Dễ quản lý, giản tiện cho dân

Việc xây dựng cơ sởdữ liệu điện tử về hộ tịch sẽ không tốn sức bảo quản và diện tích lưu giữ, góp phần tích cực trong công tác quản lý nhà nước của chính quyền.
Ảnh: Sơn Phong

Kẽ hở dễ bị lợi dụng

Trên thực tế đã xảy ra nhiều câu chuyện khó tin, khó chấp nhận nhưng vẫn tồn tại trong việc đăng ký, quản lý hộ tịch, dân cư ở nhiều địa phương. Do quản lý không chặt, thiếu cơ sở dữ liệu gốc, khả năng phát hiện giấy tờ giả mạo của UBND cấp xã yếu nên nhiều công dân có đến 2 giấy khai sinh, mang nhiều tên họ khác nhau, thậm chí có đến 2-3 giấy chứng minh nhân dân, hộ khẩu… Từ đó, việc che giấu nhân thân, cư ngụ bất hợp pháp của một vài đối tượng xấu cũng khó phát hiện. Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến bất cập này là chưa kết nối điện tử liên thông về hộ tịch giữa các cấp chính quyền lẫn cơ quan chức năng.

Theo thống kê chưa đầy đủ, hiện cả nước có gần 94 triệu dữ liệu hộ tịch cá nhân, trong đó nhiều nhất là giấy tờ đăng ký khai sinh. Riêng Hà Nội - nơi dân số đông bậc nhất cả nước, UBND cấp huyện nắm 20.697 thông tin về khai sinh, kết hôn, khai tử. Tại Sở Tư pháp Hà Nội cũng đang quản lý 1.274 quyển sổ hộ tịch với 488.200 dữ liệu hộ tịch từ thời Pháp thuộc và 9.830 dữ liệu hộ tịch có yếu tố nước ngoài được đăng ký từ năm 1990. Hệ thống này được cất giữ "thủ công", vừa tốn sức bảo quản và diện tích lưu giữ, lại khó tra cứu nên dễ xảy ra hiện tượng dễ dãi trong quản lý hộ tịch. Đã có trường hợp đăng ký nhưng không kịp vào sổ sách đã dẫn đến thất lạc hồ sơ hay điền các thông tin trong sổ hộ tịch không thống nhất với biểu mẫu. Chưa kể một vài cán bộ còn thiếu trách nhiệm khi chuyển và nhận thông báo làm cho dữ liệu hộ tịch cá nhân bị sai lệch mà không có sự kiểm soát thông tin kịp thời của cá nhân người đăng ký sự kiện hộ tịch.

Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử - xu thế tất yếu

Cách làm thủ công trong lĩnh vực hộ tịch đang tồn tại trên phạm vi cả nước. Khi công dân yêu cầu cung cấp dữ liệu về nhân thân để phục vụ các giao dịch cá nhân, hiếm cán bộ chuyên trách nào có câu trả lời thỏa đáng vì việc tìm kiếm dữ liệu tốn quá nhiều thời gian, công sức. Theo Vụ trưởng Vụ Hành chính - Tư pháp (Bộ Tư pháp) Trần Thất, sở dĩ có hiện tượng một người 2 tên, 2 hộ chiếu, 2 hộ khẩu như nêu trên là do trước sức ép về thời gian trả kết quả cho người dân và luật định, có công chức liều cấp bản sao giấy tờ hộ tịch không căn cứ vào sổ gốc (cấp biểu mẫu để người dân tự ghi thông tin rồi trình Chủ tịch UBND ký). Ngoài ra, thống kê của Bộ Tư pháp cho thấy, sau hơn 1/4 thế kỷ thực hiện công tác hộ tịch thủ công, một bộ phận người dân không tin vào cung cách quản lý, số đăng ký khai sinh quá hạn chiếm tỷ lệ đáng kể; số nam nữ sống chung với nhau như vợ chồng nhưng không đăng ký kết hôn vẫn tồn tại ở một số địa phương; tỷ lệ đăng ký khai tử còn rất thấp, đặc biệt là khu vực miền núi, vùng sâu, vùng xa.

Do hệ thống số liệu thống kê về hộ tịch cũng như thông tin về hộ tịch cá nhân chưa đủ độ tin cậy nên định kỳ 10 năm một lần, Nhà nước phải bỏ ra vài trăm tỷ đồng cho các cuộc tổng điều tra dân số, trong khi nếu có cơ sở dữ liệu quốc gia về hộ tịch thì các số liệu sẽ được lấy ra mà không phải tốn nhiều chi phí cho công tác điều tra, thu thập số liệu.

Nếu có cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử kết nối liên thông, người dân có thể đến bất kỳ UBND xã, UBND huyện nào cũng có thể được cung cấp thông tin cần thiết. Điều đáng quan tâm hơn, có cơ sở dữ liệu điện tử về hộ tịch gốc thì việc chia sẻ, kết nối với các cơ sở dữ liệu dân cư, hộ khẩu, chứng minh nhân dân, lý lịch tư pháp, cơ sở dữ liệu quốc tịch, về cán bộ công chức … cũng dễ xây dựng và hoàn thiện. Trên cơ sở đó, công tác quản lý nhà nước trên các ngành, lĩnh vực có mối quan hệ đồng nhất, gắn bó hơn; hiệu quả thực tế của công tác đăng ký và quản lý hộ tịch sẽ góp phần tích cực trong công tác quản lý nhà nước của chính quyền, là cơ sở để hoạch định các chính sách, xây dựng chỉ tiêu trên các lĩnh vực kinh tế - xã hội, an ninh, quốc phòng, dân số, giáo dục... Đây cũng sẽ là bước tiến lớn trong cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch.