Hà Nội: Giải đáp vướng mắc khi sử dụng Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung
Chiều 27-8, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội tổ chức tập huấn, hướng dẫn trực tiếp và trực tuyến về Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước thành phố.
Hội nghị nhằm giới thiệu, hướng dẫn quy trình, chức năng, thao tác sử dụng hệ thống và giải đáp khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai.
Theo đại diện Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội, thành phố hiện có hơn 370.000 doanh nghiệp và 390.000 tổ chức đang hoạt động, với khoảng 25 triệu văn bản được luân chuyển mỗi năm. Trong đó, khoảng 7 triệu văn bản vẫn được xử lý bằng phương thức giấy.
Trong bối cảnh đó, việc chuyển từ phương thức gửi, nhận văn bản truyền thống sang môi trường điện tử giúp giảm thời gian thực hiện các khâu in ấn, đóng dấu, chuyển phát, chờ tiếp nhận văn bản. Việc đưa Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung vào vận hành chính thức góp phần nâng cao hiệu quả trao đổi, xử lý văn bản điện tử giữa cơ quan nhà nước và tổ chức, doanh nghiệp; giảm thời gian, chi phí và tăng tính minh bạch trong quá trình xử lý công việc.
Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố mong muốn các tổ chức, doanh nghiệp nắm được quy trình, chức năng, cách thức sử dụng hệ thống; đồng thời chủ động trao đổi những khó khăn, vướng mắc để được hướng dẫn cụ thể. Các ý kiến từ người sử dụng cũng là cơ sở để Trung tâm tiếp tục hoàn thiện công tác hỗ trợ trong quá trình vận hành hệ thống.
Tại Hội nghị, ông Dương Văn Kiên - cán bộ Trung tâm Quản trị hệ thống và phát triển ứng dụng (Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội) giới thiệu tổng quan Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung và hướng dẫn thực hiện các thao tác trên hệ thống.
Liên quan quy trình gửi, nhận văn bản toàn trình trên môi trường điện tử, ông Dương Văn Kiên cho biết, văn bản sau khi được khởi tạo, ký số và gửi qua hệ thống sẽ được chuyển đến cơ quan nhà nước để tiếp nhận, xử lý. Doanh nghiệp có thể theo dõi các trạng thái của văn bản gồm đã gửi, đã tiếp nhận, đang xử lý, đã phản hồi.
Hệ thống hỗ trợ chữ ký số, phân quyền tài khoản và lưu lại quá trình xử lý văn bản. Qua đó, doanh nghiệp có thể chủ động theo dõi văn bản đang được xử lý ở giai đoạn nào thay vì phải liên hệ trực tiếp với cơ quan tiếp nhận. Văn bản điện tử được ký số hợp lệ có giá trị pháp lý theo quy định…
Cán bộ Trung tâm Quản trị hệ thống và phát triển ứng dụng cũng giới thiệu khả năng kết nối của hệ thống với các nền tảng dùng chung của thành phố. Trong giai đoạn tiếp theo, hệ thống được định hướng mở rộng khả năng kết nối qua API với phần mềm quản trị nội bộ ERP của doanh nghiệp, qua đó hỗ trợ trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống và hạn chế việc nhập lại thông tin thủ công. Một số tiện ích khác cũng được định hướng phát triển: Ứng dụng trên thiết bị di động, thư viện pháp luật điện tử, các biểu mẫu phục vụ doanh nghiệp…
Hội nghị đã dành thời gian thảo luận và trực tiếp hướng dẫn trên máy tính đối với những vấn đề doanh nghiệp gặp phải khi tiếp cận và sử dụng hệ thống: việc đăng ký tài khoản, xác thực chữ ký số, các thao tác trong quá trình gửi, nhận văn bản…
Trung tâm Quản trị hệ thống và phát triển ứng dụng cho biết đã chuẩn bị kho tài liệu, video hướng dẫn trên Google Drive và thiết lập nhóm zalo hỗ trợ kỹ thuật 24/7 để kịp thời tháo gỡ khó khăn cho các đơn vị trong quá trình vận hành. Đồng thời, tiếp tục đồng hành, hỗ trợ, hoàn thiện hệ thống cùng các đơn vị, bảo đảm việc gửi nhận, xử lý văn bản điện tử thời gian tới thông suốt, hiệu quả cao nhất.