phát huy công chứng điện tử trong các giao dịch điện tử, giao dịch thương mại có thể giúp rút ngắn thời gian, tối ưu chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh. Thay vì mất nhiều thời gian chuẩn bị, luân chuyển hồ sơ giấy, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục trên môi trường điện tử, qua đó tiếp cận nguồn vốn nhanh hơn thông qua các hợp đồng thế chấp, cầm cố. Đối với cơ quan quản lý nhà nước, công chứng điện tử góp phần hình thành môi trường quản trị hành chính và quản trị giao dịch minh bạch hơn, hỗ trợ nâng cao hiệu quả quản lý.

Theo bà Đỗ Hoàng Yến, đây là một hành trình tất yếu trong quá trình kiến tạo niềm tin số đối với các giao dịch dân sự. Để phương thức này phát huy hiệu quả, cần sự tham gia của người dân, doanh nghiệp, tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan quản lý. Theo đó, người dân cần chủ động tiếp cận phương thức giao dịch mới; doanh nghiệp có thể khai thác công chứng điện tử để rút ngắn thời gian, tối ưu chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh. Với các cơ quan quản lý, việc hoàn thiện thể chế, tăng cường chia sẻ và liên thông dữ liệu là điều kiện quan trọng để khai thác giá trị của dữ liệu công chứng.