Đồng lòng để Giảm tải chứng thực

Để hoàn thiện bộ hồ sơ tuyển dụng công chức, chị Nguyễn Việt Hà (phường Quỳnh Lôi, quận Hai Bà Trưng) phải ra UBND phường sao y bản chính nhiều loại giấy tờ (bằng tốt nghiệp, bảng điểm, hộ khẩu, giấy chứng minh nhân dân (CMND), hợp đồng lao động, các chứng chỉ tin học, ngoại ngữ…). Do cơ quan yêu cầu nộp 2 bộ nên chị Hà đã yêu cầu chứng thực bản sao mỗi loại 5 bản, riêng CMND và hộ khẩu làm tới 10 bản để… dùng dần. Chiều hôm đó lại có khá đông người đến chứng thực tại UBND phường Quỳnh Lôi nên chị cán bộ "một cửa" phải luôn tay luôn mắt đối chiếu giấy tờ, sang phòng lãnh đạo xin chữ ký rồi lại quay về đóng dấu... Cán bộ "một cửa" lĩnh vực tư pháp làm việc không ngơi tay, đồng thời lãnh đạo đơn vị cũng "mỏi tay" vì ký chứng thực là tình trạng chung của nhiều đơn vị kể từ khi việc chứng thực được thực hiện tại
cấp phường, xã theo Nghị định 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký có hiệu lực.

Mới đây, Sở Tư pháp đã có công văn số 1064/STP-HCTP ngày 5-6-2012 về việc "Tăng cường trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ, giấy tờ, tài liệu". Theo đó, ở một số lĩnh vực (hồ sơ tuyển sinh, tuyển dụng, tuyển lao động, giải quyết các chính sách, hợp đồng giao dịch…), các quận, huyện, thị xã sẽ thực hiện việc đối chiếu hồ sơ bản chính với bản sao các hồ sơ, giấy tờ, tài liệu mà không thực hiện chứng thực. Khi cần lưu bản sao, cán bộ sẽ đối chiếu rồi trả lại bản chính. Huyện Từ Liêm là một trong những đơn vị thực hiện khá nghiêm túc điều này. Cùng với việc thực hiện đúng nội dung yêu cầu của Sở Tư pháp, huyện tập trung rà soát các văn bản đã ban hành để sửa đổi, bãi bỏ các quy định không còn phù hợp. Theo bà Nguyễn Thị Thanh Xuân, Trưởng phòng Tư pháp huyện Từ Liêm: "Cách thực hiện này đã giúp bảo đảm hoạt động chứng thực theo đúng quy định của pháp luật; giảm tải áp lực công việc cho cán bộ và đặc biệt là công dân sẽ đỡ tốn kém về thời gian và tiền của". Hiện nhiều quận, huyện cũng đã thực hiện theo hướng dẫn của Sở Tư pháp. Tuy nhiên, nhiều công dân chưa biết quy định mới và vẫn quen thực hiện theo cách cũ tức là phải chứng thực tất cả các giấy tờ.

Trong khoản 2, điều 6 của Nghị định 79/2007/NĐ-CP đã quy định rõ đối với trường hợp không chứng thực: "Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao không có chứng thực có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu phải ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính". Như vậy, hướng dẫn tại công văn số 1064/STP-HCTP đã cho thấy những ưu điểm và hoàn toàn phù hợp với quy định hiện hành. Hơn nữa, đó cũng là thực hiện việc giao quyền và trách nhiệm để cán bộ làm tốt công việc, bảo đảm công tác quản lý nhà nước. Tuy nhiên, trên thực tế hiện nay tại nhiều cơ quan, tổ chức vẫn yêu cầu phải nộp bản có chứng thực trong các hồ sơ tuyển sinh, tuyển dụng, tuyển lao động, giải quyết các chính sách hợp đồng giao dịch…

Cải cách thủ tục sẽ tạo thuận lợi cho tổ chức, công dân, song, nếu cải cách không đồng bộ thì sẽ khiến cả cán bộ và người dân cùng lúng túng khi thực hiện. Do đó, để việc cắt giảm chứng thực được triển khai có hiệu quả trên diện rộng thì cần tăng cường công tác tuyên truyền cho cán bộ, nhân dân để có sự phối hợp nhịp nhàng, thống nhất. Bên cạnh đó, Sở Tư pháp cần đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện tại các đơn vị, rút kinh nghiệm, báo cáo các cơ quan chức năng nghiên cứu đưa vào áp dụng rộng rãi để tạo môi trường thủ tục thông thoáng, đơn giản, dễ thực hiện.