Bắt đầu từ những việc không nhỏ

Những vấn đề không hề nhỏ

Hiện nay, trong các cuộc họp cấp TP, chủ tọa thường đề cao tính hiệu quả, yêu cầu người báo cáo trình bày ngắn gọn, phát biểu đi thẳng vào vấn đề, bớt "kính thưa, kính gửi"… Tuy nhiên, không phải lúc nào các yêu cầu này cũng được tuân thủ nghiêm túc. Mỗi cuộc họp của các cơ quan nhà nước thường diễn ra vài giờ, trong đó thường có phần trình bày báo cáo. Đây là việc tưởng chừng bình thường, nhưng nhiều báo cáo viên thay vì tóm lược nội dung và đi thẳng vào trọng tâm, thường đọc văn bản từ đầu đến cuối. Mới đây trong một cuộc họp cấp TP, đồng hồ đã chỉ 11h trưa, nhưng một báo cáo viên vẫn điềm nhiên đọc báo cáo khiến chủ tọa phải lên tiếng nhắc nhở "anh nên đi thẳng vào những vướng mắc, kiến nghị cần nêu ra cho mọi người thảo luận thôi". Bị nhắc là thế, nhưng "đi thẳng" được một lúc, báo cáo viên lại tiếp tục trình bày lan man như đã quên lời nhắc nhở. Sự thể khiến chủ tọa và nhiều người tham gia chỉ còn nước lắc đầu. Những tình huống tương tự không phải là hiếm.

Một người phụ trách việc tổ chức các cuộc họp cho biết: "Khi có người đọc báo cáo triền miên như vậy, diễn biến các cuộc họp thường trầm đi rất nhiều". Có lần một lãnh đạo cấp sở cũng thẳng thắn cho biết rằng, "Phải dự quá nhiều cuộc họp một ngày, nên không đủ thời gian đọc trước báo cáo do chuyên viên chuẩn bị, nên không thể tóm gọn nội dung". Tuy nhiên, một lãnh đạo cơ quan TP khi trao đổi với chúng tôi đã không đồng ý với lý do này. Theo ông, nếu sắp xếp lịch làm việc, phân công cấp dưới một cách hợp lý, sẵn sàng bỏ qua những cuộc họp kém quan trọng hơn, tình trạng "đọc báo cáo" sẽ không diễn ra.

Đây là một trong số những hạn chế tưởng là nhỏ nhưng đang rất phổ biến trong các cuộc họp. Có thể kể thêm hàng loạt những hạn chế không đáng có vẫn thường diễn ra như: không tắt chuông điện thoại, thiếu sự chuẩn bị, phân công người dự họp "không đúng vai" (nên không thể cho ý kiến chính xác), phát biểu ý kiến chệch chủ đề, nặng về khoe thành tích của ngành, đơn vị… Khi mà số lượng các cuộc họp là rất lớn và tầm quan trọng, sự ảnh hưởng của từng cuộc họp đối với xã hội là rất quan trọng thì những hạn chế nêu trên đã tạo thành những lãng phí không nhỏ.

Vai trò người tổ chức

Nâng cao chất lượng các cuộc họp là một phần thực hiện chủ trương không ngừng đổi mới, nâng cao chất lượng công tác chỉ đạo, điều hành - một trong những nhiệm vụ trọng tâm, thường xuyên của TP. Chất lượng của các cuộc họp phụ thuộc vào các đại biểu tham gia, nên có nâng cao được chất lượng hay không, phụ thuộc vào ý thức và sự đóng góp của mỗi người.

Tuy nhiên, vai trò, trách nhiệm đổi mới của những người làm công tác văn phòng, những nhà tổ chức các cuộc họp phải đặt lên hàng đầu. Ví dụ, cách thức tổ chức các cuộc họp cũng nên đổi mới. Ở các kỳ họp Quốc hội ta gần đây, chủ tọa đã dùng chuông nhắc thời gian báo cáo, phát biểu. Đây là hình thức rất phổ biến ở các nước tiên tiến. Với khoảng thời gian định sẵn, người báo cáo hay phát biểu tự khắc sẽ phải lựa chọn, chuẩn bị các nội dung cần thiết nhất. Như vậy sẽ không có chỗ cho kiểu đọc báo cáo lan man như đang phổ biến hiện nay. Bên cạnh đó, sự nghiêm khắc của chủ tọa đóng vai trò quyết định trong việc duy trì sự tập trung và nội quy cuộc họp.

Từ nhiều năm nay, UBND TP Hà Nội đã quyết tâm nâng cao chất lượng các cuộc họp, đồng thời giảm bớt những cuộc họp không cần thiết. Năm 2010, trước tình hình kinh tế suy giảm, UBND TP ban hành chỉ thị yêu cầu các ngành, các cấp giảm họp, hạn chế đi công tác nước ngoài để tập trung thực hiện các nhiệm vụ chính trị địa phương. Cùng với Chính phủ, TP đã đầu tư để thiết lập hệ thống họp trực tuyến. Cuối năm 2010, hệ thống kỹ thuật cho phép cùng lúc lãnh đạo TP giao ban trực tuyến với hơn 50 điểm cầu đã đi vào hoạt động. Đây là cơ sở để TP tiết kiệm chi ngân sách, hạn chế được việc đi lại, ăn ở mất thời gian cho cán bộ địa phương. Việc gửi giấy mời bằng thư điện tử và tin nhắn điện thoại di động cũng góp phần vừa thông tin nhanh, vừa tiết kiệm chi phí (ước tính hàng chục triệu đồng/tháng).

Nhưng như thế vẫn chưa đủ, có lẽ đã đến lúc phải quan tâm đến những hạn chế tưởng như là nhỏ đã nêu trong bài viết này.