Một dữ liệu, nhiều lần dùng: Giảm phiền hà cho dân
Từ chỗ phải nhiều lần kê khai, nộp lại những giấy tờ đã có trong hệ thống, người dân Hà Nội đang dần được phục vụ theo nguyên tắc “một dữ liệu, nhiều lần dùng”. Sau một năm vận hành mô hình mới, tỷ lệ số hóa hồ sơ đầu vào của thành phố đạt 95,88%, tỷ lệ trả kết quả điện tử đạt 97,56%, góp phần hiện thực hóa bước chuyển từ “dân phải chứng minh” sang “cơ quan nhà nước chủ động xác minh”.
Giảm phiền hà từ dữ liệu số
Bà Nguyễn Hằng Nga (phường Hoàng Mai) cho biết: “Trước đây khi thực hiện một số thủ tục liên quan đến cư trú và hộ tịch, tôi thường phải chuẩn bị nhiều loại giấy tờ, có những thông tin đã khai nhiều lần nhưng vẫn phải nộp lại. Nay nhiều dữ liệu đã được đồng bộ trên hệ thống, cán bộ tra cứu được ngay nên việc làm thủ tục thuận tiện hơn”.
Việc đồng bộ dữ liệu để thuận tiện trong khai thác sử dụng cũng là mục tiêu mà Hà Nội đang hướng tới trong quá trình cải cách hành chính và chuyển đổi số. Thay vì yêu cầu người dân liên tục chứng minh thông tin, cơ quan nhà nước sẽ chủ động khai thác dữ liệu đã có để giải quyết thủ tục hành chính.
Đây chính là tinh thần trong Công văn số 159/TTg-CĐS ngày 13-2-2026 của Thủ tướng Chính phủ về việc tái sử dụng thông tin, dữ liệu đã được kết nối, chia sẻ để giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp. Theo đó, các cơ quan, đơn vị không được yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại những thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc đã được tích hợp trên ứng dụng định danh điện tử VNeID.
Tại Hà Nội, quá trình hiện thực hóa mục tiêu này đang được triển khai thông qua việc tái cấu trúc thủ tục hành chính trên cơ sở dữ liệu.
Theo Phó Trưởng Phòng phụ trách Phòng Tái cấu trúc và Kiểm soát thủ tục hành chính (Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội) Dương Văn Ninh, thành phố đang triển khai phương án theo hướng người dân và doanh nghiệp chỉ nhập thông tin một lần. Từ lần thực hiện thủ tục thứ hai trở đi, dữ liệu đã được lưu trên hệ thống sẽ tự động kế thừa, cơ quan nhà nước căn cứ vào nguồn dữ liệu sẵn có để giải quyết hồ sơ.
“Cách tiếp cận này tạo ra sự thay đổi căn bản trong tư duy thực hiện thủ tục hành chính. Đó là chuyển từ người dân phải chứng minh sang cơ quan nhà nước chủ động xác minh trên cơ sở dữ liệu hiện có, qua đó giảm đáng kể chi phí và thời gian cho người dân, doanh nghiệp”, ông Dương Văn Ninh chia sẻ.
Hiện nay, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội đang phối hợp với các sở, ngành rà soát chi tiết từng thành phần hồ sơ, đối chiếu với các cơ sở dữ liệu hiện có để xác định những thông tin có thể tái sử dụng thay vì yêu cầu người dân nộp lại.
Tính đến hết tháng 4-2026, thành phố đã đạt gần 70% số thủ tục hành chính được tái cấu trúc trên cơ sở dữ liệu và đang phấn đấu hoàn thành 80% trước ngày 30-6, tiến tới 95% trước ngày 31-12.
Dữ liệu thay hồ sơ giấy
Để nguyên tắc “một dữ liệu, nhiều lần dùng” vận hành hiệu quả, điều kiện tiên quyết là phải xây dựng được hệ thống dữ liệu đồng bộ, chính xác và có khả năng chia sẻ.
