Cấp thiết xây dựng kho lưu trữ

Theo đó, Thủ tướng yêu cầu: "Bố trí đủ kho tàng để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Đến năm 2010, các tỉnh, TP trực thuộc TƯ phải có kho lưu trữ chuyên dụng; tiến tới các quận, huyện, thị xã, TP thuộc tỉnh cũng phải có kho chuyên dụng". Năm 2010, Thủ tướng ban hành Quyết định số 1784/QĐ-TTg phê duyệt đề án "Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, TP trực thuộc TƯ". Đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã hướng dẫn 36 tỉnh, TP lập dự án đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh (trong đó có 26 dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt). Theo quy định của Luật Lưu trữ, sau 10 năm những tài liệu có giá trị của cấp huyện sẽ được lựa chọn để nộp vào lưu trữ lịch sử của tỉnh.

Tuy nhiên, đến nay mới có 11/63 tỉnh, TP trực thuộc TƯ đã xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng. Tiêu biểu là các tỉnh Bạc Liêu (1.200m2), Bình Định (1.020m2), Đồng Tháp (2.414m2), Kiên Giang (1.700m2), Vĩnh Phúc (2.200m2), Tuyên Quang (3.023m2), Vĩnh Long (1.276 m2)... Ở các địa phương, chỉ một số tỉnh, thành bố trí được kho lưu trữ chuyên dụng cấp huyện như Bạc Liêu (1 huyện), TP Hồ Chí Minh (5/24 quận, huyện); Kiên Giang (2/15 huyện); Tây Ninh (1 huyện); Vĩnh Long (1 huyện)... Còn lại đa số các nơi mới bố trí được diện tích nhất định từ 20m2 đến 50m2 để bảo quản tài liệu lưu trữ, điều kiện, trang thiết bị bảo quản còn thiếu và không bảo đảm yêu cầu. Vì hạn chế này mà các đơn vị "không dám" thực hiện được việc thu thập tài liệu. Trong khi đó, tình trạng tài liệu đến hạn nộp lưu chưa được giao nộp và tài liệu chưa được phân loại, chỉnh lý còn nhiều. Thậm chí, một số tài liệu có giá trị đã và đang bị hư hỏng, xuống cấp.

Với điều kiện cơ sở vật chất không bảo đảm như vậy thì việc lưu trữ, chọn lọc, giao nộp tài liệu gặp rất nhiều khó khăn. Nên chăng, nhất thiết mỗi huyện phải sớm có kho lưu trữ bảo đảm đủ diện tích và trang thiết bị cần thiết phục vụ công tác bảo quản tài liệu như giá, hộp, máy hút bụi, máy điều hòa, máy hút ẩm... Như vậy sẽ tập trung quản lý, bảo quản an toàn tài liệu để sau 10 năm mới chọn lọc tài liệu lưu trữ từ huyện lên tỉnh. Đồng thời, cùng với việc hỗ trợ của Chính phủ, các tỉnh, TP cần chủ động hơn trong việc đầu tư kho lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh. Thực hiện được điều đó sẽ tiết kiệm được thời gian, kinh phí, công sức đi lại và quan trọng hơn là bảo quản lâu dài được nhiều tài liệu quý của quốc gia.