Khai thuế thu nhập cá nhân theo quý từ ngày 1-7-2026

Văn phòng nhỏ bớt gánh nặng "lặt vặt"

Cứ đến ngày 18 hằng tháng, chị Nguyễn Thu Hằng kế toán tổng hợp duy nhất của một công ty kinh doanh sản phẩm chăm sóc sức khoẻ quy mô 30 nhân sự tại xã Đại Thanh, Hà Nội lại phải tạm gác toàn bộ các công việc chuyên môn để vùi đầu vào hệ thống hỗ trợ kê khai thuế. Đặc thù của một văn phòng quy mô nhỏ là số tiền thuế thu nhập cá nhân khấu trừ hằng tháng của cả công ty đôi khi chỉ vỏn vẹn vài triệu đồng, có những tháng biến động nhân sự thậm chí không phát sinh số thuế phải nộp.

Tuy nhiên, quy trình xuất dữ liệu bảng lương, lập tờ khai tháng, ký số và nộp lên cơ quan thuế vẫn phải diễn ra đều đặn, chuẩn xác không sai một li. Chị Hằng chia sẻ, áp lực lớn nhất không nằm ở khối lượng số liệu khổng lồ như các tập đoàn lớn, mà nằm ở sự phiền toái mang tính lặp đi lặp lại và rủi ro pháp lý nếu chẳng may chậm trễ nộp tờ khai định kỳ.

Nỗi lo của những người làm nghề giữ hòm quỹ tại các văn phòng tinh gọn như chị Hằng đã chính thức được giải tỏa. Căn cứ theo quy định tại Điểm a.1 Khoản 1 Điều 22 Thông tư 89/2026/TT-BTC (hướng dẫn Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế 2025), kể từ ngày 1-7-2026, tổ chức và cá nhân chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công sẽ chuyển hẳn sang thực hiện khai số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ theo quý và quyết toán năm.

Xét trên góc độ thống kê hành chính, thay đổi này mang lại một con số giảm tải lớn. Trước đây, một doanh nghiệp phải hoàn thành 12 tờ khai tháng cùng với 1 tờ khai quyết toán năm, tương đương với 13 lần giao dịch trực tiếp với cơ quan quản lý thuế. Với quy định mới, số lần nộp hồ sơ giảm xuống chỉ còn 4 tờ khai quý và 1 tờ khai quyết toán năm, tức là vỏn vẹn 5 lần trong một năm tài chính. Phép toán đơn giản này cho thấy tần suất thực hiện nghĩa vụ báo cáo thủ tục của doanh nghiệp đã giảm mạnh tới hơn 60%.

Theo số liệu của Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam - VCCI, tại Việt Nam, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) hiện chiếm tới hơn 97% tổng số doanh nghiệp đang hoạt động. Khác với các công ty, tập đoàn lớn có hẳn một phòng ban chuyên trách về thuế, các doanh nghiệp SMEs thường chỉ vận hành với bộ máy nhân sự tinh gọn, nơi một hoặc một vài kế toán phải kiêm nhiệm từ tính lương, bảo hiểm cho đến chứng từ kho. Do đó, việc cắt giảm hơn 60% tần suất khai trình không chỉ là câu chuyện tiết kiệm thời gian, mà là một bước đi thực tế giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí vận hành, giảm thiểu tối đa các sai sót kỹ thuật dẫn đến nguy cơ bị xử phạt hành chính do chậm nộp tờ khai.

Chấm dứt cảnh ngược xuôi xin chứng từ

Không chỉ mang lại không gian "dễ thở" cho bộ phận hậu cần doanh nghiệp, làn sóng cải cách từ Thông tư 89/2026/TT-BTC còn xử lý triệt để một trong những điểm nghẽn gây mệt mỏi nhất đối với người lao động văn phòng trong những năm gần đây là thủ tục quyết toán thuế khi thay đổi nơi làm việc do tổ chức cơ cấu lại. Dù hiện nay ứng dụng eTax Mobile đã giúp người lao động dễ dàng tra cứu các nguồn thu nhập, nhưng việc hiển thị nhiều nguồn chi trả cùng lúc từng khiến không ít người rối rắm khi tự quyết toán. Quy định mới về việc ủy quyền trọn gói cho công ty mới chính là chìa khóa tháo gỡ phiền hà này.

Anh Phạm Minh Đức, một kỹ sư thuỷ lợi tại Hà Nội chia sẻ về sự rắc rối với tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Đầu năm 2026, đơn vị nơi anh làm việc thực hiện một cuộc sáp nhập để tinh gọn bộ máy, anh Đức cùng nhiều đồng nghiệp được điều chuyển nguyên trạng sang một pháp nhân mới trong cùng hệ thống. Đến kỳ quyết toán thuế, anh Đức rơi vào tình cảnh dở khóc dở cười khi phải tự mình liên hệ lại với người phụ trách cũ của đơn vị trước sáp nhập vốn đã chuyển công tác hoặc bận rộn với thủ tục giải thể để xin lại giấy chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho mấy tháng đầu năm.

Chị Nguyễn Thị Thu Trang (nhân viên marketing tại một công ty nhỏ và vừa tại Hà Đông) cũng rơi vào cảnh tương tự khi nghỉ việc và cần xin chứng từ khẩu trừ thuế thu nhập cá nhân khi nghỉ việc tại một đơn vị truyền thông cũ. “Do đơn vị cũ thực hiện việc sáp nhập và cơ cấu lại, tôi mất hơn 2 tháng mới xin được lại tờ rời bảo hiểm xã hội và chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân do rơi vào đúng thời điểm trước Tết. Sau đó thì kế toán bận với đủ thứ việc khác do tiếp nhận thêm phần việc từ các đơn vị sáp nhập vào” - chị Trang nói thêm.

Từ ngày 1-7-2026, những khó khăn như của anh Đức, chị Trang và hàng nghìn nhân sự trong diện điều chuyển sẽ không còn cơ hội lặp lại. Điểm a.2.2 Khoản 1 Điều 22 Thông tư 89 đã chính thức đưa ra lời giải bằng một quy định mang tính áp đặt trách nhiệm rõ ràng lên người sử dụng lao động.

Cụ thể, khi người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, hoặc hai tổ chức trong cùng một hệ thống, thì tổ chức mới có trách nhiệm quyết toán thay theo ủy quyền của cá nhân đối với cả phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả.

Đồng thời, tổ chức mới sẽ đứng ra chịu trách nhiệm thu lại các chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân do nơi cũ đã cấp (nếu có). Quy định này đã đảo ngược hoàn toàn vị thế của người lao động từ bị động sang chủ động được bảo vệ. Giờ đây, nhân sự thuộc diện điều chuyển chỉ cần thực hiện một thao tác duy nhất là ký vào văn bản ủy quyền cho đơn vị mới khi đến kỳ quyết toán. Toàn bộ các công đoạn phức tạp còn lại như đối soát dòng tiền, tổng hợp thu nhập từ hai giai đoạn và thu hồi chứng từ cũ sẽ là câu chuyện xử lý nghiệp vụ nội bộ giữa hai pháp nhân, giúp người lao động an tâm cống hiến ở môi trường mới.

Minh bạch hóa bảng lương

Song song với việc tối giản các quy trình sổ sách, nội dung cốt lõi nhất chạm trực tiếp đến đời sống thường nhật của mỗi người làm công ăn lương chính là danh mục các khoản thu nhập được bảo vệ. Sự minh bạch trong việc bóc tách dòng tiền trên bảng lương không chỉ giúp người lao động tự bảo vệ quyền lợi kinh tế chính đáng của mình mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng chính sách đãi ngộ chuẩn xác, đúng luật.

Căn cứ theo Khoản 2 Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 (áp dụng trực tiếp cho kỳ tính thuế năm 2026, chính thức có hiệu lực từ 1-7-2026), Nhà nước đã đưa ra một danh mục chi tiết về các khoản phụ cấp, trợ cấp được miễn thuế hoàn toàn, tách bạch khỏi phần thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công thông thường. Việc nắm rõ các điều khoản này giúp mỗi nhân viên văn phòng và người lao động trực tiếp có thể tự đối chiếu khi nhận phiếu lương hằng tháng.

Khi rà soát bảng lương, người đi làm cần lưu ý các nhóm thu nhập được "miễn trừ" thuế sau đây:

Khoản chi gia đình và an sinh: Trợ cấp một lần khi sinh con hoặc nhận nuôi con nuôi; trợ cấp tuất hằng tháng và các khoản trợ cấp khác theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội; trợ cấp khó khăn đột xuất và trợ cấp mang tính chất bảo trợ xã hội.

Khoản chi khi chuyển đổi công việc: Trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm khi người lao động chấm dứt hợp đồng đúng quy định pháp luật.

Khoản hỗ trợ sức khỏe và rủi ro: Trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp hoặc trợ cấp do suy giảm khả năng lao động.

Phụ cấp điều kiện làm việc đặc thù: Phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với những ngành nghề hoặc nơi làm việc có yếu tố độc hại; phụ cấp thu hút, phụ cấp khu vực; phụ cấp quốc phòng, an ninh và phụ cấp ưu đãi người có công.

Về lộ trình áp dụng, người lao động cần ghi nhớ hai mốc thời gian quan trọng, toàn bộ các quy định cải cách và danh mục miễn thuế này đối với cá nhân cư trú (người làm việc trong nước) được áp dụng ngay từ kỳ tính thuế năm 2026. Trong khi đó, đối với nhóm đối tượng là cá nhân không cư trú (nhân sự nước ngoài), các quy định chính thức áp dụng từ ngày 1-7-2026.

Những điểm mới từ Thông tư 89/2026/TT-BTC không chỉ giúp bộ phận kế toán giải tỏa gánh nặng công việc, mà quan trọng hơn, còn giúp mỗi người lao động tự tin kiểm soát bảng lương của mình, bảo đảm từng khoản tiền công, tiền trợ cấp được nhận về đúng và đủ theo đúng tinh thần của pháp luật.