Thông tin từ Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của thành phố đã được vận hành thống nhất từ ngày 1-7-2025, bảo đảm liên thông, phi địa giới và quản trị trên nền tảng số.
Kết quả nổi bật là tỷ lệ số hóa hồ sơ đầu vào tăng từ 24% vào tháng 7-2025 lên 95,88% vào tháng 4-2026. Tỷ lệ trả kết quả điện tử tăng từ 29,74% lên 97,56%; tỷ lệ thanh toán trực tuyến tăng từ 25,16% lên 97,2%. Những con số này phản ánh quá trình hình thành kho dữ liệu số quy mô lớn, tạo nền tảng để tái sử dụng thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính.
Điểm Phục vụ hành chính công xã Ứng Hòa. Ảnh: Quang Thái
Trước đây việc số hóa hồ sơ chưa được thực hiện đầy đủ ngay từ khâu tiếp nhận nên không hình thành được dữ liệu đầu vào để tái sử dụng. Nhiều trường hợp có kết quả giải quyết nhưng không có hồ sơ điện tử đầy đủ, khiến nguyên tắc “khai một lần, sử dụng nhiều lần” khó thực hiện. Đến nay, hệ thống đã được kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, hệ thống định danh VNeID, cơ sở dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, hộ tịch điện tử, đất đai, lý lịch tư pháp cùng nhiều cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác.
Theo Tiến sĩ Đoàn Văn Tình, Phó Trưởng khoa Quản trị nhân lực, Học viện Hành chính và Quản trị công, việc chuyển từ “quản lý hồ sơ” sang “quản trị dữ liệu” đã chạm tới cốt lõi của nền hành chính hiện đại. Người dân không cần minh chứng, không cần cung cấp lại những thông tin đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu. Chính cách làm này giúp giảm chi phí tuân thủ, khơi thông nguồn lực xã hội và thể hiện rõ vai trò của con người trong vận hành nền hành chính hiện đại.
Hiệu quả của cách làm này đang thể hiện ngày càng rõ nét. Trong bốn tháng đầu năm 2026, toàn thành phố tiếp nhận hơn 1 triệu hồ sơ và đã giải quyết trên 918.000 hồ sơ; trong đó 918.030 hồ sơ được giải quyết đúng và trước hạn, đạt tỷ lệ 99,99%. Tỷ lệ trả lại hồ sơ cũng giảm từ 10,2% xuống còn 6%, góp phần hạn chế tình trạng người dân phải đi lại nhiều lần để hoàn thiện giấy tờ.
Song song với đó, Hà Nội đã xây dựng 897 phương án tái cấu trúc đối với 1.103 thủ tục hành chính, tập trung vào nhóm thủ tục có lưu lượng hồ sơ lớn nhất; đồng thời triển khai 2.075 thủ tục hành chính không phụ thuộc địa giới hành chính, cho phép người dân lựa chọn địa điểm thực hiện thuận tiện nhất thay vì phụ thuộc nơi cư trú.
Để phát huy giá trị “một dữ liệu, nhiều lần dùng”, các đơn vị đang đặc biệt chú trọng tới tinh thần phục vụ.
Tại Chi nhánh Trung tâm Phục vụ hành chính công số 3 thành phố Hà Nội, chuyên viên Hồ Bảo Ngọc cho biết: “Mỗi thông tin được nhập lên hệ thống đều phải bảo đảm yêu cầu “đúng, đủ, sạch, sống” để dữ liệu có thể được khai thác và tái sử dụng trong các giao dịch tiếp theo. Vì vậy, cán bộ tiếp nhận hồ sơ luôn phải thực hiện số hóa một cách cẩn trọng”.
Với những nỗ lực đó, nền hành chính số không còn là khái niệm xa vời mà trở thành trải nghiệm cụ thể, thiết thực trong cuộc sống hằng ngày. Đó cũng là nền tảng để Hà Nội tiếp tục xây dựng một nền hành chính hiện đại, minh bạch, biến dữ liệu số thành nguồn lực quan trọng cho sự phát triển của Thủ đô trong giai đoạn mới.