Thay đổi cách người dân làm thủ tục hành chính

Linh hoạt tổ chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Ngày 5-8-2026, Chính phủ ban hành Nghị định 309/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 118/2025/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 367/2025/NĐ-CP.

Theo quy định mới, việc tổ chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được thực hiện linh hoạt hơn, căn cứ vào số lượng thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết, tần suất tiếp nhận hồ sơ và tình hình bố trí trụ sở.

Nghị định 309/2026/NĐ-CP quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ quyết định thành lập Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại bộ, cơ quan ngang bộ. Bộ phận này có thể trực thuộc Văn phòng bộ, cơ quan ngang bộ hoặc được tổ chức tại cơ quan, đơn vị trực thuộc.

Trường hợp Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được tổ chức tại cơ quan, đơn vị trực thuộc bộ, cơ quan ngang bộ thì Văn phòng bộ, cơ quan ngang bộ có trách nhiệm theo dõi, giám sát và đôn đốc việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại các đơn vị này thông qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ.

Quy định này tạo dư địa để các bộ, cơ quan ngang bộ chủ động lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp với thực tế, thay vì áp dụng một cách thức thống nhất trong mọi trường hợp.

Theo luật sư Nguyễn Trung Tiệp, Đoàn Luật sư thành phố Hà Nội, việc gắn mô hình tổ chức Bộ phận một cửa với số lượng thủ tục, tần suất hồ sơ và điều kiện cơ sở vật chất là hướng tiếp cận phù hợp với yêu cầu cải cách hành chính.

“Điểm quan trọng là dù Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được tổ chức ở đâu thì trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính vẫn phải được xác định rõ. Việc ứng dụng Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ cũng giúp tăng khả năng giám sát tiến độ, hạn chế tình trạng hồ sơ bị chậm hoặc khó xác định trách nhiệm”, luật sư Nguyễn Trung Tiệp nhận định.

Một điểm đáng chú ý khác là quy định dành cho các cơ quan của Trung ương được tổ chức theo hệ thống ngành dọc tại địa phương.

Theo đó, người đứng đầu cơ quan ngành dọc quyết định tổ chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Nếu không tổ chức bộ phận này tại cơ quan mình, cơ quan ngành dọc phải bố trí cán bộ, công chức, viên chức đến Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã nơi cơ quan đặt trụ sở để tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính.

Quy định này có thể góp phần hạn chế việc người dân phải tìm đến nhiều cơ quan khác nhau để thực hiện thủ tục hành chính, nhất là trong bối cảnh hệ thống Trung tâm Phục vụ hành chính công đang trở thành đầu mối quan trọng trong giải quyết thủ tục cho người dân, doanh nghiệp.

Luật sư Nguyễn Trung Tiệp cho rằng, hiệu quả của quy định sẽ phụ thuộc vào việc cán bộ được bố trí tại các Trung tâm Phục vụ hành chính công có đủ thẩm quyền, công cụ và cơ chế phối hợp để xử lý hồ sơ hay không.

“Nếu chỉ bố trí cán bộ làm đầu mối tiếp nhận nhưng quy trình xử lý phía sau vẫn phức tạp, người dân vẫn phải bổ sung hồ sơ hoặc đi lại nhiều lần thì mục tiêu của cơ chế một cửa chưa đạt được đầy đủ. Vì vậy, cùng với tổ chức bộ máy, cần bảo đảm sự liên thông thực chất giữa các cơ quan”, luật sư Nguyễn Trung Tiệp phân tích.

Quy định riêng với một số cơ quan đặc thù

Nghị định 309/2026/NĐ-CP cũng dành quy định riêng đối với Bộ Quốc phòng và Bộ Công an.

Theo đó, căn cứ các nguyên tắc và quy định của Nghị định, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an quyết định việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông phù hợp với điều kiện công tác của từng bộ.

Việc trao quyền chủ động này xuất phát từ đặc thù tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của lực lượng Công an nhân dân và Quân đội nhân dân, trong đó quá trình giải quyết thủ tục hành chính có thể liên quan đến những yêu cầu riêng về quốc phòng, an ninh, bảo mật và tổ chức lực lượng. Quy định này giúp tránh việc áp dụng cứng nhắc cùng một mô hình một cửa đối với những cơ quan có tính chất hoạt động đặc thù.

Đối với Bộ Ngoại giao, Nghị định quy định Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quyết định việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông để giải quyết thủ tục hành chính tại các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan đại diện Việt Nam tại tổ chức quốc tế ở nước ngoài.

Việc tổ chức phải căn cứ Nghị định 309/2026/NĐ-CP, các quy định pháp luật có liên quan, điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, đồng thời tính đến điều kiện, hoàn cảnh của từng nước và từng địa bàn.

Đây là điểm phù hợp với thực tế hoạt động của các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, bởi việc giải quyết thủ tục hành chính tại những cơ quan này không chỉ chịu sự điều chỉnh của pháp luật Việt Nam mà còn phải tính đến điều kiện thực tế tại nước sở tại và các cam kết quốc tế có liên quan.

Tăng trách nhiệm, thúc đẩy cải cách thủ tục hành chính

Nhìn tổng thể, Nghị định 309/2026/NĐ-CP tập trung vào việc phân định rõ thẩm quyền tổ chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, đồng thời tạo cơ chế linh hoạt hơn cho các bộ, ngành và cơ quan Trung ương trong tổ chức giải quyết thủ tục hành chính.

Đáng chú ý, việc Văn phòng bộ, cơ quan ngang bộ thực hiện theo dõi, giám sát hoạt động của các Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thông qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ cho thấy yêu cầu số hóa ngày càng gắn chặt với công tác kiểm soát thủ tục hành chính.

Theo luật sư Nguyễn Trung Tiệp, cải cách thủ tục hành chính không chỉ nằm ở việc rút ngắn thời gian giải quyết mà còn phải bảo đảm người dân có thể xác định rõ nơi tiếp nhận, tình trạng xử lý hồ sơ và trách nhiệm của cơ quan có thẩm quyền.

“Cơ chế một cửa chỉ thực sự hiệu quả khi người dân không phải tự tìm hiểu nhiều cơ quan để xác định nơi giải quyết thủ tục. Việc bố trí đầu mối tiếp nhận tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, kết hợp với hệ thống thông tin điện tử và cơ chế giám sát, sẽ góp phần tăng tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong quá trình xử lý hồ sơ”, luật sư Nguyễn Trung Tiệp cho biết.

Với những quy định mới, Nghị định 309/2026/NĐ-CP được kỳ vọng tiếp tục hoàn thiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông, đồng thời tạo điều kiện để các cơ quan nhà nước chủ động lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp với đặc thù hoạt động.

Quan trọng hơn, việc phân định rõ trách nhiệm giữa các cơ quan, kết hợp tổ chức đầu mối tiếp nhận với hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính được kỳ vọng sẽ góp phần giảm thời gian, chi phí đi lại cho người dân, doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả phục vụ của nền hành chính.